Documenten online ondertekenen: van pdf tot contract
Met OurDigitalContract kun je allerlei documenten online ondertekenen, van een pdf-offerte tot een arbeidscontract. Je zet het document klaar, voegt de ondertekenaars toe en laat iedereen in de browser tekenen. Deze pagina laat zien welke documenten je zo laat tekenen en hoe de paraaf per pagina en het bewijsoverzicht werken.
Welke documenten kun je online laten tekenen?
In principe elk document waar een handtekening of akkoord onder hoort. In de praktijk gaat het van eenvoudige bevestigingen tot uitgebreide overeenkomsten. Denk aan:
- offertes en opdrachtbevestigingen als pdf;
- arbeidsovereenkomsten en verlengingen;
- samenwerkings- en partnerovereenkomsten;
- geheimhoudingsverklaringen en verwerkersafspraken;
- interne formulieren zoals bruikleen van bedrijfsmiddelen of een studiekostenbeding.
Een pdf laten ondertekenen
Heb je al een kant-en-klare pdf? Dan zet je die klaar om te laten tekenen. Wil je een document juist opbouwen met nette, automatisch genummerde artikelen en invulvelden, dan gebruik je een sjabloon. Een bestaand Word-document (.docx) kun je omzetten naar een sjabloon, zodat je je vertrouwde tekst behoudt en er handtekeningenblokken en invulvelden aan toevoegt.
De ondertekenaar leest het document in de browser en tekent daar. Er is geen installatie of account nodig. Dat maakt het net zo makkelijk voor een klant, een leverancier als een nieuwe medewerker.
Paraaf per pagina en handtekeningenblok
Bij langere documenten wil je vaak dat de ondertekenaar niet alleen op de laatste pagina tekent, maar op elke pagina een paraaf zet. Zo blijkt dat hij alles heeft gezien. In OurDigitalContract stel je een paraaf per pagina in en plaats je een of meer handtekeningenblokken op de juiste plek. Bij meerdere ondertekenaars bepaal je de volgorde waarin zij tekenen.
| Situatie | Aanpak |
|---|---|
| Kant-en-klare pdf | Document klaarzetten en ondertekenaars toevoegen |
| Bestaand Word-bestand | Omzetten naar sjabloon, invulvelden toevoegen (Gold) |
| Nieuw contract opbouwen | Sjabloon met genummerde artikelen gebruiken |
| Lang document | Paraaf per pagina instellen |
| Meerdere partijen | Volgorde van ondertekenen bepalen |
Bewijs bij elk ondertekend document
Bij elk online ondertekend document hoort een bewijsoverzicht. Elke ondertekening en opening wordt met tijdstip vastgelegd in een append-only bewijsketen die aan de exacte documentinhoud is gekoppeld. Verandert er na ondertekening iets aan het document, dan klopt de koppeling niet meer en is dat zichtbaar. Zo weet je zeker welke versie van het document is getekend.
Over de rechtsgeldigheid
De handtekening is een gewone elektronische handtekening (SES) volgens eIDAS. Binnen de EU mag zo'n handtekening niet als bewijs worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Voor documenten waarvoor de wet een zwaardere, gekwalificeerde handtekening eist, raadpleeg je een juridisch adviseur.
Invulvelden en handtekeningenblokken plaatsen
Bij het klaarzetten van een document bepaal je waar iets moet worden ingevuld of getekend. Met invulvelden laat je bijvoorbeeld een naam, datum of bedrag op de juiste plek zetten, zodat je hetzelfde sjabloon steeds opnieuw kunt gebruiken. Handtekeningenblokken plaats je waar de handtekening hoort te komen, per ondertekenaar een eigen blok. Bij een sjabloon zijn de artikelen automatisch genummerd, zodat verwijzingen tussen artikelen blijven kloppen ook als je later een stuk tekst toevoegt of weghaalt. Zo ziet het getekende document er verzorgd en compleet uit.
