Interne meldregeling klokkenluiders (gratis voorbeeld)
Een interne meldregeling legt vast hoe iemand een vermoeden van een misstand kan melden en wat er daarna gebeurt. Werkgevers bij wie in de regel ten minste 50 werknemers werkzaam zijn, moeten zo'n procedure hebben op grond van de Wet bescherming klokkenluiders.
Wanneer gebruik je dit?
Je gebruikt dit model als je een interne meldprocedure moet vaststellen of een bestaande regeling wilt actualiseren. De verplichting geldt voor werkgevers met in de regel ten minste 50 werknemers. Sinds 17 december 2023 geldt die grens ook voor organisaties met 50 tot 249 werknemers; grotere organisaties waren al vanaf 18 februari 2023 aan de beurt. Voor een aantal sectoren, zoals financiele dienstverlening, het voorkomen van witwassen, de luchtvaart, de zeevaart en offshore olie- en gasactiviteiten, geldt de plicht ook onder de 50 werknemers.
Ook zonder wettelijke plicht is een meldregeling nuttig: hij maakt duidelijk waar iemand terechtkan en voorkomt dat een signaal in de organisatie blijft hangen tot het naar buiten komt.
Wat staat erin?
De wet stelt harde eisen aan de inhoud. Het model regelt in ieder geval:
- hoe intern gemeld kan worden, schriftelijk, telefonisch en in een persoonlijk gesprek;
- wie de melding ontvangt en dat die persoon onafhankelijk kan werken;
- een schriftelijke ontvangstbevestiging binnen zeven dagen;
- terugkoppeling over de beoordeling binnen een redelijke termijn en in elk geval binnen drie maanden;
- dat de identiteit van de melder vertrouwelijk blijft;
- dat rechtstreeks extern melden is toegestaan, met vermelding van het Huis voor Klokkenluiders en de bevoegde toezichthouders;
- het verbod op benadeling van de melder en van wie hem bijstaat;
- de mogelijkheid om vooraf advies te vragen aan een vertrouwenspersoon, een advocaat, een vakbond of het Huis voor Klokkenluiders.
Waar moet je op letten?
De praktijk gaat vaker mis op de organisatie dan op de tekst. Let op deze punten:
- Onafhankelijk meldkanaal: wijs iemand aan die de melding kan behandelen zonder dat zijn eigen leidinggevende erover gaat, en regel een alternatief adres voor het geval de melding juist over die persoon of over de directie gaat.
- Termijnen halen: zeven dagen voor de ontvangstbevestiging en maximaal drie maanden voor de terugkoppeling zijn wettelijke termijnen, geen streefwaarden.
- Vertrouwelijkheid: deel de identiteit van de melder alleen met de mensen die de melding behandelen, en alleen met schriftelijke toestemming daarbuiten. Denk ook aan indirect herleidbare gegevens, zoals de afdeling of een functieomschrijving.
- Benadelingsverbod: wordt een melder toch benadeeld, dan geldt het wettelijk vermoeden dat dat door de melding komt. De werkgever moet dan bewijzen dat de maatregel er los van stond. Leg beoordelingen en besluiten rond een melder dus zorgvuldig vast.
- Geen klachtenregeling: een persoonlijk conflict of een klacht over de eigen arbeidsomstandigheden is geen misstand. Verwijs daarvoor naar de gedragscode of de klachtenregeling, zodat beide routes zuiver blijven.
Hoe stel je de regeling vast?
De werkgever heeft voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van de interne meldprocedure de instemming van de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging nodig. Is er geen medezeggenschapsorgaan, dan stemt de meerderheid van de personen die in de organisatie werkzaam zijn in met de regeling.
Na vaststelling verstrek je de regeling schriftelijk of elektronisch aan alle werknemers en geef je aan waar zij de externe meldkanalen kunnen vinden. Zet de regeling ook in het introductiepakket voor nieuwe medewerkers en evalueer hem periodiek.
Dit is een gratis voorbeeldcontract. Het is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is niet toegesneden op jouw bedrijf, jouw cao of jouw situatie.
- Aan deze tekst kun je geen rechten ontlenen. Gebruik is voor eigen rekening en risico.
- Wet- en regelgeving verandert regelmatig. Controleer of de tekst nog actueel is op het moment dat je hem gebruikt.
- Vul het model altijd aan met jouw eigen gegevens en afspraken, en laat een jurist of arbeidsrechtspecialist meekijken voordat je het ondertekent.
- Qfile B.V. en OurDigitalContract zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dit model.
Twijfel je? Stel je vraag via de knop rechtsonder, dan kijken we mee.
Interne meldregeling (klokkenluidersregeling)
Deze regeling van [Naam van de organisatie], gevestigd te [Vestigingsplaats], geldt vanaf [Ingangsdatum van de regeling]. De regeling geeft uitvoering aan artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders.
