Bewaartermijnen personeelsdossier: wat mag en moet je bewaren?
Hoe lang bewaar je een arbeidscontract, een kopie van het ID of de salarisadministratie? De bewaartermijnen verschillen per documenttype. Sommige gegevens moet je juist langer bewaren van de Belastingdienst; andere moet je van de AVG op tijd weer wissen.
Overzicht bewaartermijnen per documenttype
Onderstaande tabel geeft de meest gebruikte bewaartermijnen weer. Termijnen na uitdiensttreding gaan in vanaf het einde van het dienstverband.
| Documenttype | Bewaartermijn | Grond / bron |
|---|---|---|
| Algemeen personeelsdossier (arbeidsovereenkomst, functioneringsverslagen, correspondentie) | In de regel 2 jaar na einde dienstverband | AVG (niet langer dan noodzakelijk); advies Autoriteit Persoonsgegevens |
| Kopie identiteitsbewijs en gegevens loonheffingen (model opgaaf gegevens) | 5 jaar na einde dienstverband | Belastingdienst (identificatie- en bewaarplicht loonheffingen) |
| Salarisadministratie en overige loonbelastinggegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) | Belastingdienst (fiscale bewaarplicht) |
| Gegevens over pensioen | Vaak 7 jaar of langer | Fiscale bewaarplicht / pensioenregeling |
| Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten | In de regel 4 weken (met toestemming tot 1 jaar) | Autoriteit Persoonsgegevens (AVG) |
| Verzuim- en re-integratiegegevens | In de regel 2 jaar na einde dienstverband | AVG / Arbowet |
Bovenstaande termijnen zijn richtlijnen op basis van informatie van de Belastingdienst en de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor specifieke situaties kunnen afwijkende termijnen gelden; controleer altijd de actuele regels.
Twee soorten termijnen: minimaal en maximaal
Bij bewaartermijnen spelen twee tegengestelde belangen:
- Fiscale bewaarplicht (minimaal): de Belastingdienst verplicht je om salaris- en loonbelastinggegevens minimaal zeven jaar te bewaren. De kopie van het identiteitsbewijs en de gegevens voor de loonheffingen bewaar je tot vijf jaar na uitdiensttreding.
- AVG (maximaal): de AVG bepaalt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Voor het algemene dossier adviseert de Autoriteit Persoonsgegevens doorgaans twee jaar na het einde van het dienstverband.
De kunst is dus om fiscale gegevens lang genoeg te bewaren, maar overige persoonsgegevens op tijd te wissen.
Praktijkvoorbeeld. Een medewerker gaat op 1 juli 2026 uit dienst. Het algemene dossier kun je in de regel tot ongeveer 1 juli 2028 bewaren. De kopie van het ID en de loonheffingengegevens houd je tot 1 juli 2031 (vijf jaar). De salarisadministratie bewaar je binnen de fiscale bewaarplicht tot eind 2033 (zeven jaar). Daarna wis of vernietig je de gegevens.
Let op de grondslag onder de AVG
Je mag alleen gegevens in het dossier bewaren waarvoor je een geldige grondslag hebt, zoals de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een wettelijke plicht. Gevoelige gegevens (zoals gezondheid) mag je in de regel niet zomaar vastleggen. Lees meer in ons artikel over personeelsdossier-verplichtingen.
Zo helpt OurDigitalContract bij je personeelsdossier
Ondertekende documenten netjes en veilig bewaren, met de juiste termijn in beeld.
- Digitaal dossier waarin ondertekende contracten en documenten geordend en met tijdstip vastgelegd bewaard blijven.
- Servers in Nederland, opgezet volgens de AVG, zodat je persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt.
- Overzicht per medewerker, zodat je bij uitdiensttreding snel ziet wat je moet bewaren en wat je kunt opschonen.
Documenten veilig en ondertekend bewaren?
Stel je contracten op en onderteken online met een elektronische handtekening (eIDAS). Begin gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik een personeelsdossier bewaren na uitdiensttreding?
Voor het algemene personeelsdossier (functioneringsverslagen, correspondentie, arbeidsovereenkomst) geldt in de regel een bewaartermijn van twee jaar na het einde van het dienstverband. Fiscale gegevens zoals salarisadministratie moet je langer bewaren, doorgaans zeven jaar.
Waarom moet ik een kopie van het ID zo lang bewaren?
De Belastingdienst verplicht werkgevers om een kopie van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) en de gegevens voor de loonheffingen te bewaren tot vijf jaar na het einde van het dienstverband. Dit is nodig voor controle op de loonheffingen en de identificatieplicht.
Mag ik gegevens langer bewaren dan de termijn?
In de regel niet. De AVG schrijft voor dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk. Bewaar je gegevens langer dan de wettelijke of noodzakelijke termijn, dan moet je daar een goede grond voor hebben. Wis of vernietig gegevens die je niet meer nodig hebt.
Wat moet ik doen als de bewaartermijn is verstreken?
Verwijder of vernietig de gegevens op een veilige manier. Bij digitale dossiers betekent dit definitief wissen; bij papier vernietigen. Leg vast dat en wanneer je dit hebt gedaan, zodat je kunt aantonen dat je zorgvuldig met de gegevens omgaat.