Van intern formulier tot externe overeenkomst
Online ondertekenen is niet alleen handig voor grote contracten. Ook korte interne stukken laat je zo tekenen: een bevestiging van bruikleen van een laptop, een akkoord op een verbeterplan of een geheimhoudingsverklaring bij een nieuw project. Voor externe stukken, zoals een samenwerkingsovereenkomst of een offerte, geldt hetzelfde principe. Het verschil zit vooral in wie je toevoegt als ondertekenaar en of je op volgorde laat tekenen. De ondertekenaar merkt in beide gevallen dezelfde eenvoudige route: link openen, lezen, tekenen, bevestigen.
Werk je vaak met dezelfde documenten? Sla ze op als eigen sjabloon. Bij een volgend geval vul je alleen de nieuwe gegevens in en verstuur je het opnieuw ter ondertekening.
Tekenen kan ook op mobiel
De ontvanger hoeft niet achter een computer te zitten. De beveiligde link opent in de mobiele browser, dus een pdf of contract laat je net zo goed onderweg tekenen. Dat verkort de doorlooptijd, want veel mensen reageren sneller op een link op hun telefoon dan op een document dat ze eerst thuis moeten uitprinten.
Documenten bewaren en terugvinden
Getekende documenten blijven versleuteld bewaard op servers in Nederland, met een eigen database per klant. Hoort een document bij een medewerker, dan koppel je het aan het personeelsdossier. Zo vind je een getekend contract, formulier of pdf later eenvoudig terug, samen met het bijbehorende bewijsoverzicht.
Wat kost documenten online ondertekenen?
Je begint gratis met 3 documenten per maand en 1 gebruiker. Voor onbeperkt ondertekenen bij redelijk gebruik, eigen sjablonen en je huisstijl is er Pro voor 19 euro per maand (exclusief btw). Gold, 39 euro per maand, voegt Word-import, HR-mailsjablonen en meerdere bv's toe. Maandelijks opzegbaar, en per jaar betalen levert 2 maanden gratis op.
Waarom OurDigitalContract
Van losse pdf tot uitgebreid contract, alles online laten tekenen op een plek.
- Alle documenten: pdf's, contracten, formulieren en overeenkomsten.
- Paraaf per pagina: laat zien dat de ondertekenaar alles heeft gezien.
- Word omzetten: behoud je eigen tekst en voeg invulvelden toe (Gold).
- Veilig bewaard: versleuteld op servers in Nederland, gekoppeld aan het dossier.
Laat je documenten voortaan online tekenen
Maak gratis een account en zet je eerste pdf of contract klaar ter ondertekening.
Veelgestelde vragen
Kan ik een pdf online laten ondertekenen?
Ja. Je zet de pdf klaar, voegt de ondertekenaars toe en verstuurt. Zij tekenen in de browser, zonder account. Wil je nette genummerde artikelen en invulvelden, gebruik dan een sjabloon of zet een Word-document om.
Welke documenten kan ik online ondertekenen?
Vrijwel elk document waar een handtekening onder hoort: offertes, arbeidscontracten, samenwerkingsovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen en interne formulieren. Voor mededelingen zonder handtekening, zoals een aanzegging, gebruik je een ontvangstbevestiging.
Kan ik een paraaf per pagina laten zetten?
Ja. Bij langere documenten stel je een paraaf per pagina in, zodat blijkt dat de ondertekenaar alles heeft gezien. Je plaatst de handtekeningenblokken op de juiste plek.
Hoe weet ik welke versie van het document is getekend?
Elke handeling wordt vastgelegd in een append-only bewijsketen die aan de exacte documentinhoud is gekoppeld. Wijzigt het document na ondertekening, dan klopt de koppeling niet meer en is dat zichtbaar.
Kan ik een bestaand Word-document laten tekenen?
Ja. Een bestaand Word-document (.docx) zet je om naar een sjabloon, waarna je invulvelden en handtekeningenblokken toevoegt. Word-import zit in het Gold-pakket.