Officiële waarschuwing (gratis voorbeeld)
Een officiële waarschuwing legt schriftelijk vast wat er is misgegaan, wat je vanaf nu verwacht en wat er gebeurt als het zich herhaalt. Zo bouw je een dossier op dat later standhoudt bij de kantonrechter.
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik een officiële waarschuwing als een gesprek niet genoeg is en je wilt vastleggen dat de werknemer duidelijk is aangesproken. Denk aan herhaald te laat komen, het negeren van veiligheidsvoorschriften, ongeoorloofd verzuim, ongewenst gedrag of het niet opvolgen van een redelijke instructie.
Gaat het om de kwaliteit van het werk, dan is een losse waarschuwing meestal niet het juiste middel. Bij onvoldoende functioneren verwacht de rechter een verbetertraject met concrete doelen, begeleiding en een reële termijn. Ontslag op de d-grond van artikel 7:669 lid 3 onder d BW slaagt alleen als de werkgever de werknemer tijdig heeft laten weten wat er schort en hem serieus en reëel de gelegenheid heeft gegeven zijn functioneren te verbeteren.
Wat staat erin?
Een bruikbare waarschuwing is kort, feitelijk en controleerbaar. Deze onderdelen horen erin:
- De datum en een feitelijke omschrijving van wat er is gebeurd: wat, waar, wanneer en wie.
- De regel, afspraak of gedragscode die is overtreden.
- Wat er eerder over is besproken en op welke datum.
- De reactie van de werknemer op de feiten.
- Wat je vanaf nu concreet verwacht en welke ondersteuning je daarbij biedt.
- Het moment waarop je samen evalueert.
- Welke maatregel volgt als het gedrag zich herhaalt.
- De mogelijkheid om een schriftelijke zienswijze aan het personeelsdossier toe te voegen.
- Handtekening van de werkgever en een regel voor ontvangst door de werknemer.
Waar moet je op letten?
- Feiten, geen oordelen: schrijf op wat is waargenomen, niet dat iemand “ongemotiveerd” zou zijn. Alleen feiten zijn later te toetsen.
- Hoor en wederhoor: vraag eerst de kant van de werknemer en zet die reactie in de brief. Een waarschuwing die zonder gesprek in het dossier belandt, weegt licht.
- Proportioneel: laat de zwaarte van de maatregel passen bij het voorval. Begin bij een eerste incident met een gesprek of een lichte waarschuwing en bewaar de zware woorden voor later.
- Zienswijze in het dossier: is de werknemer het er niet mee eens, dan hoef je de brief niet aan te passen, maar je voegt zijn schriftelijke reactie wel ongewijzigd toe. Dat volgt uit het inzage- en correctierecht van de artikelen 15 en 16 van de Algemene verordening gegevensbescherming.
- Bewijs van ontvangst: verstuur de brief aangetekend of per e-mail, of laat voor ontvangst tekenen. Tekenen voor ontvangst is niet hetzelfde als het eens zijn met de inhoud; zet dat er ook bij.
- Houdbaarheid: een waarschuwing van jaren geleden weegt minder zwaar. Er geldt geen wettelijke bewaartermijn, maar beoordeel periodiek of het stuk nog een doel dient en verwijder wat niet meer nodig is.
Waarschuwing, verbetertraject of ontslag?
Een waarschuwing is een tussenstap en op zichzelf geen ontslaggrond. Bij verwijtbaar handelen bouw je met herhaalde, goed onderbouwde waarschuwingen aan de e-grond van artikel 7:669 lid 3 onder e BW. Bij onvoldoende functioneren loopt de weg via de d-grond en dus via een verbetertraject met concrete doelen, begeleiding en tussentijdse evaluaties. Een mager of louter registrerend plan houdt bij de kantonrechter geen stand.
Loopt het toch uit op een beëindiging, dan is een vaststellingsovereenkomst vaak het rustigste pad. Ook dan geldt: hoe beter het dossier, hoe sterker je positie aan de onderhandelingstafel.
Dit is een gratis voorbeeldcontract. Het is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is niet toegesneden op jouw bedrijf, jouw cao of jouw situatie.
- Aan deze tekst kun je geen rechten ontlenen. Gebruik is voor eigen rekening en risico.
- Wet- en regelgeving verandert regelmatig. Controleer of de tekst nog actueel is op het moment dat je hem gebruikt.
- Vul het model altijd aan met jouw eigen gegevens en afspraken, en laat een jurist of arbeidsrechtspecialist meekijken voordat je het ondertekent.
- Qfile B.V. en OurDigitalContract zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dit model.
Twijfel je? Stel je vraag via de knop rechtsonder, dan kijken we mee.
Officiële waarschuwing
Afzender: [Naam werkgever], [Adres werkgever], [Postcode en plaats werkgever]
Aan: [Naam werknemer], [Adres werknemer], [Postcode en plaats werknemer]
[Plaats], [Datum brief]
Betreft: officiële waarschuwing
Geachte [Aanhef en achternaam werknemer],
U bent sinds [Datum indiensttreding] bij ons in dienst in de functie van [Functie werknemer]. Met deze brief geven wij u een officiële waarschuwing. Een kopie van deze brief nemen wij op in uw personeelsdossier.
Wat is er gebeurd
Op [Datum voorval] hebben wij het volgende vastgesteld: [Feitelijke omschrijving van het voorval]. Dit is in strijd met [Regel, afspraak of gedragscode].
Wat er eerder is besproken
Wij hebben dit onderwerp eerder met u besproken op [Datum eerder gesprek] met [Naam leidinggevende]. Op [Datum hoorgesprek] hebben wij u de gelegenheid gegeven uw kant van het verhaal te geven. U heeft daarbij het volgende naar voren gebracht: [Reactie van de werknemer]. Wij hebben dat meegewogen en komen tot de conclusie dat een waarschuwing op zijn plaats is.
Wat wij van u verwachten
Wij verwachten dat u vanaf vandaag [Concrete verwachting of gedragsafspraak]. Wij bieden u daarbij de volgende ondersteuning: [Begeleiding, training of coaching]. Op [Datum evaluatiemoment] bespreken wij met u of de afspraak wordt nagekomen.
Gevolgen bij herhaling
Herhaalt het gedrag zich of komt u de afspraak niet na, dan kunnen wij verdergaande maatregelen nemen, zoals [Mogelijke vervolgmaatregel]. Uiteindelijk kan dit leiden tot een verzoek aan de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst te ontbinden, bijvoorbeeld op grond van artikel 7:669 lid 3 onder d of onder e BW.
Uw reactie op deze brief
Bent u het niet eens met deze waarschuwing, dan kunt u uw schriftelijke zienswijze indienen bij [Naam contactpersoon voor bezwaar], binnen [Reactietermijn in dagen] dagen na de datum van deze brief. Wij voegen uw reactie ongewijzigd toe aan uw personeelsdossier, naast deze brief. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u recht op inzage in uw dossier en kunt u vragen om aanvulling of correctie.
Wij vertrouwen erop dat deze brief voldoende duidelijk is en dat een vervolg niet nodig zal zijn.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.
Met vriendelijke groet,
[Naam ondertekenaar werkgever], [Functie ondertekenaar], namens de werkgever
Handtekening werkgever: [Handtekening werkgever]
Voor ontvangst gezien op [Datum ontvangst]: [Handtekening werknemer voor ontvangst]. Tekenen voor ontvangst betekent niet dat u het met de inhoud eens bent.
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract vul je dit model in en laat je het meteen digitaal ondertekenen.
- Invulvelden: zet de blokhaken om in slimme velden die de medewerker zelf invult.
- Digitaal tekenen: beide partijen tekenen in de browser, zonder account voor de ontvanger.
- In het dossier: de getekende overeenkomst wordt automatisch in het personeelsdossier bewaard.
Gebruik dit model direct
Vul dit model in en laat het online ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Moet een waarschuwing schriftelijk?
De wet schrijft geen vorm voor, maar schriftelijk vastleggen is vrijwel altijd verstandig. In een procedure moet de werkgever bewijzen dat de werknemer duidelijk is aangesproken. Een mondelinge waarschuwing die je dezelfde dag per e-mail bevestigt, telt ook mee.
Hoeveel waarschuwingen zijn nodig voor ontslag?
Er bestaat geen vaste regel, zoals drie keer waarschuwen. De rechter kijkt naar het geheel: hoe ernstig is het gedrag, hoe duidelijk is de werknemer aangesproken, welke begeleiding is geboden en hoeveel tijd zat er tussen de voorvallen. Eén zware waarschuwing kan genoeg zijn, vijf vage aantekeningen zijn dat vaak niet.
Mag de werknemer weigeren te tekenen?
Ja, tekenen is niet verplicht. Noteer in dat geval dat de brief is overhandigd of verstuurd, met datum en zo mogelijk een getuige, en stuur de brief daarnaast aangetekend of per e-mail. De waarschuwing blijft gewoon geldig.
Kan de werknemer bezwaar maken tegen een waarschuwing?
Ja. De werknemer kan een schriftelijke zienswijze indienen. Je hoeft de waarschuwing niet in te trekken, maar zijn reactie moet wel ongewijzigd bij het stuk in het dossier komen, zodat zichtbaar blijft dat er verschil van mening is. Dat volgt uit het correctierecht van artikel 16 van de Algemene verordening gegevensbescherming.
Hoe lang mag een waarschuwing in het personeelsdossier blijven?
Er is geen wettelijke bewaartermijn voor waarschuwingen. Je mag ze bewaren zolang je daar een gerechtvaardigd belang bij hebt, bijvoorbeeld voor een lopend dossier. Beoordeel periodiek of dat belang er nog is en verwijder wat niet meer nodig is.
Is een waarschuwing hetzelfde als een schorsing?
Nee. Een waarschuwing is een schriftelijke vastlegging met een verwachting voor de toekomst. Een schorsing of non-actiefstelling haalt de werknemer tijdelijk uit het werk en is een veel zwaarder middel, waarbij het loon gewoon moet worden doorbetaald.