Deze regeling beschrijft hoe een vermoeden van een misstand intern kan worden gemeld, hoe die melding wordt behandeld en hoe de melder wordt beschermd. De regeling geldt voor werknemers en daarnaast voor uitzendkrachten, zelfstandigen, stagiairs, vrijwilligers, sollicitanten, aandeelhouders, leden van het bestuur of een toezichthoudend orgaan en voor personen die werken onder toezicht van leveranciers of onderaannemers. De regeling geldt ook nog na afloop van de werkrelatie.
Van een misstand is sprake bij een schending of een gevaar voor schending van het recht van de Europese Unie, of bij een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is doordat sprake is van een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die op grond van een wettelijk voorschrift een concrete verplichting inhouden.
Een persoonlijk conflict, een klacht over ongewenste omgangsvormen of een klacht over de eigen arbeidsomstandigheden is geen misstand. Daarvoor geldt [Naam van de klachtenregeling of het aanspreekpunt].
Een melding kan schriftelijk, telefonisch of in een persoonlijk gesprek worden gedaan bij de meldpuntfunctionaris, [Naam van de meldpuntfunctionaris], [Functie van de meldpuntfunctionaris]. De volgende kanalen staan open:
- per e-mail via [E-mailadres van het meldpunt];
- telefonisch via [Telefoonnummer van het meldpunt];
- schriftelijk per post via [Postadres voor een schriftelijke melding];
- in een persoonlijk gesprek, dat op verzoek van de melder plaatsvindt binnen [Termijn voor een persoonlijk gesprek in dagen] dagen na het verzoek.
De meldpuntfunctionaris vervult deze taak onafhankelijk en ontvangt hierover geen aanwijzingen. Bij afwezigheid of bij een belangenconflict treedt [Naam van de plaatsvervangend meldpuntfunctionaris] op. Heeft de melding betrekking op de meldpuntfunctionaris zelf of op de directie, dan kan rechtstreeks worden gemeld bij [Alternatief meldadres bij een belangenconflict].
- De melder ontvangt binnen zeven dagen na de melding een schriftelijke bevestiging van ontvangst.
- Een telefonische of mondelinge melding wordt met toestemming van de melder opgenomen, of nauwkeurig samengevat in een verslag dat de melder mag controleren, corrigeren en ondertekenen.
- De melder ontvangt binnen een redelijke termijn, en in elk geval binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging, informatie over de beoordeling van de melding en over de stappen die zijn of worden gezet.
- Loopt het onderzoek dan nog, dan wordt de melder binnen dezelfde termijn geinformeerd over de stand van zaken en over de termijn waarop hij nader bericht ontvangt.
De identiteit van de melder wordt vertrouwelijk behandeld. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder wordt zijn identiteit niet bekendgemaakt aan anderen dan de personen die zijn aangewezen om meldingen te ontvangen of op te volgen. Hetzelfde geldt voor gegevens waaruit die identiteit direct of indirect kan worden afgeleid, en voor de identiteit van derden die in de melding worden genoemd. Alleen wanneer een wettelijke verplichting daartoe dwingt kan de identiteit worden verstrekt. De melder wordt daarover vooraf schriftelijk geinformeerd, tenzij die informatie het onderzoek zou schaden.
Een melding kan ook anoniem worden gedaan via [Voorziening voor een anonieme melding]. Een anonieme melding wordt in behandeling genomen als de inhoud voldoende aanknopingspunten biedt voor onderzoek. Terugkoppeling aan een anonieme melder is alleen mogelijk voor zover de gekozen voorziening dat toelaat.
Het onderzoek wordt uitgevoerd door [Naam van de onderzoeker of onderzoekscommissie]. Wie zelf betrokken is bij het onderwerp van de melding neemt aan dat onderzoek geen deel. De onderzoeker hoort in beginsel de melder en de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft en legt de bevindingen vast in een verslag. De persoon over wie is gemeld wordt geinformeerd zodra dat het onderzoek niet langer schaadt en krijgt gelegenheid te reageren.
De melder mag rechtstreeks extern melden en hoeft niet eerst intern te melden. Een externe melding kan worden gedaan bij een bevoegde autoriteit, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders en de toezichthouder die op het betrokken onderwerp toeziet. Het Huis voor Klokkenluiders geeft ook kosteloos advies en ondersteuning aan wie overweegt te melden. Voor een externe melding gelden dezelfde beschermingsregels als voor een interne melding.
