Verzuimprotocol (gratis voorbeeld)
Een verzuimprotocol legt vast hoe een medewerker zich ziek meldt, wat er daarna gebeurt en wie wat doet. Het combineert de termijnen van de Wet verbetering poortwachter met de strenge privacyregels: je mag als werkgever niet vragen wat iemand mankeert.
Wanneer gebruik je dit?
Je gebruikt dit model als je de afspraken rond ziekmelding en re-integratie wilt vastleggen, of als je bestaande protocol nog uitgaat van gegevens die je tegenwoordig niet meer mag vastleggen. Elke werkgever heeft baat bij een protocol: het maakt duidelijk wat er van beide kanten wordt verwacht en het voorkomt dat je in het tweede ziektejaar een loonsanctie van het UWV krijgt omdat stappen te laat zijn gezet.
De termijnen van de Wet verbetering poortwachter
De belangrijkste momenten in de eerste twee ziektejaren:
- Dag 1: de medewerker meldt zich ziek bij de leidinggevende.
- Binnen een week: de werkgever geeft de ziekmelding door aan de arbodienst of bedrijfsarts.
- Uiterlijk week 6: de bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op als herstel binnen de gebruikelijke termijn niet zeker is.
- Uiterlijk week 8: werkgever en medewerker stellen samen een plan van aanpak op.
- Elke zes weken: evaluatie van het plan van aanpak, vastgelegd door de casemanager.
- Uiterlijk week 42: de werkgever meldt het langdurig verzuim bij het UWV.
- Rond week 52: de eerstejaarsevaluatie, waarin het afgelopen jaar wordt beoordeeld en het doel voor het tweede jaar wordt bepaald.
- Rond week 88: het UWV stuurt informatie over de WIA-aanvraag; werkgever en medewerker maken het re-integratieverslag compleet met de eindevaluatie.
- Uiterlijk week 93: de medewerker vraagt de WIA-uitkering aan.
Wat mag je wel en niet vragen?
Dit is het onderdeel waar de meeste protocollen misgaan. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens; alleen de bedrijfsarts mag ze verwerken. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geldt:
- Wel vragen en vastleggen: het telefoonnummer en het adres waarop de medewerker te bereiken is, de vermoedelijke duur van het verzuim, de lopende afspraken en werkzaamheden, of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval, of het gaat om een ongeval waarvoor iemand anders aansprakelijk is, en of de medewerker onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (niet onder welke).
- Niet vragen en niet vastleggen: de aard en de oorzaak van de klachten, de diagnose, de naam van de ziekte, symptomen, de behandelaar, medicijnen en de medische beperkingen.
- Ook niet als de medewerker het zelf vertelt: deelt iemand uit zichzelf wat hij heeft, dan mag je dat niet noteren in het verzuimdossier, in de agenda of in een e-mail.
- Wel van de bedrijfsarts: de functionele mogelijkheden en beperkingen, de verwachte duur, de mate van arbeidsongeschiktheid en de aanpassingen die nodig zijn. Dus wat iemand wel en niet kan, niet waarom.
Waar moet je op letten?
- Bedrijfsarts is leidend: een leidinggevende beoordeelt niet of iemand ziek is en bepaalt ook niet wanneer iemand weer kan werken. Dat oordeel komt van de bedrijfsarts.
- Second opinion: twijfelt de medewerker aan het advies van de bedrijfsarts, dan heeft hij recht op een second opinion bij een andere, onafhankelijke bedrijfsarts. Die kosten komen in beginsel voor rekening van de werkgever.
- Deskundigenoordeel: lopen werkgever en medewerker vast, dan kan ieder van beiden een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen.
- Loonsancties zorgvuldig gebruiken: houdt de medewerker zich niet aan de controlevoorschriften, dan kun je het loon opschorten (artikel 7:629 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek). Weigert hij passende arbeid of werkt hij niet mee aan zijn re-integratie, dan kun je het loon stopzetten (artikel 7:629 lid 3). Waarschuw altijd eerst schriftelijk.
- Instemming van de ondernemingsraad: een regeling over ziekteverzuim en re-integratiebeleid valt onder artikel 27 lid 1 onder d van de Wet op de ondernemingsraden.
Dit is een gratis voorbeeldcontract. Het is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is niet toegesneden op jouw bedrijf, jouw cao of jouw situatie.
- Aan deze tekst kun je geen rechten ontlenen. Gebruik is voor eigen rekening en risico.
- Wet- en regelgeving verandert regelmatig. Controleer of de tekst nog actueel is op het moment dat je hem gebruikt.
- Vul het model altijd aan met jouw eigen gegevens en afspraken, en laat een jurist of arbeidsrechtspecialist meekijken voordat je het ondertekent.
- Qfile B.V. en OurDigitalContract zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dit model.
Twijfel je? Stel je vraag via de knop rechtsonder, dan kijken we mee.
