Ziekmelding registratieformulier (gratis voorbeeld)
Met dit interne formulier registreer je een ziekmelding op een manier die past bij de AVG. Je noteert alleen feitelijke gegevens zoals de ziekmelddatum en bereikbaarheid, en nadrukkelijk geen medische informatie over de aard van de klachten.
Wanneer gebruik je dit?
Als een medewerker zich ziek meldt, wil je dat kort en correct vastleggen. Belangrijk daarbij: je mag als werkgever geen gegevens registreren over de aard of oorzaak van de ziekte. Dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts of arbodienst. Dit formulier helpt je om alleen de toegestane, feitelijke gegevens te noteren, zodat je verzuimregistratie klopt en je binnen de privacyregels blijft.
Wat staat erin?
Een AVG-proof registratieformulier legt uitsluitend vast:
- De naam en afdeling van de medewerker.
- De datum en het tijdstip van de ziekmelding.
- Wie de melding heeft aangenomen.
- Een eventueel door de medewerker zelf genoemde verwachte hersteldatum.
- Of en hoe de medewerker bereikbaar is.
- Of er nog lopende werkafspraken moeten worden overgedragen.
Belangrijk: vraag en noteer nooit wat de medewerker mankeert. Zelfs als hij het uit zichzelf vertelt, mag je het niet vastleggen. Beperk je tot de feiten die nodig zijn om het verzuim te registreren.
De Autoriteit Persoonsgegevens is hier streng in: de werkgever mag alleen gegevens verwerken die nodig zijn voor loondoorbetaling en verzuimbegeleiding. De aard van de ziekte en behandeling horen bij de bedrijfsarts, niet in het personeelsdossier.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Stem je verzuimproces af met je arbodienst en laat het bij twijfel toetsen aan de AVG en de Wet verbetering poortwachter.
Waar moet je op letten?
Rond een ziekmelding luistert de privacy nauw. Houd je aan de volgende punten om binnen de regels te blijven.
- Geen diagnose: vraag en noteer nooit wat de medewerker mankeert, ook niet als hij het uit zichzelf vertelt.
- Alleen het nodige: registreer uitsluitend gegevens die je nodig hebt voor de verzuimbegeleiding en loondoorbetaling.
- Doorgeven aan de arbodienst: meld het verzuim tijdig bij de bedrijfsarts of arbodienst.
- Toegang beperken: zorg dat alleen de betrokken leidinggevende en HR de registratie kunnen inzien.
- Poortwachter: houd de stappen en termijnen van de Wet verbetering poortwachter in de gaten.
Zo houd je een correcte verzuimadministratie zonder de privacy van de medewerker te schenden.
Voorbeeldtekst
Hieronder staat een voorbeeld van een interne registratie van een ziekmelding. Vul alleen de feitelijke velden in, zoals [datum], [tijd] en de wijze van melden. Laat het veld voor de verwachte hersteldatum leeg of noteer 'onbekend' als de medewerker niets wil zeggen; dat mag hij zelf bepalen. Noteer nadrukkelijk niets over klachten, oorzaak of behandeling. Geef de ziekmelding daarna door aan je bedrijfsarts of arbodienst en vul de datum daarvan in. Zo houd je een correcte, feitelijke registratie die past bij de AVG en beperk je de toegang tot deze gegevens tot de mensen die ze echt nodig hebben. Bewaar de registratie gescheiden van eventuele medische stukken van de arbodienst.
Interne ziekmelding (registratie)
Dit formulier bevat uitsluitend feitelijke registratiegegevens. Medische gegevens worden hier niet vastgelegd.
- Naam medewerker: [naam medewerker]
- Afdeling: [afdeling]
- Datum ziekmelding: [datum]
- Tijdstip: [tijd]
- Melding aangenomen door: [naam leidinggevende]
- Wijze van melden: [telefonisch / persoonlijk / anders]
- Door medewerker genoemde verwachte hersteldatum (indien opgegeven): [datum of onbekend]
- Bereikbaarheid: [telefoonnummer / verpleegadres indien afwijkend]
- Over te dragen werkzaamheden: [taken en aan wie]
- Verzuimmelding doorgegeven aan arbodienst op: [datum]
Ingevuld door: [naam leidinggevende] Datum: [datum]
Dit model direct online laten vastleggen
Met OurDigitalContract registreer je de ziekmelding netjes en gescheiden in het dossier.
- Invulvelden: alleen feitelijke velden, geen ruimte voor medische gegevens.
- Rechten: stel in wie de registratie mag inzien binnen je organisatie.
- In het dossier: de registratie komt overzichtelijk bij verzuim in het dossier.
Gebruik dit model direct
Registreer een ziekmelding AVG-proof en overzichtelijk.
Veelgestelde vragen
Mag ik vastleggen wat een zieke medewerker mankeert?
Nee. Als werkgever mag je geen gegevens over de aard of oorzaak van de ziekte registreren, ook niet als de medewerker het zelf vertelt. Alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag medische gegevens verwerken.
Welke gegevens mag ik wel noteren bij een ziekmelding?
Feitelijke gegevens die nodig zijn voor de verzuimregistratie: de ziekmelddatum, wie de melding aannam, de bereikbaarheid en een eventueel door de medewerker zelf genoemde hersteldatum. Meer niet.
Mag ik vragen wanneer iemand weer beter is?
Je mag vragen naar een verwachte hersteldatum voor de planning, maar de medewerker is niet verplicht die te geven. Je mag niet doorvragen naar klachten, behandeling of oorzaak.
Waar horen de medische gegevens dan wel?
Die horen thuis bij de bedrijfsarts of arbodienst, in een apart medisch dossier waar de werkgever geen toegang toe heeft. Zo blijf je binnen de AVG en de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens.