Wat kost een werknemer? Reken op zo'n 25 tot 35% bovenop het brutoloon
Het brutoloon is maar een deel van het verhaal. Als werkgever betaal je daarbovenop premies, vakantiegeld en vaak pensioen, en heb je indirecte kosten voor werkplek en verzuim. Zo bereken je wat een medewerker je echt kost.
De vuistregel: brutoloon plus 25 tot 35 procent
Een veelgebruikte vuistregel: de totale loonkosten liggen zo'n 25 tot 35 procent boven het brutoloon. Bij een hoge sectorpremie of een royale pensioenregeling kan het percentage hoger uitvallen; zonder pensioenregeling juist lager. De vuistregel is handig voor een eerste inschatting, bijvoorbeeld als je overweegt je eerste medewerker aan te nemen, maar reken voor een offerte of begroting altijd de componenten afzonderlijk door.
Directe werkgeverslasten: dit betaal je bovenop het loon
- Premies werknemersverzekeringen: WW (met een lage premie voor vaste contracten en een hoge premie voor flexibele contracten), WIA/WGA en de sectorafhankelijke Whk-premie.
- Werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw): een percentage over het loon tot een maximumbedrag.
- Vakantiegeld: minimaal 8% van het brutoloon; lees hoe je dat precies berekent in ons artikel over vakantiegeld berekenen.
- Vakantiedagen: wettelijk minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan doorbetaalde vrije dagen.
- Pensioenpremie: in veel sectoren verplicht via een bedrijfstakpensioenfonds; het werkgeversdeel is vaak een van de grootste posten.
- Eventuele cao-verplichtingen: een dertiende maand, reiskostenvergoeding, scholingsfondsen of toeslagen.
Let op het verschil tussen de lage en hoge WW-premie: voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met vaste uren betaal je de lage premie. Voor tijdelijke en oproepcontracten geldt de hoge premie — een verschil van vijf procentpunten dat direct in je loonkosten tikt.
Indirecte kosten: vaak onderschat
Naast de loonstrook zijn er kosten die je niet meteen ziet, maar die er wel degelijk zijn: een werkplek en apparatuur, software-licenties, de arbodienst, een verzuimverzekering, werving en inwerktijd, en opleidingen. Ook ziekteverzuim is een reële kostenpost: bij ziekte betaal je het loon in de regel twee jaar (grotendeels) door, terwijl het werk blijft liggen of vervangen moet worden.
Rekenvoorbeeld: medewerker met € 3.000 bruto per maand
| Kostenpost | Per maand (indicatie) |
|---|---|
| Brutoloon | € 3.000 |
| Vakantiegeld (8%) | € 240 |
| Premies werknemersverzekeringen + Zvw (± 15%) | € 450 à € 500 |
| Pensioenpremie werkgeversdeel (± 8 à 12%) | € 240 à € 360 |
| Totale directe loonkosten | ± € 3.950 à € 4.100 |
De exacte bedragen verschillen per sector, cao en jaar; premiepercentages worden periodiek bijgesteld. Gebruik dit voorbeeld dus als richting, niet als loonstrook. Controleer ook altijd of het loon minimaal het actuele minimumloon bedraagt.
Grip houden op je personeelskosten
Slim besparen zit zelden in lager loon, maar wel in minder gedoe en minder fouten: de juiste contractvorm kiezen (en waar mogelijk de lage WW-premie benutten), verzuim voorkomen, en de administratie strak houden zodat je geen boetes of gemiste termijnen betaalt. Een gemiste aanzegtermijn kost bijvoorbeeld al snel een extra maandsalaris. Met digitale contracten en automatische signalen bij einddatums houd je die verborgen kosten buiten de deur.
Personeelszaken geregeld zonder dure software?
Contracten opstellen, digitaal ondertekenen en einddatums bewaken voor een vaste, lage prijs. Bekijk wat het abonnement kost.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kost een werknemer bovenop het brutoloon?
Reken als vuistregel op 25 tot 35 procent bovenop het brutoloon voor premies werknemersverzekeringen, de Zvw-heffing, vakantiegeld en pensioen. Het exacte percentage hangt af van je sector, de cao en de contractvorm.
Waarom betaal ik voor een tijdelijk contract een hogere WW-premie?
De WW-premie is gedifferentieerd: voor schriftelijke contracten voor onbepaalde tijd met vaste uren geldt de lage premie, voor tijdelijke en oproepcontracten de hoge premie. Het verschil is vijf procentpunten. Zo stimuleert de overheid vaste contracten.
Zijn er subsidies of kortingen op loonkosten?
Ja, in bepaalde situaties. Denk aan het loonkostenvoordeel (LKV) voor onder meer oudere werknemers en mensen met een arbeidsbeperking. Je loonadministrateur of de Belastingdienst kan per medewerker nagaan waar je recht op hebt.
Wat kost een zieke medewerker?
Bij ziekte betaal je het loon in de regel maximaal twee jaar (grotendeels) door, wettelijk minimaal 70 procent en in het eerste jaar via de cao dikwijls 100 procent. Daar komen kosten bij voor vervanging, arbodienst en re-integratie. Verzuimpreventie en een verzuimverzekering beperken dit risico.