Datalek-procedure

Laatst bijgewerkt: 9 juli 2026

Op deze pagina lees je hoe Qfile B.V. omgaat met een (vermoedelijk) datalek in OurDigitalContract: hoe je het bij ons meldt en welke stappen wij nemen. Voor de rolverdeling tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker verwijzen we naar onze verwerkersovereenkomst.

Wat is een datalek?

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot persoonsgegevens. Voorbeelden: een verloren of gestolen apparaat met toegang tot gegevens, een verkeerd geadresseerde e-mail met persoonsgegevens, een gehackt account of onbedoeld openbaar gemaakte documenten.

Een vermoedelijk lek melden

Vermoed je een datalek, of zie je iets dat daarop lijkt? Meld het ons zo snel mogelijk, bij voorkeur binnen 24 uur, via support@ourdigitalcontract.com. Geef daarbij zo veel mogelijk informatie: wat je hebt gezien, wanneer, om welke gegevens het lijkt te gaan en welke personen mogelijk geraakt zijn. Onderneem zelf geen acties die sporen kunnen wissen.

Onze interne stappen

• Detectie en registratie: we leggen de melding direct vast en kennen er een verantwoordelijke aan toe.
• Indammen: we nemen zo snel mogelijk maatregelen om het lek te stoppen en verdere schade te beperken (bijvoorbeeld toegang intrekken, sessies beëindigen of een account deactiveren).
• Beoordelen van het risico: we onderzoeken wat er is gebeurd, welke gegevens en welke personen het betreft en wat het risico voor de betrokkenen is.
• Registreren in het datalekregister: we noteren de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen, ook wanneer een melding aan de toezichthouder niet nodig blijkt.
• Evalueren: na afhandeling kijken we wat we kunnen verbeteren om herhaling te voorkomen.

Melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens

Als een datalek een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, moet de verwerkingsverantwoordelijke dit binnen 72 uur na ontdekking melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zijn wij zelf de verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld voor gegevens van onze eigen accounthouders), dan verzorgen wij die melding.

Melding aan betrokkenen

Levert het datalek een hoog risico op voor de betrokkenen, dan worden zij zonder onredelijke vertraging geïnformeerd, in duidelijke taal en met advies over wat zij zelf kunnen doen. Wanneer wij verwerker zijn, verloopt de informatie aan betrokkenen via de verwerkingsverantwoordelijke.

Onze rol als verwerker

Voor de gegevens die klanten in OurDigitalContract verwerken, is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wordt een datalek bij ons bekend, dan melden wij dit zonder onredelijke vertraging aan de betrokken verwerkingsverantwoordelijke(n), met de informatie die daarvoor nodig is, zodat zij de wettelijke termijn van 72 uur kunnen halen. Zie hiervoor ook onze verwerkersovereenkomst.

Contact

Voor het melden van een datalek of vragen over deze procedure: Qfile B.V., support@ourdigitalcontract.com.