Vakantieaanvraag formulier (gratis voorbeeld)
Met een vast vakantieaanvraag formulier vraagt een medewerker verlof aan en geeft de werkgever akkoord. Je legt de periode, het aantal dagen en het saldo netjes vast, zodat de planning en de verlofadministratie kloppen.
Wanneer gebruik je dit?
Een vast formulier maakt vakantieaanvragen overzichtelijk. De medewerker geeft aan welke dagen hij vrij wil, en de werkgever noteert of de aanvraag wordt goedgekeurd. Dat is handig voor de planning en voor het bijhouden van het verlofsaldo. Wettelijk moet een werkgever een verlofaanvraag binnen twee weken beantwoorden; doet hij dat niet, dan geldt het verlof als toegekend. Een duidelijk formulier helpt om die termijn te bewaken.
Wat staat erin?
Een compleet vakantieaanvraag formulier bevat:
- De naam en afdeling van de medewerker.
- De gewenste verlofperiode met begin- en einddatum.
- Het aantal aangevraagde vakantiedagen of uren.
- Het huidige en het resterende verlofsaldo.
- Ruimte voor het besluit van de werkgever: akkoord of niet, met eventuele toelichting.
- De datum van aanvraag en van het besluit.
Tip: laat de medewerker het verlofsaldo alvast zelf invullen. Dat scheelt jou uitzoekwerk en maakt meteen duidelijk of er genoeg dagen zijn voor de aanvraag.
Reageert de werkgever niet binnen twee weken schriftelijk op een verlofaanvraag, dan is het verlof volgens de wet vastgesteld zoals de medewerker het heeft aangevraagd. Een formulier met een besluitdatum helpt die termijn te bewaken.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Controleer of een cao of bedrijfsregeling afwijkende termijnen of regels kent.
Waar moet je op letten?
Een vlot verlofproces valt of staat bij duidelijke afspraken. Denk aan de volgende punten als je het formulier in je organisatie gebruikt.
- Reactietermijn: beantwoord een aanvraag binnen twee weken, anders geldt het verlof als toegekend.
- Wettelijke en bovenwettelijke dagen: houd deze apart bij, want de wettelijke dagen vervallen eerder.
- Piekperiodes: spreek af hoe je omgaat met meerdere aanvragen voor dezelfde populaire periode.
- Bezetting: toets of de planning rond blijft voordat je akkoord geeft.
- Bijzonder verlof: gebruik voor calamiteiten- of zorgverlof zo nodig een aparte route.
Een vast formulier met een besluitveld en een datum maakt het proces overzichtelijk en helpt je de wettelijke termijnen te bewaken.
Voorbeeldtekst
Hieronder staat een voorbeeld van een vakantieaanvraag formulier met een deel voor de medewerker en een deel voor de werkgever. De medewerker vult de gewenste periode in bij [begindatum] en [einddatum] en noteert het aantal dagen en het verlofsaldo. De werkgever vult daarna het besluit in en dateert dat, zodat de reactietermijn van twee weken aantoonbaar wordt gehaald. Gebruik voor elke aanvraag een apart formulier, zodat je per periode een duidelijk overzicht houdt. Wil je het formulier digitaal aanbieden, dan kun je de velden als invulvelden opnemen en het besluit met een digitale handtekening vastleggen. Zo blijft het verlofsaldo overzichtelijk en voorkom je losse briefjes en misverstanden over toegekende dagen. Controleer bij twijfel of een cao afwijkende regels of termijnen kent.
Vakantieaanvraag
In te vullen door de medewerker:
- Naam medewerker: [naam medewerker]
- Afdeling: [afdeling]
- Gewenste periode: van [begindatum] tot en met [einddatum]
- Aantal aangevraagde dagen: [aantal dagen]
- Huidig verlofsaldo: [aantal] dagen
- Saldo na goedkeuring: [aantal] dagen
- Datum aanvraag: [datum]
Handtekening medewerker:
In te vullen door de werkgever:
- Besluit: [akkoord / niet akkoord]
- Toelichting (indien van toepassing): [toelichting]
- Datum besluit: [datum]
Naam en handtekening leidinggevende: [naam leidinggevende]
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract laat je de aanvraag invullen en digitaal aftekenen.
- Invulvelden: zet periode, dagen en saldo in slimme velden.
- Digitaal akkoord: leidinggevende en medewerker tekenen in de browser.
- In het dossier: de aanvraag komt automatisch bij het verlof in het dossier.
Gebruik dit model direct
Vul het vakantieaanvraag formulier in en laat het online aftekenen.
Veelgestelde vragen
Binnen welke termijn moet ik een vakantieaanvraag beantwoorden?
Volgens de wet reageer je binnen twee weken schriftelijk. Doe je dat niet, dan geldt het aangevraagde verlof als vastgesteld. Een formulier met een besluitdatum helpt om die termijn te bewaken.
Mag ik een vakantieaanvraag weigeren?
Alleen bij zwaarwegende bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld als de bezetting in gevaar komt. Je moet dat binnen twee weken schriftelijk en gemotiveerd laten weten. Gebruik daarvoor het besluitveld op het formulier.
Moet een vakantieaanvraag op papier?
Dat hoeft niet per se; het mag ook digitaal. Een vast formulier of digitale aanvraag maakt wel duidelijk wat is aangevraagd en besloten, en houdt het verlofsaldo overzichtelijk.
Hoe houd ik het verlofsaldo bij?
Noteer op elk formulier het saldo voor en na de aanvraag. In een personeelsdossier of HR-systeem loopt het saldo automatisch mee, zodat je altijd het actuele aantal dagen ziet.