Digitaal ondertekenen: documenten tekenen zonder printen en scannen
Wil je documenten digitaal ondertekenen zonder ze eerst uit te printen, te tekenen en weer in te scannen? Met OurDigitalContract stuur je een contract, offerte of formulier als beveiligde tekenlink en tekent iedere partij online met een elektronische handtekening. De ontvanger heeft geen account nodig en jij houdt overzicht over wie al getekend heeft.
Wat is digitaal ondertekenen precies?
Digitaal ondertekenen betekent dat je een document elektronisch akkoord laat geven in plaats van met pen op papier. In OurDigitalContract gebeurt dat met een gewone elektronische handtekening (SES) zoals bedoeld in de Europese eIDAS-verordening. Binnen de EU mag een elektronische handtekening niet als bewijs worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Elk moment van tekenen wordt met tijdstip vastgelegd en gekoppeld aan de exacte inhoud van het document, zodat een latere wijziging zichtbaar wordt.
Het grote verschil met een ingescande handtekening: een scan is een plaatje dat je overal onder kunt plakken. Bij digitaal ondertekenen leggen we vast wie tekende, op welk moment en op welke documentversie. Dat verschil ondersteunt je bewijspositie als er later discussie ontstaat.
Zo werkt het in vier stappen
- Document klaarzetten. Stel een contract op uit een sjabloon, of zet een bestaand bestand klaar om te laten tekenen.
- Ondertekenaars toevoegen. Voeg een of meer partijen toe. Bij meerdere partijen bepaal je de volgorde waarin zij tekenen.
- Versturen. Iedere ondertekenaar krijgt een e-mail met een beveiligde link. Openen kan in de browser, ook op de telefoon.
- Tekenen en bewaren. De ondertekenaar leest, zet een paraaf per pagina waar dat is ingesteld en bevestigt met een verificatiecode per e-mail of sms. Het getekende document en het bewijsoverzicht blijven versleuteld bewaard.
De ontvanger hoeft niets te installeren en maakt geen account aan. Een tekenlink openen en tekenen kan vanaf elke telefoon, tablet of computer met internet.
Waarvoor gebruik je digitaal ondertekenen?
Bijna elk document waar normaal een handtekening onder moet, kun je digitaal laten tekenen. In de praktijk gaat het vaak om:
- arbeidsovereenkomsten en contractverlengingen;
- offertes, opdrachtbevestigingen en samenwerkingsovereenkomsten;
- geheimhoudingsverklaringen en verwerkersafspraken;
- zzp-overeenkomsten en opdrachtbevestigingen;
- interne formulieren zoals een studiekostenbeding of bruikleen van bedrijfsmiddelen.
Digitaal ondertekenen versus papier
| Onderdeel | Op papier | Digitaal ondertekenen |
|---|---|---|
| Doorlooptijd | Dagen: printen, posten, retour wachten | Vaak binnen een uur getekend retour |
| Bewijs van tekenmoment | Alleen een datum die iemand erbij schrijft | Tijdstip en versie vastgelegd in een bewijsketen |
| Kosten | Papier, porto, archiefruimte | Geen printkosten, digitaal archief |
| Overzicht | Handmatig bijhouden wie nog moet tekenen | Status per ondertekenaar in beeld |
Bewijs en beveiliging
Elke ondertekening, opening en bevestiging komt terecht in een append-only bewijsketen die aan de exacte documentinhoud is gekoppeld. Wordt er achteraf iets aan het document veranderd, dan klopt de koppeling niet meer en is dat zichtbaar. Verder staan alle gegevens versleuteld op servers in Nederland, met een eigen database per klant, tweestapsverificatie en dagelijkse versleutelde back-ups.
Let op bij gevoelige documenten
Voor sommige documenten schrijft de wet een zwaardere handtekening voor. OurDigitalContract levert een gewone elektronische handtekening (SES), geen gekwalificeerde handtekening (QES). Twijfel je of dat voor jouw situatie voldoende is, leg de casus dan voor aan een juridisch adviseur.
