Algemene voorwaarden
Laatst bijgewerkt: 9 juli 2026
1Definities
"Wij" of "de dienst" is OurDigitalContract, aangeboden door Qfile B.V., KvK 97758388, gevestigd te Europalaan 40, 3526 KS Utrecht. "Klant" is de organisatie die een account gebruikt. "Ondertekenaar" is degene die via een tekenlink een document ondertekent.
2De dienst
Wij bieden software waarmee je documenten opstelt, verstuurt en elektronisch laat ondertekenen, en waarmee je de status en een verificatiecertificaat beheert. We spannen ons in de dienst zorgvuldig te leveren, maar geven geen garantie dat de dienst voor elk specifiek doel geschikt is.
3Account en gebruik
Je bent verantwoordelijk voor het geheimhouden van je inloggegevens en voor het gebruik onder je account. Je gebruikt de dienst niet voor onwettige doeleinden en niet op een manier die de dienst of anderen schaadt. Wij mogen misbruik onderzoeken en een account bij ernstige overtreding opschorten.
4Prijzen, betaling en opzegging
Je kunt gratis beginnen. Betaalde pakketten reken je per maand af, of per jaar met 2 maanden gratis. Genoemde bedragen zijn exclusief btw. Betaling verloopt via Mollie.
Een abonnement wordt na afloop van de looptijd automatisch (stilzwijgend) verlengd: een maandabonnement telkens met een maand en een jaarabonnement telkens met een jaar, tegen het dan geldende tarief. Een maandabonnement is maandelijks opzegbaar; een jaarabonnement is opzegbaar tegen het einde van de betaalde periode. Bij opzegging stopt de verlenging; reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Ben je een zakelijke klant (B2B), dan geldt de hiervoor beschreven verlenging en opzegging onverkort. Ben je een consument, dan gelden de wettelijke opzegregels voor consumenten, waaronder de Wet van Dam: een overeenkomst die stilzwijgend wordt verlengd, kun je daarna op elk moment maandelijks opzeggen met een opzegtermijn van ten hoogste een maand. Voor zover deze voorwaarden voor een consument ongunstiger zouden uitpakken dan het dwingende consumentenrecht, gaat de wet voor.
5Beschikbaarheid en onderhoud
We streven naar een hoge beschikbaarheid, maar de dienst kan tijdelijk onbeschikbaar zijn door onderhoud of storingen. We maken regelmatig versleutelde back-ups. Waar mogelijk kondigen we gepland onderhoud aan.
6Elektronische handtekening
De dienst biedt een gewone elektronische handtekening (eIDAS SES). De identiteit wordt aangetoond via e-mailbezit en een eenmalige tekenlink, de integriteit via een knoeibestendig attest en een auditlog. Dit is geen geavanceerde (AES) of gekwalificeerde (QES) handtekening. Of een handtekening in een specifieke situatie volstaat, hangt af van het soort document; win bij twijfel juridisch advies in.
7Intellectueel eigendom
De software en de vormgeving blijven van ons of onze licentiegevers. Jouw documenten en gegevens blijven van jou; je verleent ons alleen het recht die te verwerken voor zover nodig om de dienst te leveren.
8Privacy en gegevensverwerking
We verwerken persoonsgegevens zoals beschreven in onze privacyverklaring. Verwerken we persoonsgegevens namens jou, dan geldt een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. De verwerkersovereenkomst hieronder is een samenvatting; de volledige en leidende versie staat op de aparte pagina verwerkersovereenkomst. Bij verschil tussen de samenvatting en die pagina gaat de aparte pagina voor.
Een (vermoedelijk) datalek melden wij zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur na ontdekking aan jou als verwerkingsverantwoordelijke, met de op dat moment bekende details, zodat jij tijdig aan je eigen meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur, artikel 33 AVG) kunt voldoen. Dit is gelijk aan artikel 10 van de verwerkersovereenkomst.
9Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheidsregeling is nader uitgewerkt op onze aansprakelijkheidspagina, die onderdeel uitmaakt van deze voorwaarden en voor de aansprakelijkheid leidend is. Kort samengevat: de dienst wordt geleverd zoals hij is en onze aansprakelijkheid is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat je in de laatste 12 maanden voor de dienst hebt betaald; we zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, en deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid. Bij verschil tussen deze samenvatting en de aansprakelijkheidspagina gaat die pagina voor.
