Exitgesprek-formulier: gratis voorbeeld 2026

Formulier exitgesprek

Dit formulier gebruiken we bij het gesprek met een vertrekkende medewerker: we willen leren wat beter kan. Het is geen beoordeling en telt niet mee voor je getuigschrift of een referentie. De gespreksvragen zijn vrijwillig; je mag ze overslaan. Alleen de praktische afwikkeling achteraan is verplicht.

Verwerkingsverantwoordelijke is [Naam werkgever]. Grondslag is gerechtvaardigd belang: de organisatie verbeteren (artikel 6, eerste lid, onder f AVG). Alleen [Wie de antwoorden mag inzien] ziet je antwoorden in. We bewaren dit formulier in [Bewaarplaats van het formulier], buiten je personeelsdossier, gedurende [Bewaartermijn formulier]. Via [Contactadres privacyvragen] kun je je gegevens inzien, corrigeren, wissen of beperken en bezwaar maken tegen deze verwerking; ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Rapportages zijn alleen samengevat en niet herleidbaar, en over een periode met te weinig gesprekken om dat te waarborgen rapporteren we niet.

• Naam: [Naam medewerker]
• Functie en afdeling: [Functie en afdeling]
• In dienst sinds: [Datum indiensttreding]
• Gesprek door [Naam gespreksleider] op [Datum gesprek]

Vermeld in je antwoorden geen gegevens over gezondheid, geloof of levensovertuiging, politieke voorkeur, vakbondslidmaatschap, afkomst of seksueel leven. Speelt zoiets mee, bespreek het dan mondeling: we leggen het niet vast.

• Wat is de belangrijkste reden dat je vertrekt, voor zover je die wilt delen? [Reden van vertrek]
• Had de organisatie je vertrek kunnen voorkomen, en waarmee? [Wat vertrek had kunnen voorkomen]

• Wat deed je het liefst, en kwam het werk overeen met de afspraken bij je start? [Oordeel over de functie-inhoud]
• Hoe waren de hoeveelheid werk, de planning, de roosters en de bereikbaarheid buiten werktijd? [Oordeel over werkdruk]

• Samenwerking in je team en met andere afdelingen: [Oordeel over samenwerking]
• Aansturing, terugkoppeling en ruimte om iets aan te kaarten: [Oordeel over leidinggeven]

• Salaris, secundaire voorwaarden, werktijden en verlof: [Oordeel over arbeidsvoorwaarden]
• Kansen om te leren en door te groeien, en het inwerken: [Oordeel over ontwikkeling]

• Wat zou je als eerste veranderen? [Belangrijkste verbeterpunt]
• Beveel je ons aan als werkgever, en waarom? [Wel of niet aanbevelen, met toelichting]

Conclusies: [Samenvatting conclusies]

Vervolgacties, met eigenaar en termijn: [Vervolgactie en wie die oppakt]

Ondertekenen is niet verplicht en bevestigt alleen dat het verslag klopt.

Gespreksleider, datum en handtekening: [Datum en handtekening gespreksleider]

Medewerker, datum en handtekening: [Datum en handtekening medewerker]

Dit blok hoort niet bij het vrijwillige gesprek: het volgt uit de arbeidsovereenkomst en de administratieplicht. We leggen het los van het gespreksverslag vast en bewaren het zolang de wet dat voorschrijft, voor de loonadministratie zeven jaar na het boekjaar.

• Laatste werkdag: [Laatste werkdag]
• In te leveren eigendommen: [In te leveren eigendommen], uiterlijk op [Datum inleveren eigendommen]
• Getuigschrift gewenst, en met welke inhoud? [Wensen voor het getuigschrift]
• Gegevens voor jaaropgave en eindafrekening: [Contactgegevens na uitdiensttreding]

Leg geen van de hierboven genoemde bijzondere gegevens vast; noteer bij zulke vertrekredenen alleen “persoonlijke omstandigheden”. Bedenk ook dat uitspraken over met naam genoemde collega’s persoonsgegevens van die collega’s zijn: zij kunnen inzage vragen. Houd het verslag dus feitelijk.

Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.