Verzuimprotocol
Dit protocol van [Naam van de organisatie], gevestigd te [Vestigingsplaats], geldt vanaf [Ingangsdatum van het protocol] voor alle medewerkers. Het protocol beschrijft de gang van zaken bij ziekte en de wederzijdse verplichtingen op grond van de Wet verbetering poortwachter.
- De medewerker meldt zich op de eerste ziektedag persoonlijk en telefonisch ziek bij [Naam van de leidinggevende of het meldpunt] via [Telefoonnummer voor de ziekmelding], uiterlijk om [Uiterste tijd van de ziekmelding] uur.
- Een ziekmelding per e-mail of tekstbericht geldt alleen als de medewerker daarna telefonisch bereikbaar is.
- De werkgever geeft de ziekmelding binnen een week door aan de arbodienst, [Naam van de arbodienst of bedrijfsarts], bereikbaar via [Telefoonnummer van de arbodienst].
Bij de ziekmelding vraagt en registreert de werkgever uitsluitend:
- het telefoonnummer en het adres waarop de medewerker tijdens het verzuim te bereiken is;
- de vermoedelijke duur van het verzuim;
- de lopende afspraken en werkzaamheden die moeten worden overgenomen;
- of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval;
- of sprake is van een ongeval waarvoor een ander aansprakelijk is;
- of de medewerker onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt, zonder te vragen onder welke.
De werkgever vraagt niet naar de aard of de oorzaak van de klachten, de diagnose, de naam van de ziekte, symptomen, de behandelaar, medicijngebruik of medische beperkingen. Gegevens over de gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 van de Algemene verordening gegevensbescherming; alleen de bedrijfsarts mag die verwerken.
Vertelt de medewerker uit zichzelf iets over zijn klachten, diagnose of behandeling, dan wordt dat niet vastgelegd, niet in het verzuimdossier, niet in de agenda en niet in e-mail of chatberichten. Leidinggevenden delen dergelijke informatie ook niet met collega's. Over de afwezigheid wordt aan het team alleen gemeld dat de medewerker afwezig is en hoe lang dat naar verwachting duurt.
- De medewerker is tijdens het verzuim bereikbaar op [Bereikbare tijden tijdens ziekte].
- Verblijft de medewerker op een ander adres, dan geeft hij dat binnen [Termijn voor het doorgeven van een adreswijziging] door aan [Naam van de personeelsadministratie].
- De leidinggevende neemt [Frequentie van het contact tijdens verzuim] contact op. Die gesprekken gaan over het werk, de planning en de mogelijkheden om te hervatten, niet over de aard van de klachten.
- De medewerker doet niets wat zijn herstel belemmert en werkt mee aan redelijke voorstellen voor passend werk.
De bedrijfsarts beoordeelt de arbeidsmogelijkheden. De medewerker geeft gehoor aan een oproep voor het spreekuur; is hij verhinderd, dan meldt hij dat vooraf. De bedrijfsarts rapporteert aan de werkgever uitsluitend de functionele mogelijkheden en beperkingen, de verwachte duur van het verzuim, de mate van arbeidsongeschiktheid en de aanpassingen die nodig zijn. Medische gegevens blijven bij de bedrijfsarts.
Twijfelt de medewerker aan een advies van de bedrijfsarts, dan kan hij vragen om een second opinion bij een andere, onafhankelijke bedrijfsarts, op grond van artikel 2.14d van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Dit recht komt uitsluitend de medewerker toe. De kosten worden vergoed volgens [Vergoedingsregeling voor de second opinion]. Verschillen werkgever en medewerker van mening over de re-integratie of over de arbeidsgeschiktheid, dan kan ieder van beiden een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV.
- Uiterlijk in week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op.
- Uiterlijk in week 8 stellen werkgever en medewerker samen een plan van aanpak op, met een casemanager: [Naam van de casemanager].
- Werkgever en medewerker evalueren het plan van aanpak ten minste elke zes weken en leggen dat schriftelijk vast.
- Uiterlijk in week 42 meldt de werkgever het verzuim bij het UWV.
- Rond week 52 vindt de eerstejaarsevaluatie plaats.
- Rond week 88 wordt het re-integratieverslag met de eindevaluatie compleet gemaakt en uiterlijk in week 93 vraagt de medewerker de WIA-uitkering aan.
Zodra de medewerker het werk geheel of gedeeltelijk kan hervatten, meldt hij dat via [Wijze van herstelmelding]. Gedeeltelijke hervatting gebeurt volgens de afspraken in het plan van aanpak. De werkgever meldt het herstel af bij de arbodienst.
Wordt de medewerker ziek tijdens vakantie, dan meldt hij dat dezelfde dag volgens artikel 1 en geeft hij [Adres en telefoonnummer tijdens verblijf in het buitenland] door. Wil de medewerker tijdens ziekte op vakantie, dan vraagt hij daarvoor vooraf toestemming, ten minste [Termijn voor het aanvragen van verlof tijdens ziekte] van tevoren, en betrekt de werkgever het oordeel van de bedrijfsarts bij die beslissing.