10Wijzigingen
We kunnen deze voorwaarden en de dienst aanpassen. Belangrijke wijzigingen kondigen we vooraf aan. Blijf je de dienst gebruiken, dan gelden de aangepaste voorwaarden.
11Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter in Midden-Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
12Rangorde en samenhang van documenten
Onze dienstverlening berust op meerdere documenten die samen een geheel vormen. Bij onderlinge strijdigheid geldt per onderwerp de volgende rangorde, waarbij het als eerste genoemde document voorgaat:
- Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor (artikel 28 AVG).
- Voor de aansprakelijkheid gaat de pagina aansprakelijkheid voor.
- Daarna gelden deze algemene voorwaarden.
- Vervolgens gelden de overige verklaringen, waaronder het acceptabel gebruiksbeleid, de privacyverklaring en de gebruikersverklaring.
Deze rangorde laat onverlet dat bepalingen van dwingend recht in alle gevallen voorgaan op het hier bepaalde.
Verwerkersovereenkomst
Hoort bij de hoofdovereenkomst tussen Qfile B.V. ("Verwerker") en de klant ("Verwerkingsverantwoordelijke"). Dit is een samengevatte weergave; de volledige en leidende versie staat op verwerkersovereenkomst.html. Bij verschil gaat die pagina voor.
1Onderwerp, aard en doel
De Verwerker levert OurDigitalContract (software voor het opstellen, elektronisch laten ondertekenen en beheren van overeenkomsten) en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
2Duur
Deze overeenkomst geldt zolang de hoofdovereenkomst loopt en de Verwerker persoonsgegevens verwerkt. Bepalingen die naar hun aard doorlopen (zoals geheimhouding en teruggave of verwijdering) blijven daarna van kracht.
3Categorieën betrokkenen en gegevens
Betrokkenen: werknemers, sollicitanten, opdrachtnemers en andere ondertekenaars van de Verwerkingsverantwoordelijke. Gegevens: naam, contactgegevens, contractvoorwaarden en, indien ingevuld, BSN, IBAN, geboortedatum, handtekening en de inhoud van documenten. BSN, IBAN en geboortedatum zijn gevoelige gegevens en worden versleuteld opgeslagen (zie artikel 5).
4Instructies
De Verwerker verwerkt de gegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. In dat geval meldt de Verwerker dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
5Beveiliging (artikel 32 AVG)
De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleuteling in rust (AES-256-GCM, sleutel per klant), versleutelde verbindingen (HTTPS met HSTS), gehashte wachtwoorden (bcrypt), scheiding van klantdata met een database per klant, toegang op basis van rollen en rechten, intrekbare sessies, rate-limiting en een append-only auditlog.
6Subverwerkers
De Verwerker schakelt de volgende subverwerkers in: TransIP B.V. (hosting, Nederland), TransIP B.V. en Mollie B.V. (betalingen). Aan subverwerkers worden ten minste dezelfde verplichtingen opgelegd. Wijzigingen worden vooraf gemeld; de Verwerkingsverantwoordelijke kan gemotiveerd bezwaar maken. De actuele en leidende versie van de verwerkersovereenkomst staat op verwerkersovereenkomst.html en de actuele subverwerkerslijst op subverwerkers.html.
7Doorgifte buiten de EER
Verwerking en opslag vinden plaats binnen de EER. Doorgifte buiten de EER gebeurt alleen met een geldig doorgiftemechanisme (bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen).
8Bijstand
De Verwerker verleent redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit), bij DPIA's en bij vragen van de toezichthouder.
9Datalekken
De Verwerker meldt een (vermoedelijk) datalek zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur na ontdekking aan de Verwerkingsverantwoordelijke, met de bekende details, zodat die tijdig aan de eigen meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur, artikel 33 AVG) kan voldoen. De volledige werkwijze staat in onze datalek-procedure.
10Bewaren, teruggave en verwijdering
Na afloop van de hoofdovereenkomst verwijdert of retourneert de Verwerker, ter keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens (inclusief back-ups binnen een redelijke termijn), tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.
11Auditrecht
De Verwerkingsverantwoordelijke mag, hooguit eenmaal per jaar en na redelijke aankondiging, de naleving (laten) controleren, of zich baseren op een onafhankelijke rapportage of certificering van de Verwerker.
12Aansprakelijkheid en slot
Aansprakelijkheid volgt de hoofdovereenkomst. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de hoofdovereenkomst gaat, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, deze overeenkomst voor.