Functies

Alles wat je nodig hebt om te laten tekenen

OurDigitalContract brengt online ondertekenen en je personeelsdossier samen in een afgeschermde omgeving. Van een korte akkoordverklaring tot een arbeidsovereenkomst met meerdere partijen: je stelt op, verstuurt een beveiligde link en volgt de status. Hieronder staat elke functie op een rij, daarna leggen we per onderdeel uit hoe het werkt.

Gratis beginnen → Bekijk hoe het werkt

Controleerbaar certificaat

Bij elke ondertekening leggen we het tijdstip vast en koppelen we de handtekening aan de exacte inhoud van het document. Achteraf te controleren.

Tijdstip per handtekening

Gekoppeld aan de inhoud

Auditlog en verificatiepagina

Sjablonen met invulvelden

Maak een sjabloon en laat de ontvanger de eigen gegevens zelf invullen op de tekenpagina. Minder heen en weer mailen.

Meerdere ondertekenaars

Laat partijen tekenen in een vaste volgorde. De volgende krijgt vanzelf bericht.

E-mailverificatie

De ondertekenaar bevestigt met een 6-cijferige code per e-mail, als extra zekerheid voor het tekenen.

Je eigen huisstijl

Zet je eigen logo op de tekenpagina en het certificaat, herkenbaar van jouw organisatie.

Documenten opvragen

Laat de ondertekenaar meteen zijn cv, diploma, VOG of ID meesturen. Alles komt netjes in het dossier terecht.

Word omzetten naar sjabloon

Upload een bestaand Word-document (.docx) en zet het met een paar klikken om in een herbruikbaar sjabloon met invulvelden.

HR-mailsjablonen

Klaarstaande mails voor onboarding en offboarding, zodat je nieuwe en vertrekkende medewerkers snel en netjes de juiste berichten stuurt.

Zelf aanmelden

Meld je bedrijf online aan en begin direct in je eigen, afgeschermde omgeving.

Compleet personeelsdossier

Houd je hele personeelsbestand met alle gegevens bij in de tool: contracten, persoons- en contactgegevens, documenten (cv, diploma, VOG, ID), verlof en salaris, plus een apart archief voor medewerkers uit dienst met AVG-bewaartermijn. Al je HR op een plek, naast het ondertekenen.

Ondertekenen

Ondertekenen met een controleerbaar certificaat

De ondertekenaar leest het document in de browser en zet een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de eIDAS-verordening. Bij die handtekening hoort een controleerbaar Certificaat van Ondertekening. Daarin leggen we vast wie tekende, op welk tijdstip, en we koppelen de handtekening met een vingerafdruk aan de exacte inhoud van het document. Wijzigt de inhoud daarna, dan klopt die koppeling niet meer. Of een handtekening rechtsgeldig is, hangt af van het soort document en de omstandigheden; win bij twijfel juridisch advies in.

Beveiliging en privacy →

Het Certificaat van Ondertekening: de ondertekenaars met verificatie, de door de werknemer ingevulde gegevens, de vingerafdruk van de documentinhoud en de audittrail.

Tijdstip per handtekening

Van elke handtekening leggen we het moment van ondertekenen vast in het certificaat.

Gekoppeld aan de inhoud

Een vingerafdruk van de inhoud maakt zichtbaar of het getekende document nog ongewijzigd is.

Auditlog

Een logboek legt de stappen vast: verzonden, geopend, geverifieerd en ondertekend.

Verificatiepagina

Iedereen met het document kan het certificaat achteraf controleren op een aparte pagina.

Sjablonen

Sjablonen met invulvelden, en Word omzetten

Stel een document een keer op als sjabloon en gebruik het steeds opnieuw. Plaats invulvelden waar gegevens verschillen, zodat de ontvanger die zelf invult op de tekenpagina. Zo hoef je niet voor elke ondertekenaar een nieuw bestand te maken en gaat er minder mail heen en weer.

Sjablooneditor

Maak onbeperkt eigen sjablonen met de editor en houd je vaste teksten en voorwaarden op orde.

Invulvelden voor de ontvanger

Zet velden voor naam, adres of andere gegevens klaar. De ondertekenaar vult ze in op de tekenpagina.

Word (.docx) importeren

Upload een bestaand Word-document en zet het met een paar klikken om in een herbruikbaar sjabloon met invulvelden.

Eigen sjablonen zitten in het Pro-pakket. Word (.docx) importeren zit in het Gold-pakket. Zie de prijzen voor wat er in elk pakket zit.

Meerdere partijen

Meerdere ondertekenaars in een vaste volgorde

Moet een document door meer dan een persoon getekend worden, bijvoorbeeld werkgever en werknemer? Bepaal de volgorde, dan begeleidt de tool de rest. De ondertekenaar heeft geen account nodig en tekent via een beveiligde link.

