Gedragscode (gratis voorbeeld)
Een gedragscode legt vast hoe collega's met elkaar en met klanten omgaan, en wat er gebeurt als iemand over de grens gaat. Het is het meest concrete stuk van je beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting, dat de Arbeidsomstandighedenwet van elke werkgever verlangt.
Wanneer gebruik je dit?
Je gebruikt dit model als je de omgangsregels in je organisatie wilt vastleggen, of als je na een incident merkt dat niemand precies weet waar hij met een klacht terechtkan. De Arbeidsomstandighedenwet verplicht je in artikel 3 lid 2 om beleid te voeren dat psychosociale arbeidsbelasting voorkomt of beperkt. Daaronder vallen seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie en werkdruk. Een gedragscode met een duidelijke klachtenroute is daarvan het zichtbare deel; de risico-inventarisatie en evaluatie uit artikel 5 is de onderbouwing.
Wat staat erin?
Het model bevat:
- de kernwaarden en de algemene omgangsregels;
- een omschrijving van ongewenste omgangsvormen, zodat duidelijk is waarover het gaat;
- de regels over gelijke behandeling en discriminatie;
- afspraken over integriteit, geschenken en belangenverstrengeling;
- de rol van de leidinggevende en van de vertrouwenspersoon;
- de klachtenprocedure, met termijnen, hoor en wederhoor en de mogelijke maatregelen;
- de bescherming van wie meldt, en de privacyregels bij de behandeling van een klacht.
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Op dit moment nog niet. Er ligt een initiatiefwetsvoorstel dat het aanwijzen van een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen verplicht stelt door de Arbeidsomstandighedenwet aan te passen. De Tweede Kamer nam dat voorstel op 23 mei 2023 aan, waarbij de verplichting tijdens de behandeling is beperkt tot werkgevers met ten minste tien werknemers. Het voorstel ligt sindsdien bij de Eerste Kamer en is nog geen wet. Controleer de actuele stand voordat je je op deze regel baseert.
Ook zonder wettelijke plicht is een vertrouwenspersoon in de praktijk het sluitstuk van je arbobeleid: iemand moet met een vertrouwelijk verhaal ergens terechtkunnen zonder dat er meteen een procedure start. Je kunt die rol intern beleggen of extern inhuren.
Waar moet je op letten?
- Twee routes uit elkaar houden: een gedragscode gaat over ongewenst gedrag en persoonlijke klachten. Een vermoeden van een misstand hoort in de interne meldregeling. Verwijs in beide documenten naar elkaar.
- Hoor en wederhoor: ook de persoon over wie geklaagd wordt heeft rechten. Leg vast dat hij wordt gehoord en dat een beschuldiging niet zonder onderzoek in het personeelsdossier belandt.
- Vertrouwelijkheid: wie zich meldt bij een vertrouwenspersoon bepaalt zelf of er een formele klacht komt. Zet dat expliciet in de tekst.
- Geen medische gegevens: in een klachtdossier horen feiten, verklaringen en afspraken. Gegevens over de gezondheid van betrokkenen leg je niet vast.
- Instemming van de medezeggenschap: een klachtenregeling valt onder artikel 27 lid 1 onder j van de Wet op de ondernemingsraden, arbobeleid onder onderdeel d.
- Levend houden: een code die alleen bij indiensttreding wordt uitgereikt werkt niet. Bespreek hem in werkoverleg en bij de jaarlijkse gesprekken.
Dit is een gratis voorbeeldcontract. Het is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is niet toegesneden op jouw bedrijf, jouw cao of jouw situatie.
- Aan deze tekst kun je geen rechten ontlenen. Gebruik is voor eigen rekening en risico.
- Wet- en regelgeving verandert regelmatig. Controleer of de tekst nog actueel is op het moment dat je hem gebruikt.
- Vul het model altijd aan met jouw eigen gegevens en afspraken, en laat een jurist of arbeidsrechtspecialist meekijken voordat je het ondertekent.
- Qfile B.V. en OurDigitalContract zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dit model.
Twijfel je? Stel je vraag via de knop rechtsonder, dan kijken we mee.
Gedragscode
Deze gedragscode van [Naam van de organisatie], gevestigd te [Vestigingsplaats], geldt vanaf [Ingangsdatum van de gedragscode] voor alle medewerkers, en daarnaast voor uitzendkrachten, stagiairs, vrijwilligers en ingehuurde krachten die werkzaam zijn voor de organisatie.