De organisatie benadeelt een melder niet vanwege een melding of openbaarmaking, mits hij op het moment van melden redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie juist was. Onder benadeling vallen onder meer ontslag, schorsing, overplaatsing, het onthouden van promotie of opleiding, een negatieve beoordeling, korting op het loon, intimidatie en uitsluiting. Wordt een melder toch benadeeld, dan geldt het wettelijk vermoeden dat de benadeling het gevolg is van de melding en moet de organisatie het tegendeel bewijzen. Het verbod geldt ook voor degenen die de melder bijstaan, voor collega's en voor betrokken derden.
Meldingen worden vastgelegd in een register dat alleen toegankelijk is voor de meldpuntfunctionaris en de aangewezen onderzoekers. In het register worden niet meer gegevens opgenomen dan voor de behandeling van de melding nodig is. De gegevens worden bewaard zolang de melding in behandeling is en daarna niet langer dan [Bewaartermijn van het meldregister], tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft.
Wie overweegt te melden kan zich vooraf en tijdens de behandeling laten adviseren door [Naam van de vertrouwenspersoon], bereikbaar via [Bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon], door een advocaat, door een vakbond of door het Huis voor Klokkenluiders. De melder mag zich in gesprekken laten bijstaan door een persoon naar eigen keuze.
Deze regeling wordt in schriftelijke of elektronische vorm aan alle werknemers verstrekt en is doorlopend te raadplegen via [Plaats waar de regeling te vinden is]. Nieuwe medewerkers ontvangen de regeling bij indiensttreding. De regeling wordt geevalueerd voor [Datum van de eerstvolgende evaluatie].
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.
Vastgesteld door [Naam van de bestuurder of directie] te [Plaats van vaststelling] op [Datum van vaststelling], met instemming van [Naam van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging] van [Datum van de instemming].
Naam: [Naam van de ondertekenaar]
Functie: [Functie van de ondertekenaar]
Handtekening: ................................................
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract vul je dit model in en laat je het meteen digitaal ondertekenen.
- Invulvelden: zet de blokhaken om in slimme velden die de medewerker zelf invult.
- Digitaal tekenen: beide partijen tekenen in de browser, zonder account voor de ontvanger.
- In het dossier: de getekende overeenkomst wordt automatisch in het personeelsdossier bewaard.
Gebruik dit model direct
Vul dit model in en laat het online ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Vanaf hoeveel werknemers is een interne meldregeling verplicht?
Vanaf 50 werknemers. De Wet bescherming klokkenluiders verplicht werkgevers bij wie in de regel ten minste 50 werknemers werkzaam zijn tot een interne meldprocedure. Organisaties met 250 of meer werknemers moesten dit al vanaf 18 februari 2023 geregeld hebben, organisaties met 50 tot 249 werknemers vanaf 17 december 2023. In een aantal sectoren, waaronder financiele dienstverlening, luchtvaart en zeevaart, geldt de plicht ook bij minder dan 50 werknemers.
Binnen welke termijn moet ik reageren op een melding?
Je stuurt binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging. Daarna geef je de melder binnen een redelijke termijn, en in elk geval binnen drie maanden na die bevestiging, informatie over de beoordeling van de melding en over de stappen die je zet. Is het onderzoek dan nog niet klaar, dan meld je dat binnen die drie maanden en noem je een nieuwe termijn.
Moet iemand eerst intern melden voordat hij naar buiten mag?
Nee. Sinds de Wet bescherming klokkenluiders mag een melder rechtstreeks extern melden zonder eerst de interne route te volgen. Externe meldingen kunnen naar een bevoegde autoriteit, zoals de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of de toezichthouder die over het onderwerp gaat. Ook die melder is beschermd tegen benadeling.
Wat houdt het benadelingsverbod precies in?
Je mag een melder niet benadelen vanwege zijn melding. Denk aan ontslag, schorsing, overplaatsing, een slechtere beoordeling, het onthouden van promotie of pesterijen. Bijzonder is de omkering van de bewijslast: als een melder wordt benadeeld, gaat de wet ervan uit dat dat door de melding komt. De werkgever moet dan bewijzen dat het besluit geen verband hield met de melding. Zorg daarom voor een goed onderbouwd en gedocumenteerd personeelsdossier.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?
Ja. Voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van de interne meldprocedure heb je de instemming van de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging nodig. Heeft je organisatie geen medezeggenschapsorgaan, dan is instemming nodig van de meerderheid van de personen die in de organisatie werkzaam zijn.
Moet ik anonieme meldingen in behandeling nemen?
De wet verplicht je niet om anoniem melden mogelijk te maken, maar je moet in de regeling wel opnemen of het kan. Neem je anonieme meldingen aan, dan behandel je ze als de inhoud voldoende houvast biedt voor onderzoek. Houd er rekening mee dat terugkoppeling en hoor en wederhoor bij een anonieme melding lastiger zijn.