1

Volgorde bepalen

Voeg de ondertekenaars toe en zet ze in de volgorde waarin ze moeten tekenen.

2

Ieder op zijn beurt

Is de eerste klaar, dan krijgt de volgende vanzelf bericht met de tekenlink. Jij ziet steeds de status.

3

Bevestigen met een code

De ondertekenaar bevestigt met een 6-cijferige code per e-mail, als extra zekerheid voor het tekenen.

Wil je de hele route van opstellen tot getekend zien? Lees hoe het werkt.

Documenten opvragen

Documenten opvragen bij de ondertekenaar

Vraag bij het ondertekenen meteen de bestanden die je nodig hebt. De ondertekenaar uploadt ze bij het tekenen, waarna alles op de juiste plek in het dossier belandt. Zo hoef je niet los achter een cv of diploma aan te mailen.

Cv en diploma

Laat de ondertekenaar een cv of diploma meesturen bij het tekenen.

VOG en ID

Vraag om een VOG of een identiteitsbewijs waar dat voor de functie nodig is.

Checklist en goedkeuring

Werk met een checklist en keur ontvangen documenten goed voordat je verder gaat.

Netjes in het dossier

Alle geuploade bestanden landen versleuteld op de juiste plek in het personeelsdossier.

Documenten opvragen zit in het Pro-pakket. Bekijk de prijzen.

Huisstijl

Je eigen logo op tekenpagina en certificaat

De ondertekenaar ziet jouw organisatie, niet die van ons. Stel je eigen logo in, zodat de tekenpagina en het Certificaat van Ondertekening herkenbaar van jou zijn. Dat maakt de tekenlink vertrouwder voor de ontvanger.

Logo op de tekenpagina

De pagina waar de ontvanger tekent draagt jouw logo en oogt van jouw organisatie.

Logo op het certificaat

Ook het Certificaat van Ondertekening toont je huisstijl, tot in het bewijsstuk.

Vertrouwd voor de ontvanger

Een herkenbare afzender maakt duidelijk dat de link echt van jouw organisatie komt.

Eigen logo en huisstijl (white-label) zitten vanaf het Pro-pakket. Zie de prijzen.

Personeelsdossier

Een compleet personeelsdossier, naast het ondertekenen

OurDigitalContract is meer dan alleen tekenen. Houd je hele personeelsbestand op een plek bij: contracten, gegevens, documenten, verlof en salaris, plus een net archief voor medewerkers die uit dienst gaan. Zo staat alles bij elkaar, van het eerste contract tot de bewaartermijn daarna.

Contracten en documenten

Alle getekende contracten en meegestuurde documenten (cv, diploma, VOG, ID) bij elkaar per medewerker.

Persoons- en contactgegevens

Naam, adres en contactgegevens overzichtelijk vastgelegd, klaar om te gebruiken in je documenten.

Verlof en salaris

Houd verlof bij en bewaar salarisstroken op een plek. Salarisgegevens zijn afgeschermd tot wie ze mag zien.

Uit dienst met bewaartermijn

Medewerkers die vertrekken gaan naar een apart archief, met een bewaartermijn passend bij de AVG.

HR-mailsjablonen

Klaarstaande mails voor onboarding en offboarding, zodat nieuwe en vertrekkende medewerkers de juiste berichten krijgen.

Mappen om te ordenen

Maak mappen aan om contracten en documenten te ordenen zoals dat bij jouw organisatie past.

Het volledige personeelsdossier zit in Pro en Gold; HR-mailsjablonen zitten in Gold. Lees meer over personeelsdossier-software of bekijk de prijzen.

Waarom overstappen

Van printen en mailen naar tekenen in de browser

Papieren contracten kosten tijd en raken zoek, zonder dat je vastlegt wanneer en waarop iemand tekende. In de browser tekenen is sneller en levert meteen een controleerbaar certificaat op.

Printen, scannen en mailen

De oude manier

Printen, ondertekenen, inscannen en terugmailen
Documenten die heen en weer gaan en zoekraken
Geen vastlegging van tijdstip of inhoud
Dure licenties bij de grote buitenlandse tools

Met OurDigitalContract

De eenvoudige manier

Tekenen in de browser, zonder printer of scanner
Een beveiligde link, alles overzichtelijk op een plek
Certificaat met tijdstip, gekoppeld aan de inhoud
Betaalbaar, met een gratis pakket om te starten

Aan de slag

Probeer het gratis uit

Meld je bedrijf aan en verstuur binnen een paar minuten je eerste document ter ondertekening. Het gratis pakket biedt 3 documenten per maand en 1 gebruiker, zonder creditcard. Betaalde pakketten zijn maandelijks opzegbaar.

Gratis beginnen → Bekijk de prijzen

Meer weten? Lees hoe het werkt of beveiliging en privacy.