Personeelsdossier-verplichtingen: wat moet en mag erin?
Een goed personeelsdossier bevat precies wat nodig is, niet meer en niet minder. De AVG bepaalt welke gegevens je mag verwerken en op welke grondslag. In dit artikel: wat er verplicht in hoort, wat je juist niet mag vastleggen en welke AVG-grondslagen gelden. Onderaan vind je een gratis checklist.
Wat hoort er in een personeelsdossier?
Een personeelsdossier bevat de gegevens die je nodig hebt om de arbeidsovereenkomst uit te voeren en aan je wettelijke verplichtingen te voldoen. In de regel gaat het om:
- Basisgegevens: NAW- en contactgegevens, de getekende arbeidsovereenkomst en de arbeidsvoorwaarden;
- Wettelijk verplicht: een kopie van een geldig identiteitsbewijs, de gegevens voor de loonheffingen en de salarisgegevens;
- Personeelsbeheer: verslagen van functioneringsgesprekken, afspraken over opleiding en relevante correspondentie.
Wat mag je juist niet vastleggen?
De AVG is streng over bijzondere persoonsgegevens. Als werkgever leg je in de regel geen medische of gezondheidsgegevens vast; dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts. Ook gegevens over geloof, afkomst of seksuele geaardheid horen niet in het dossier zonder een specifieke wettelijke grond. Het uitgangspunt is dataminimalisatie: leg alleen vast wat je echt nodig hebt.
De AVG-grondslagen op een rij
Voor elke verwerking van persoonsgegevens heb je een grondslag nodig. In de arbeidsrelatie zijn de meest gebruikte:
| Grondslag | Voorbeeld in het dossier |
|---|---|
| Uitvoering van de arbeidsovereenkomst | NAW-gegevens, contract, functioneringsverslagen |
| Wettelijke verplichting | Kopie ID, gegevens loonheffingen, salarisadministratie |
| Gerechtvaardigd belang | Beperkte registratie voor bedrijfsvoering, na afweging |
| Toestemming (beperkt bruikbaar) | Bijvoorbeeld het gebruik van een foto; let op: in een arbeidsrelatie is toestemming vaak niet vrij gegeven |
Let op: toestemming is in een arbeidsrelatie een lastige grondslag, omdat een werknemer zich afhankelijk kan voelen en toestemming dan niet als vrij wordt gezien. Steun daarom bij voorkeur op de uitvoering van de overeenkomst of een wettelijke plicht.
Praktijkvoorbeeld. Een werkgever wil in het dossier bijhouden hoe vaak iemand ziek is en met welke klachten. De frequentie van verzuim mag je binnen grenzen registreren voor de verzuimbegeleiding, maar de aard van de klachten mag je als werkgever in de regel niet vastleggen; dat is aan de bedrijfsarts. Bij twijfel is het verstandig een jurist of arbodienst te raadplegen.
Ontvang het model “Checklist personeelsdossier”
Vul je e-mailadres in en bekijk direct het volledige model. Je kunt het meteen printen of online invullen en rechtsgeldig laten ondertekenen.
We gebruiken je gegevens alleen om je te helpen met dit model. Zie onze privacyverklaring.
Checklist personeelsdossier (AVG-proof)
Gebruik deze checklist om per medewerker te controleren of je dossier compleet en correct is. Neem alleen op wat je nodig hebt en waarvoor je een grondslag hebt.
1. Basisgegevens (grondslag: uitvoering arbeidsovereenkomst)
- NAW-gegevens en contactgegevens
- Getekende arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen
- Functieomschrijving en arbeidsvoorwaarden
2. Wettelijk verplicht (grondslag: wettelijke verplichting)
- Kopie geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) – bewaren tot 5 jaar na uitdiensttreding
- Gegevens voor de loonheffingen
- Salaris- en loonbelastinggegevens – fiscale bewaarplicht 7 jaar
3. Personeelsbeheer (grondslag: uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang)
- Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
- Afspraken over opleiding en ontwikkeling
- Correspondentie over de arbeidsrelatie
4. Niet opnemen als werkgever
- Medische of gezondheidsgegevens (horen bij de bedrijfsarts)
- Gegevens over geloof, afkomst of andere bijzondere categorieen zonder wettelijke grond
- Kopie ID met onnodig zichtbaar burgerservicenummer buiten de wettelijk toegestane gevallen
5. Bewaren en opschonen
- Algemeen dossier: in de regel 2 jaar na uitdiensttreding
- Fiscale gegevens: 5 tot 7 jaar
- Wis gegevens die je niet meer nodig hebt en leg vast dat je dit hebt gedaan
Zo helpt OurDigitalContract bij je personeelsdossier
Ondertekende contracten en documenten geordend, met tijdstip vastgelegd en veilig bewaard.
- Digitaal dossier per medewerker waarin ondertekende documenten netjes bewaard blijven.
- Servers in Nederland, opgezet volgens de AVG, zodat je gegevens zorgvuldig verwerkt.
- Rechtsgeldige elektronische handtekening met tijdstip en certificaat bij elk document.
Je dossier op orde met ondertekende documenten?
Stel je contracten op en onderteken online met een elektronische handtekening (eIDAS). Begin gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht in een personeelsdossier?
In een personeelsdossier horen in de regel de gegevens die je nodig hebt voor de arbeidsovereenkomst en de wettelijke verplichtingen: NAW-gegevens, de arbeidsovereenkomst, een kopie van een geldig identiteitsbewijs, de gegevens voor de loonheffingen en salarisgegevens. Deze zijn nodig voor de uitvoering van het contract en de loonadministratie.
Welke gegevens mag ik niet in het dossier opnemen?
Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof of afkomst, mag je in de regel niet zomaar vastleggen. Een bedrijfsarts registreert medische gegevens; als werkgever leg je die niet zelf vast. Neem alleen op wat je echt nodig hebt en waarvoor je een grondslag hebt.
Wat zijn de AVG-grondslagen voor het personeelsdossier?
De meest gebruikte grondslagen zijn de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het voldoen aan een wettelijke verplichting (zoals de loonheffingen en de identificatieplicht). Soms is er een gerechtvaardigd belang. Toestemming is als grondslag in een arbeidsrelatie vaak lastig, omdat die niet altijd vrij gegeven kan worden.
Mag een werknemer zijn eigen dossier inzien?
Ja. Op grond van de AVG heeft een werknemer in de regel recht op inzage in de persoonsgegevens die je over hem verwerkt. Zorg dat je dossier op orde is, zodat je aan een inzageverzoek kunt voldoen.