Houdt de medewerker zich niet aan de controlevoorschriften uit dit protocol, dan kan de werkgever de loonbetaling opschorten op grond van artikel 7:629 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. Weigert de medewerker passende arbeid, belemmert hij zijn herstel of werkt hij niet mee aan het plan van aanpak, dan kan de werkgever de loonbetaling stopzetten op grond van artikel 7:629 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. De werkgever waarschuwt daarvoor altijd eerst schriftelijk en noemt daarbij welke verplichting niet is nagekomen.
Het verzuimdossier bevat alleen de gegevens uit artikel 2, de informatie die de bedrijfsarts aan de werkgever mag verstrekken en de documenten uit de Wet verbetering poortwachter. Het dossier is uitsluitend toegankelijk voor de leidinggevende, de casemanager en de personeelsadministratie. De gegevens worden bewaard tot [Bewaartermijn van het verzuimdossier] na het einde van het dienstverband, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt. De medewerker heeft recht op inzage in en correctie van zijn dossier en kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen over dit protocol en klachten over de uitvoering ervan kunnen worden voorgelegd aan [Naam van de vertrouwenspersoon]. Dit protocol is te raadplegen via [Plaats waar het protocol te vinden is] en wordt geevalueerd voor [Datum van de eerstvolgende evaluatie].
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.
Vastgesteld door [Naam van de bestuurder of directie] te [Plaats van vaststelling] op [Datum van vaststelling], met instemming van [Naam van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging] van [Datum van de instemming] op grond van artikel 27 lid 1 onder d van de Wet op de ondernemingsraden.
Naam: [Naam van de ondertekenaar]
Functie: [Functie van de ondertekenaar]
Handtekening: ................................................
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract vul je dit model in en laat je het meteen digitaal ondertekenen.
- Invulvelden: zet de blokhaken om in slimme velden die de medewerker zelf invult.
- Digitaal tekenen: beide partijen tekenen in de browser, zonder account voor de ontvanger.
- In het dossier: de getekende overeenkomst wordt automatisch in het personeelsdossier bewaard.
Gebruik dit model direct
Vul dit model in en laat het online ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Mag ik vragen wat mijn medewerker mankeert?
Nee. Je mag niet vragen naar de aard of de oorzaak van de klachten en niet naar de diagnose. Je mag wel vragen hoe lang het verzuim naar verwachting duurt, waar en op welk nummer iemand bereikbaar is, welke afspraken moeten worden overgenomen en of het om een arbeidsongeval gaat of een ongeval waarvoor een ander aansprakelijk is. Alleen de bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken.
Mijn medewerker vertelt uit zichzelf wat hij heeft. Mag ik dat noteren?
Nee. Ook vrijwillig gedeelde gezondheidsgegevens mag je niet vastleggen. Je mag ernaar luisteren, maar het hoort niet in het verzuimdossier, niet in je agenda en niet in een e-mail aan collega's. De Autoriteit Persoonsgegevens is hier streng op en kan hoge boetes opleggen.
Welke termijnen gelden er bij langdurig verzuim?
De kern van de Wet verbetering poortwachter: ziekmelding op dag 1 en binnen een week door aan de arbodienst, de probleemanalyse van de bedrijfsarts uiterlijk in week 6, het plan van aanpak uiterlijk in week 8, daarna elke zes weken evalueren, de melding bij het UWV uiterlijk in week 42, de eerstejaarsevaluatie rond week 52 en de WIA-aanvraag uiterlijk in week 93. Rond week 88 stuurt het UWV daarover bericht.
Wat is een second opinion en wie betaalt die?
Als de medewerker twijfelt aan het advies van de bedrijfsarts, kan hij een second opinion vragen bij een andere, onafhankelijke bedrijfsarts. Dat recht staat in artikel 2.14d van het Arbeidsomstandighedenbesluit en komt alleen de medewerker toe. De kosten komen in beginsel voor rekening van de werkgever, mits de second opinion via de eigen bedrijfsarts loopt.
Mag ik het loon stopzetten als iemand niet meewerkt?
Er zijn twee verschillende maatregelen. Houdt de medewerker zich niet aan de controlevoorschriften, dan mag je het loon opschorten (artikel 7:629 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek): je betaalt alsnog zodra hij de regels volgt. Weigert hij passende arbeid of werkt hij niet mee aan de re-integratie, dan mag je het loon stopzetten (artikel 7:629 lid 3). Waarschuw in beide gevallen eerst schriftelijk en wees precies over welke verplichting niet is nagekomen.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht op het verzuimprotocol?
Ja. Een regeling over arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratiebeleid valt onder het instemmingsrecht van artikel 27 lid 1 onder d van de Wet op de ondernemingsraden. Heb je geen ondernemingsraad, dan leg je het protocol voor aan de personeelsvertegenwoordiging of aan het personeel zelf.