Contract laten tekenen: online, op volgorde en met overzicht
Je wilt een contract laten tekenen door een klant, medewerker of samenwerkingspartner, het liefst zonder achteraan te moeten bellen wie nog moet ondertekenen. Met OurDigitalContract stuur je het contract online, laat je meerdere partijen op volgorde tekenen en zie je precies wie al akkoord is.
Een contract online laten ondertekenen
Een contract laten tekenen begint met het klaarzetten van het document. Dat kan uit een van je eigen sjablonen of een nieuw opgesteld contract. Je voegt de ondertekenaars toe met hun naam en e-mailadres en verstuurt. Iedere partij krijgt een e-mail met een beveiligde link en tekent in de browser, zonder account. Jij houdt de regie: je ziet per ondertekenaar of de mail is geopend, de link is bekeken en of er al getekend is.
Meerdere partijen in de juiste volgorde
Moet eerst de opdrachtgever tekenen en daarna pas de opdrachtnemer? Bij meerdere ondertekenaars bepaal je de volgorde. De volgende partij komt pas aan de beurt als de vorige heeft getekend. Zo voorkom je dat een contract getekend rondgaat terwijl een eerdere partij nog een wijziging wil. Waar dat is ingesteld zet elke partij een paraaf per pagina en bevestigt met een verificatiecode per e-mail of sms.
Zolang nog niet iedereen heeft getekend, kun je de voortgang volgen. Zodra alle partijen akkoord zijn, is het contract compleet en blijft het met het bewijsoverzicht versleuteld bewaard.
Overzicht van de status
Het lastigste aan contracten op papier is bijhouden wie nog moet tekenen. Online zie je dat in een oogopslag:
| Ondertekenaar | Mail geopend | Link geopend | Getekend |
|---|---|---|---|
| Opdrachtgever | Ja | Ja | Ja |
| Opdrachtnemer | Ja | Ja | Nog niet |
Bewijs dat het contract getekend is
Bij elk contract hoort een bewijsoverzicht. Elke ondertekening en opening wordt met tijdstip vastgelegd in een append-only bewijsketen die aan de exacte documentinhoud is gekoppeld. Wordt er na ondertekening iets aan het document gewijzigd, dan klopt die koppeling niet meer en is de wijziging zichtbaar. Dat ondersteunt je bewijspositie als er later discussie ontstaat over wat er precies is afgesproken.
Welke contracten laat je zo tekenen?
- arbeidsovereenkomsten voor bepaalde en onbepaalde tijd;
- opdrachtovereenkomsten en zzp-contracten;
- samenwerkings- en partnerovereenkomsten;
- geheimhoudingsverklaringen en verwerkersovereenkomsten;
- offertes en opdrachtbevestigingen bij verkoop.
Contract eerst goed opstellen
Een contract laten tekenen is stap twee. Zorg eerst dat de inhoud klopt. Gebruik een sjabloon met automatisch genummerde artikelen en invulvelden, of zet een bestaand Word-document om naar een sjabloon. Twijfel je over de juridische inhoud van een clausule, leg die dan voor aan een juridisch adviseur.
Contracten en offertes laten tekenen bij verkoop
Laat je niet alleen personeelscontracten tekenen maar ook offertes en overeenkomsten met klanten? De module Relaties en verkoop is daarop gericht. Je laat een offerte of overeenkomst tekenen, legt het factuuradres vast, houdt rapportage bij en kunt een betaallink meesturen. Zo loopt de weg van akkoord naar factuur in een lijn: de klant tekent digitaal, jij ziet dat het rond is en het bijbehorende adres staat meteen goed. Ook hier tekent de klant zonder account, gewoon via de beveiligde link.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel, je sluit een samenwerkingsovereenkomst met een leverancier. Jij tekent als eerste, daarna de contactpersoon van de leverancier. Je stelt de volgorde zo in, verstuurt en ziet even later dat jouw handtekening staat en dat de mail bij de leverancier is geopend. De contactpersoon opent de link, leest, zet een paraaf per pagina en bevestigt met de code uit de sms. In het overzicht springt de status op getekend. Het complete document, met de tijdstippen van beide handtekeningen, staat versleuteld in je archief. Zou iemand later de overeenkomst aanpassen, dan klopt de koppeling met de bewijsketen niet meer, en dat is direct te zien.
Wat als een partij nog niet tekent?
Zolang niet iedereen heeft ondertekend, is de overeenkomst nog niet rond: een contract bindt de partijen pas als alle handtekeningen staan. Blijft een ondertekenaar uit, dan zie je in het statusoverzicht waar het stokt, bijvoorbeeld of de mail wel is geopend maar de link nog niet is bekeken. Zo weet je of het zin heeft om de contactpersoon via je eigen kanaal nog even te herinneren, of dat de mail misschien niet is aangekomen. Je houdt dus zicht op de voortgang zonder te hoeven gokken waar het misgaat.
Wat kost het om contracten te laten tekenen?
Je test het gratis met 3 documenten per maand en 1 gebruiker. Verstuur je regelmatig contracten, dan geeft Pro (19 euro per maand, exclusief btw) onbeperkt ondertekenen bij redelijk gebruik, tot 5 gebruikers, eigen sjablonen en je eigen huisstijl. Werk je met meerdere bv's of vestigingen, dan is Gold (39 euro per maand) passend. Maandelijks opzegbaar, en per jaar betalen levert 2 maanden gratis op.
Waarom OurDigitalContract
Alles om een contract te laten tekenen zonder achter mensen aan te bellen.
- Volgorde bepalen: laat partijen op volgorde tekenen wanneer dat nodig is.
- Status in beeld: zie per ondertekenaar of de mail en link geopend zijn.
- Sluitend bewijs: tekenmoment en documentversie in een append-only bewijsketen.
- Eigen sjablonen: stel contracten op met genummerde artikelen en invulvelden.
Laat je volgende contract online tekenen
Maak gratis een account en verstuur je eerste contract ter ondertekening.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik een contract online laten tekenen?
Zet het contract klaar, voeg de ondertekenaars met naam en e-mailadres toe en verstuur. Elke partij krijgt een beveiligde link en tekent in de browser. Je volgt de status per ondertekenaar tot iedereen akkoord is.
Kan ik een contract door meerdere partijen laten tekenen?
Ja. Je voegt meerdere ondertekenaars toe en bepaalt de volgorde. De volgende partij komt pas aan de beurt nadat de vorige heeft getekend.
Hoe zie ik of de tegenpartij het contract al heeft getekend?
In het statusoverzicht zie je per ondertekenaar of de mail is geopend, de link is bekeken en of er al is getekend, met het tijdstip erbij.
Wat als de tegenpartij geen account wil aanmaken?
Dat hoeft niet. De ontvanger opent alleen de beveiligde tekenlink in de browser en tekent daar. Er wordt geen account aangemaakt.
Kan ik een bestaand Word-contract laten tekenen?
Ja. Een bestaand Word-document (.docx) kun je omzetten naar een sjabloon en vervolgens ter ondertekening versturen. Word-import zit in het Gold-pakket.