De organisatie zorgt voor een veilige en respectvolle werkomgeving. Deze code geeft uitvoering aan artikel 3 lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet, dat de werkgever verplicht beleid te voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken, en aan de zorgplicht van artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek. De code beschrijft welk gedrag wordt verwacht, welk gedrag niet wordt geaccepteerd en waar iemand terechtkan.
- Medewerkers behandelen elkaar, klanten en bezoekers met respect en spreken elkaar aan op gedrag zonder de persoon te beschadigen.
- Meningsverschillen worden uitgesproken, niet uitgevochten. Wie er samen niet uitkomt, schakelt de leidinggevende in.
- Medewerkers gaan zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen, met vertrouwelijke informatie en met de gegevens van klanten en collega's.
- Afspraken worden nagekomen; kan dat niet, dan wordt dat tijdig gemeld.
- Leidinggevenden geven het voorbeeld en grijpen in als zij ongewenst gedrag zien, ook als niemand erover klaagt.
De organisatie accepteert geen ongewenste omgangsvormen. Daaronder wordt in ieder geval verstaan:
- seksuele intimidatie: elke vorm van seksueel getinte aandacht die als ongewenst wordt ervaren, in woord, gebaar, beeld of aanraking;
- agressie en geweld: schelden, bedreigen, intimideren, duwen, slaan of achtervolgen;
- pesten: gedrag dat zich herhaalt en dat erop gericht is iemand te kleineren, buiten te sluiten of het werken onmogelijk te maken;
- discriminatie: ongelijke behandeling of uitsluiting op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat, handicap, chronische ziekte of leeftijd.
Of gedrag ongewenst is, wordt in de eerste plaats bepaald door hoe degene die het ondergaat het ervaart. De bedoeling van de ander is daarbij niet doorslaggevend. “Het was maar een grapje” is dus geen rechtvaardiging.
Bij werving, selectie, beloning, opleiding, beoordeling en beeindiging van het dienstverband beslist de organisatie uitsluitend op grond van geschiktheid en prestaties. Onderscheid op de gronden genoemd in de Algemene wet gelijke behandeling, in artikel 7:646 van het Burgerlijk Wetboek en in artikel 1 van de Grondwet is niet toegestaan.
- Medewerkers gebruiken hun functie niet voor persoonlijk voordeel.
- Geschenken, uitnodigingen en kortingen met een waarde boven [Maximale waarde van een geschenk in euro] euro worden geweigerd of gemeld bij de leidinggevende, die de melding vastlegt.
- Een zakelijke relatie met een familielid, partner of vriend wordt vooraf gemeld, zodat de organisatie kan bepalen wie de beslissing neemt.
- Nevenwerkzaamheden die de belangen van de organisatie kunnen raken worden gemeld bij [Naam van het meldpunt voor nevenwerkzaamheden].
De organisatie heeft een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen aangewezen: [Naam van de vertrouwenspersoon], bereikbaar via [Bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon]. De vertrouwenspersoon vangt op, adviseert, begeleidt en zoekt samen met de melder naar een oplossing. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en onderneemt geen stap zonder toestemming van de melder. Een gesprek met de vertrouwenspersoon leidt dus niet automatisch tot een klacht of tot onderzoek. De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks geanonimiseerd over het aantal en de aard van de meldingen aan [Aan wie de vertrouwenspersoon rapporteert].
Wie ongewenst gedrag ervaart of ziet, kan dit bespreken met de betrokkene zelf, met de leidinggevende of met de vertrouwenspersoon. Vaak is een gesprek voldoende. Leidt de informele weg niet tot een oplossing, of is die weg niet passend, dan kan een formele klacht worden ingediend.
- Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij [Naam van de klachtencommissie of klachtbehandelaar] via [E-mailadres of postadres voor klachten].
- De klager ontvangt binnen [Termijn voor de ontvangstbevestiging van een klacht] een bevestiging van ontvangst.
- De klachtbehandelaar hoort de klager en de persoon over wie wordt geklaagd, afzonderlijk, en kan getuigen horen. Beide partijen mogen zich laten bijstaan.
- De klachtbehandelaar brengt binnen [Termijn voor het advies over een klacht] een schriftelijk en gemotiveerd advies uit aan de directie.
- De directie neemt binnen [Termijn voor het besluit van de directie] een besluit en informeert beide partijen schriftelijk.
- Wie betrokken is bij de klacht neemt geen deel aan de behandeling of aan de besluitvorming.
