Bruikleenovereenkomst bedrijfsmiddelen: gratis voorbeeld 2026

Wat is een bruikleenovereenkomst voor bedrijfsmiddelen?

Een bruikleenovereenkomst legt vast dat je een bedrijfsmiddel, zoals een laptop, telefoon, tablet of gereedschap, tijdelijk aan een werknemer of opdrachtnemer ter beschikking stelt, terwijl het eigendom bij de organisatie blijft. Je regelt hierin het gebruik, het onderhoud, de aansprakelijkheid en de teruggave.

Wanneer gebruik je het?

Je gebruikt dit model wanneer je apparatuur of andere middelen aan iemand uitleent voor het werk. Zo is voor beide partijen duidelijk wat er wordt uitgeleend, in welke staat, en wat er bij verlies, schade of einde dienstverband gebeurt.

Waar moet je in 2026 op letten?

• Eigendom blijft bij de organisatie. Leg duidelijk vast dat het middel eigendom blijft van de werkgever/opdrachtgever en alleen in bruikleen wordt gegeven.
• Staat bij uitgifte. Beschrijf het middel (merk, type, serienummer) en de staat waarin het wordt meegegeven, eventueel met foto's.
• Gebruik, onderhoud en aansprakelijkheid. Spreek af waarvoor het middel gebruikt mag worden en hoe met schade of verlies wordt omgegaan. Let bij verrekening met loon op de wettelijke grenzen.
• Teruggave. Regel dat het middel bij einde dienstverband of op eerste verzoek wordt ingeleverd in goede staat.
• Privacy. Bij zakelijke apparatuur die ook privé wordt gebruikt, houd rekening met de privacyregels rond eventueel toezicht.

Wat zet je in de overeenkomst?

Een duidelijke bruikleenovereenkomst voorkomt discussie bij schade of teruggave. Neem in ieder geval op:

• De partijen: de uitlener (werkgever) en de gebruiker.
• Een omschrijving van het bedrijfsmiddel: merk, type en serienummer.
• De staat bij uitgifte en de meegeleverde toebehoren, eventueel met foto's.
• De bevestiging dat het eigendom bij de uitlener blijft.
• Het toegestane gebruik en afspraken over onderhoud.
• De aansprakelijkheid bij schade, verlies of diefstal.
• De teruggave bij einde dienstverband of op eerste verzoek.

Aandachtspunten bij uitlenen

Het uitlenen van een laptop, telefoon of gereedschap lijkt eenvoudig, maar er zijn een paar valkuilen. Wees terughoudend met het automatisch verrekenen van schade met het loon: daarvoor gelden wettelijke grenzen en vaak is een duidelijke grondslag of instemming nodig. Beschrijf het middel en de staat bij uitgifte zo concreet mogelijk, zodat achteraf niet ter discussie staat welke apparatuur is meegegeven en in welke conditie. Wordt zakelijke apparatuur ook privé gebruikt, houd dan rekening met de privacyregels rond eventueel toezicht. Nadat je het model hebt ingevuld, verstuur je het via OurDigitalContract als beveiligde tekenlink en onderteken je het samen online, zodat de afspraken en het moment zijn vastgelegd.

Overweeg om per uitgeleend middel een korte bijlage toe te voegen met foto's en het serienummer op het moment van uitgifte. Bij inlevering vergelijk je die eenvoudig met de teruggegeven staat, wat de afhandeling van eventuele schade een stuk overzichtelijker maakt.