Leen een laptop, telefoon of gereedschap uit met heldere afspraken over gebruik, schade en teruggave.
Gebruik dit model direct - verstuur en onderteken online met een elektronische handtekening (eIDAS). Al een account? Log in.
Een bruikleenovereenkomst legt vast dat je een bedrijfsmiddel, zoals een laptop, telefoon, tablet of gereedschap, tijdelijk aan een werknemer of opdrachtnemer ter beschikking stelt, terwijl het eigendom bij de organisatie blijft. Je regelt hierin het gebruik, het onderhoud, de aansprakelijkheid en de teruggave.
Je gebruikt dit model wanneer je apparatuur of andere middelen aan iemand uitleent voor het werk. Zo is voor beide partijen duidelijk wat er wordt uitgeleend, in welke staat, en wat er bij verlies, schade of einde dienstverband gebeurt.
Een duidelijke bruikleenovereenkomst voorkomt discussie bij schade of teruggave. Neem in ieder geval op:
Het uitlenen van een laptop, telefoon of gereedschap lijkt eenvoudig, maar er zijn een paar valkuilen. Wees terughoudend met het automatisch verrekenen van schade met het loon: daarvoor gelden wettelijke grenzen en vaak is een duidelijke grondslag of instemming nodig. Beschrijf het middel en de staat bij uitgifte zo concreet mogelijk, zodat achteraf niet ter discussie staat welke apparatuur is meegegeven en in welke conditie. Wordt zakelijke apparatuur ook privé gebruikt, houd dan rekening met de privacyregels rond eventueel toezicht. Nadat je het model hebt ingevuld, verstuur je het via OurDigitalContract als beveiligde tekenlink en onderteken je het samen online, zodat de afspraken en het moment zijn vastgelegd.
Overweeg om per uitgeleend middel een korte bijlage toe te voegen met foto's en het serienummer op het moment van uitgifte. Bij inlevering vergelijk je die eenvoudig met de teruggegeven staat, wat de afhandeling van eventuele schade een stuk overzichtelijker maakt.
Beschrijf het bedrijfsmiddel en de staat bij uitgifte zo concreet mogelijk (merk, type, serienummer, foto's). Wees voorzichtig met het verrekenen van schade met het loon: daarvoor gelden wettelijke grenzen. Regel de teruggave bij einde dienstverband duidelijk.
Laat je e-mailadres achter, zet het vinkje aan, en het model verschijnt meteen hieronder, klaar om te bekijken en te printen.
We gebruiken je e-mailadres voor het model, je proefomgeving en de mails waarvoor je hierboven toestemming geeft. Zie onze privacyverklaring.
Dit is een gratis voorbeeldcontract. Het is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is niet toegesneden op jouw bedrijf, jouw cao of jouw situatie.
Twijfel je? Stel je vraag via de knop rechtsonder, dan kijken we mee.
De ondergetekenden
[Naam werkgever], gevestigd aan [Adres werkgever] te [Postcode en vestigingsplaats], KVK-nummer [KVK-nummer], vertegenwoordigd door [Naam vertegenwoordiger], hierna “uitlener”,
en [Naam gebruiker], geboren op [Geboortedatum], wonende aan [Adres gebruiker] te [Postcode en woonplaats], werkzaam als [Functie gebruiker], hierna “gebruiker”,
komen het volgende overeen, in aanvulling op de tussen partijen gesloten arbeidsovereenkomst.
Uitlener geeft het in artikel 2 omschreven bedrijfsmiddel in bruikleen en gebruiker aanvaardt dat. Op deze overeenkomst zijn de bepalingen over bruikleen uit artikel 7A:1777 en volgende van het Burgerlijk Wetboek van toepassing. De bruikleen is om niet: gebruiker betaalt geen vergoeding voor het gebruik.
Het betreft [Soort bedrijfsmiddel], merk [Merk], type [Type], serienummer [Serienummer], kenmerk [IMEI-nummer of kenteken], met een vervangingswaarde van [Vervangingswaarde] euro.
Het bedrijfsmiddel is op [Datum uitgifte] verstrekt in de volgende staat: [Staat bij uitgifte]. Meegeleverd zijn: [Toebehoren]. Gebruiker heeft alles bij ontvangst gecontroleerd en bevestigt dat deze omschrijving juist is.
Het bedrijfsmiddel blijft eigendom van uitlener; gebruiker krijgt alleen een gebruiksrecht. Verkopen, verhuren, uitlenen, bezwaren of aan derden geven is niet toegestaan, evenmin als het verwijderen van eigendomskenmerken.
Gebruiker zet het bedrijfsmiddel in voor de uitoefening van zijn functie. Voor privégebruik geldt: [Regeling privégebruik]. Gebruiker houdt zich aan de afgesproken duur en wijze van gebruik.
Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling. Die vrijstelling is van toepassing als het middel naar het redelijk oordeel van uitlener noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de functie. Is aan die voorwaarde voldaan, dan is de mate van privégebruik fiscaal niet van belang. Is daaraan niet voldaan, dan vormt de waarde van het gebruik loon: dat wordt belast bij gebruiker of komt ten laste van de vrije ruimte van uitlener.
Voor een auto geldt deze regeling niet. Bij een auto van de zaak geldt een bijtelling wegens privégebruik, tenzij over het kalenderjaar wordt aangetoond dat niet meer dan 500 kilometer privé is gereden. Dat bewijs kan worden geleverd met een sluitende rittenregistratie of met een Verklaring geen privégebruik auto van de Belastingdienst. Woon-werkverkeer geldt daarbij als zakelijk gebruik.
Gebruiker gaat met het bedrijfsmiddel om als een zorgvuldig gebruiker, bewaart het veilig, laat het niet zichtbaar achter in een voertuig, beveiligt het met een wachtwoord of schermvergrendeling en installeert updates. Reparaties en aanpassingen laat hij uitsluitend uitvoeren door [Aangewezen leverancier of beheerder]. Normaal onderhoud en gewone slijtage komen voor rekening van uitlener.
Schade, verlies of diefstal meldt gebruiker binnen [Meldtermijn schade] bij uitlener; bij diefstal doet hij aangifte bij de politie. Het bedrijfsmiddel is verzekerd via de bedrijfsverzekering van uitlener, met een eigen risico van [Eigen risico] euro.
Voor schade die ontstaat bij de uitvoering van de arbeidsovereenkomst geldt artikel 7:661 van het Burgerlijk Wetboek: gebruiker is jegens uitlener alleen aansprakelijk als de schade het gevolg is van zijn opzet of bewuste roekeloosheid, tenzij uit de omstandigheden van het geval, mede gelet op de aard van de overeenkomst, anders voortvloeit.
Deze drempel geldt niet voor schade die ontstaat tijdens privégebruik, want dan wordt het bedrijfsmiddel niet gebruikt bij de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Voor die situatie gelden de regels van bruikleen: gebruiker is aansprakelijk als hij niet de zorg van een goed gebruiker in acht heeft genomen, of als hij het bedrijfsmiddel anders of langer heeft gebruikt dan is afgesproken. Uitlener verhaalt in dat geval ten hoogste [Maximaal te verhalen bedrag bij privégebruik] euro.
De wet bepaalt uitputtend welke vorderingen uitlener met het loon mag verrekenen (artikel 7:632 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek). Daaronder valt de schadevergoeding die gebruiker op grond van artikel 7:661 van het Burgerlijk Wetboek verschuldigd is. Partijen kunnen die opsomming niet uitbreiden: een beding dat uitlener een ruimere verrekeningsbevoegdheid geeft, is vernietigbaar (artikel 7:632 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek). Deze overeenkomst geeft dus geen zelfstandige verrekeningsbevoegdheid.
Verrekening blijft achterwege op het deel van het loon waarop geen geldig beslag kan worden gelegd. Voordat uitlener verrekent, deelt hij schriftelijk vooraf mee om welk bedrag het gaat, waarop dat bedrag is gebaseerd en op welke loonbetaling het wordt verrekend. Inhoudingen op het loon zijn iets anders dan verrekening: daarvoor gelden de eisen van artikel 7:631 van het Burgerlijk Wetboek.
Gebruiker levert het bedrijfsmiddel met alle toebehoren compleet in bij [Inleverlocatie], uiterlijk op de laatste werkdag van het dienstverband. Ook tijdens het dienstverband geeft hij het op eerste verzoek terug binnen [Termijn teruggave], bijvoorbeeld bij vrijstelling van werk of een functiewijziging. Een retentierecht komt gebruiker niet toe.
Vóór teruggave stelt gebruiker uitlener in staat de zakelijke gegevens veilig te stellen en krijgt hij gelegenheid persoonlijke gegevens te verwijderen of over te zetten binnen [Termijn verwijderen privégegevens]. Daarna wist uitlener het bedrijfsmiddel volledig. Uitlener leest de inhoud van het bedrijfsmiddel niet uit, anders dan voor zover dat noodzakelijk en toegestaan is.
Wijzigingen gelden alleen schriftelijk. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de overige bepalingen van kracht. Nederlands recht is van toepassing.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.
Aldus overeengekomen en ondertekend te [Plaats] op [Datum ondertekening].
[Naam werkgever] [Naam gebruiker]
Handtekening werkgever Handtekening gebruiker
Verstuur het en laat het online ondertekenen met een elektronische handtekening (eIDAS). Gratis beginnen, geen creditcard nodig.