Afhankelijk van de ernst kan de organisatie een gesprek voeren, een schriftelijke waarschuwing geven, de werkplek of taken aanpassen, een schorsing opleggen of overgaan tot beeindiging van het dienstverband. Bij een strafbaar feit kan aangifte worden gedaan. Maatregelen worden pas genomen nadat de betrokkene is gehoord.
Wie te goeder trouw meldt of een klacht indient, wordt daarvoor niet benadeeld in zijn positie, beoordeling of loopbaan. Hetzelfde geldt voor getuigen en voor de vertrouwenspersoon. Zolang een klacht niet gegrond is verklaard, geldt de persoon over wie wordt geklaagd niet als schuldig en wordt de klacht niet in zijn personeelsdossier opgenomen. Een aantoonbaar valse of te kwader trouw ingediende klacht kan wel tot een maatregel leiden.
In een klachtdossier worden uitsluitend de feiten, de verklaringen, het advies en het besluit vastgelegd. Gegevens over de gezondheid van betrokkenen worden niet vastgelegd. Het dossier is alleen toegankelijk voor de klachtbehandelaar en de directie en wordt bewaard tot [Bewaartermijn van het klachtdossier] na afronding. Betrokkenen hebben recht op inzage in hun eigen gegevens.
Deze code wordt bij indiensttreding uitgereikt, is doorlopend te raadplegen via [Plaats waar de gedragscode te vinden is] en komt ten minste jaarlijks in het werkoverleg aan de orde. De code wordt geevalueerd voor [Datum van de eerstvolgende evaluatie], mede aan de hand van de risico-inventarisatie en evaluatie als bedoeld in artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.
Vastgesteld door [Naam van de bestuurder of directie] te [Plaats van vaststelling] op [Datum van vaststelling], met instemming van [Naam van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging] van [Datum van de instemming] op grond van artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden.
Naam: [Naam van de ondertekenaar]
Functie: [Functie van de ondertekenaar]
Handtekening: ................................................
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract vul je dit model in en laat je het meteen digitaal ondertekenen.
- Invulvelden: zet de blokhaken om in slimme velden die de medewerker zelf invult.
- Digitaal tekenen: beide partijen tekenen in de browser, zonder account voor de ontvanger.
- In het dossier: de getekende overeenkomst wordt automatisch in het personeelsdossier bewaard.
Gebruik dit model direct
Vul dit model in en laat het online ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Is een gedragscode wettelijk verplicht?
Een gedragscode als document is niet met zoveel woorden verplicht, maar beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting is dat wel. Artikel 3 lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht je beleid te voeren om seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie en werkdruk te voorkomen of te beperken. Een gedragscode met een klachtenroute is de gebruikelijke manier om dat vast te leggen, samen met de risico-inventarisatie en evaluatie.
Ben ik verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen?
Nog niet. Het initiatiefwetsvoorstel dat een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen verplicht stelt, is op 23 mei 2023 door de Tweede Kamer aangenomen en ligt bij de Eerste Kamer. Tijdens de behandeling is de verplichting beperkt tot werkgevers met ten minste tien werknemers. Zolang het voorstel geen wet is, is een vertrouwenspersoon niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. Controleer de actuele stand van het voorstel.
Wat is het verschil met een interne meldregeling voor klokkenluiders?
De gedragscode gaat over gedrag tussen mensen: pesten, intimidatie, discriminatie, integriteit. De interne meldregeling gaat over een vermoeden van een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, bijvoorbeeld fraude of een structurele overtreding van de wet. Beide hebben een eigen route en eigen bescherming. Verwijs in de ene regeling naar de andere, zodat een melding niet in het verkeerde traject belandt.
Mag ik een klacht in het personeelsdossier zetten?
Pas als er na hoor en wederhoor een gemotiveerd besluit ligt. Een beschuldiging die nog niet is onderzocht hoort niet in het dossier van de beklaagde. Leg in het dossier alleen het besluit en de opgelegde maatregel vast, met de onderbouwing. Gegevens over de gezondheid van betrokkenen leg je niet vast.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?
Ja. Een regeling voor klachtenbehandeling valt onder artikel 27 lid 1 onder j van de Wet op de ondernemingsraden, en het bijbehorende arbobeleid onder onderdeel d. Zonder ondernemingsraad leg je de code voor aan de personeelsvertegenwoordiging of aan het personeel.