Voor wie is digitaal ondertekenen handig?
Digitaal ondertekenen is niet voorbehouden aan grote bedrijven. Juist in het midden- en kleinbedrijf scheelt het veel tijd. Een HR-afdeling laat arbeidscontracten en wijzigingsbrieven tekenen, een verkoopteam laat offertes en opdrachtbevestigingen akkoord geven, en een zelfstandige laat opdrachtbevestigingen ondertekenen zonder de deur uit te hoeven. Omdat de ontvanger geen account nodig heeft, werkt het richting een vaste klant net zo eenvoudig als richting een nieuwe medewerker die je nog nooit hebt ontmoet.
Misverstanden over elektronisch tekenen
Rond digitaal ondertekenen leven een paar hardnekkige misverstanden. Vier komen we in de praktijk vaak tegen:
- Het zou niet meetellen. Binnen de EU mag een elektronische handtekening niet als bewijs worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is.
- Je zou dure software nodig hebben. Je start gratis en de ontvanger tekent gewoon in de browser.
- Een scan zou hetzelfde zijn. Een ingescande handtekening legt niet vast wie wanneer op welke versie tekende; een elektronische ondertekening doet dat wel.
- Het zou onpersoonlijk zijn. Je bepaalt zelf de begeleidende tekst en je huisstijl, zodat het document herkenbaar van jou is.
Door deze misverstanden blijven sommige ondernemers onnodig printen en scannen, terwijl het digitaal sneller en beter navolgbaar kan.
Wat kost digitaal ondertekenen?
Je begint gratis met 3 documenten per maand en 1 gebruiker. Wil je onbeperkt tekenen bij redelijk gebruik, een volledig personeelsdossier en eigen sjablonen, dan is Pro 19 euro per maand (exclusief btw). Werk je met meerdere bv's of vestigingen, dan biedt Gold 39 euro per maand extra ruimte. Alles is maandelijks opzegbaar en per jaar betalen levert 2 maanden gratis op.
Waarom OurDigitalContract
Een Nederlands platform dat digitaal ondertekenen combineert met complete HR-software.
- Gratis starten: 3 documenten per maand, zonder creditcard.
- Zonder account voor de ontvanger: tekenen via een beveiligde link in de browser.
- Bewijs ingebouwd: tijdstip en documentversie vastgelegd in een append-only bewijsketen.
- Servers in Nederland: versleutelde opslag met een eigen database per klant.
Begin vandaag met digitaal ondertekenen
Maak gratis een account en verstuur je eerste document ter ondertekening.
Veelgestelde vragen
Is digitaal ondertekenen rechtsgeldig?
Een elektronische handtekening mag binnen de EU niet als bewijs worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. OurDigitalContract levert een gewone elektronische handtekening (SES) volgens eIDAS en legt het tekenmoment vast. Voor documenten waarvoor de wet een zwaardere handtekening eist, vraag je een juridisch adviseur om advies.
Heeft de ontvanger een account nodig om digitaal te ondertekenen?
Nee. De ontvanger opent een beveiligde tekenlink in de browser en tekent daar. Er hoeft niets te worden geinstalleerd en er wordt geen account aangemaakt.
Kan ik documenten digitaal ondertekenen op mijn telefoon?
Ja. De tekenlink opent in elke moderne browser, ook op telefoon en tablet. Je leest het document, zet waar nodig een paraaf per pagina en bevestigt met een verificatiecode.
Hoe weet ik zeker dat een getekend document later niet is aangepast?
Elke handeling wordt vastgelegd in een append-only bewijsketen die aan de exacte documentinhoud is gekoppeld. Verandert er achteraf iets aan het document, dan klopt de koppeling niet meer en is dat zichtbaar.
Kan ik gratis digitaal ondertekenen?
Ja, het gratis pakket biedt 3 documenten per maand met 1 gebruiker. Voor onbeperkt ondertekenen bij redelijk gebruik stap je over naar Pro voor 19 euro per maand (exclusief btw).