HR-software voor accountants en administratiekantoren
Bedien je meerdere klanten? Met OurDigitalContract houd je per klant een gescheiden personeelsadministratie bij, met een eigen database, adviseurstoegang en een koepeloverzicht over het geheel.
Meerdere klanten, elk met een eigen administratie
Een administratiekantoor of accountant houdt vaak de personeelsadministratie bij voor tientallen mkb-klanten. Elke klant heeft eigen medewerkers, contracten, loonstroken en verlofafspraken, en die mogen niet door elkaar lopen. OurDigitalContract geeft elke klant een eigen, afgeschermde omgeving met een eigen database, terwijl jij als adviseur overzicht houdt over het geheel.
Per klant gescheiden, toch een overzicht
Gegevens van de bakker op de hoek en die van de installateur twee straten verderop staan strikt gescheiden. Elke organisatie heeft een eigen dossier en een eigen database. Werk je voor meerdere bv's van dezelfde ondernemer, dan beheer je die naast elkaar. Een koepeloverzicht laat je in een oogopslag zien hoe het er bij al je klanten voorstaat, zonder dat je steeds hoeft te wisselen van omgeving.
Leestoegang voor de adviseur
Naast de werkgever kan een adviseur of accountant leestoegang krijgen tot een dossier. Zo kijk je mee zonder de gegevens te wijzigen, en bepaal je met het rollen- en rechtenmodel precies wie wat mag zien.
Loonstroken automatisch bij de juiste medewerker
Draai je de loonrun voor een klant, dan komt er een bundel-pdf uit het salarispakket met alle stroken achter elkaar. OurDigitalContract splitst die bundel automatisch en koppelt elke strook versleuteld aan het juiste dossier, per medewerker en periode. Je hoeft niet handmatig te knippen en te mailen; de strook staat veilig bij de medewerker in het dossier.
Contracten laten tekenen namens je klant
Neemt een klant een nieuwe medewerker aan, dan stel je het arbeidscontract op uit een sjabloon en laat je het online tekenen. De medewerker opent een beveiligde link, zet een paraaf per pagina en tekent, bevestigd met een verificatiecode per e-mail of sms. De handtekening is een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de eIDAS-verordening en mag binnen de EU niet worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Elke stap komt met tijdstip in een bewijsketen die aan de documentinhoud is gekoppeld.
Eigen sjablonen voor al je klanten
In de visuele sjabloonbouwer maak je documenten met koppen, automatisch genummerde artikelen, tabellen, lijsten en handtekeningenblokken. Heb je vaste modellen die je voor meerdere klanten gebruikt, dan zet je ze een keer op. Een bestaand Word-document zet je om naar een sjabloon, zodat je de vertrouwde teksten van je kantoor blijft gebruiken.
| Per klant | Wat je beheert |
|---|---|
| Personeelsdossier | Contracten, verlof, documenten, salaris |
| Loonstroken | Bundel splitsen en versleuteld koppelen |
| Ondertekenen | Contracten en aanzeggingen met bewijs |
| Toegang | Leestoegang adviseur, rechten per rol |
Aanzeggingen en mededelingen namens je klant
Niet alleen contracten hoeven de deur uit. Loopt bij een klant een tijdelijk contract af, dan verstuur je namens die klant een aanzegging als beveiligde link. De medewerker bevestigt de ontvangst en je ziet wanneer de e-mail is geopend, hoe vaak de link is bekeken en het moment van de bevestiging. Zo houd je grip op de aanzegtermijnen van al je klanten en voorkom je dat iemand een vergoeding misloopt.
HR-mail per klantomgeving
Elke klantomgeving heeft een eigen HR-mailbox, gekoppeld aan het personeelsdossier, met mappen, statussen, toewijzen, bijlagen en sjablonen. Vragen van medewerkers van je klant beantwoord je gericht, en gevoelige onderwerpen stuur je via een beveiligde reageerlink. Zo blijft de communicatie per klant netjes gescheiden.
Zo werk je per klant
- Richt per klant een eigen omgeving in met een gescheiden database.
- Zet je vaste modellen een keer op in de sjabloonbouwer of importeer een Word-document.
- Beheer per klant de dossiers, koppel loonstroken en laat contracten tekenen.
- Houd met het koepeloverzicht in de gaten hoe het er bij al je klanten voorstaat.
Veilig en volgens de AVG
Alle gegevens staan versleuteld op servers in Nederland, met een eigen database per klant, tweestapsverificatie en dagelijkse versleutelde back-ups. Voor de verwerking van persoonsgegevens namens je klanten sluit je een verwerkersovereenkomst. Zo houd je de administratie van je klanten netjes en aantoonbaar op orde.
Prijzen voor kantoren
Je begint gratis met 3 documenten per maand en een gebruiker. Pro kost 19 euro per maand (exclusief btw) met een volledig personeelsdossier, onbeperkt ondertekenen bij redelijk gebruik en tot 5 gebruikers. Voor een kantoor dat meerdere bv's en klanten bedient is Gold voor 39 euro per maand (exclusief btw) de logische keuze: meerdere organisaties en vestigingen, meer gebruikers, HR-mailsjablonen en Word-import. Maandelijks opzegbaar; per jaar betalen levert twee maanden gratis op.
Wat OurDigitalContract voor accountants en administratiekantoren doet
Bedien meerdere klanten, elk gescheiden, met overzicht over het geheel.
- Per klant gescheiden: elke organisatie een eigen dossier en database, plus een koepeloverzicht.
- Leestoegang voor de adviseur: meekijken zonder te wijzigen, met rechten per rol.
- Loonstroken automatisch gekoppeld: bundel-pdf splitsen en versleuteld bij de juiste medewerker.
- Namens je klant laten tekenen: contracten online met een elektronische handtekening (eIDAS).
Klaar om je klantadministraties op een plek te beheren?
Beheer het personeelsdossier van meerdere klanten gescheiden, koppel loonstroken automatisch en laat contracten online tekenen. Begin gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Blijven de gegevens van mijn klanten gescheiden?
Ja. Elke organisatie heeft een eigen dossier en een eigen database, strikt van elkaar gescheiden. Met het rollen- en rechtenmodel bepaal je wie wat mag zien.
Kan ik als accountant meekijken zonder iets te wijzigen?
Een adviseur of accountant kan leestoegang krijgen tot een dossier. Je kijkt mee en wijzigt niets, en de rechten bepalen precies welke gegevens zichtbaar zijn.
Hoe werkt het koppelen van loonstroken?
Je uploadt de bundel-pdf uit het salarispakket. De tool splitst die automatisch en koppelt elke strook versleuteld aan de juiste medewerker en periode.
Kan ik contracten namens mijn klant laten tekenen?
Ja. Je stelt het contract op uit een sjabloon en verstuurt een beveiligde tekenlink. De medewerker tekent met een gewone elektronische handtekening (SES) volgens eIDAS.
Voldoet dit aan de AVG?
Gegevens staan versleuteld op servers in Nederland, met een eigen database per klant en dagelijkse back-ups. Voor de verwerking namens je klanten sluit je een verwerkersovereenkomst. Je blijft zelf verantwoordelijk voor rechtmatig gebruik.