Personeelsdossier-software: alles per medewerker op orde
Een personeelsdossier is meer dan een map met contracten. Met de personeelsdossier-software van OurDigitalContract houd je alle personeelsgegevens per medewerker bij, versleuteld, overzichtelijk en volgens de AVG.
Alle personeelsgegevens op een veilige plek
Een personeelsdossier is meer dan een map met contracten. Er zitten persoons- en contactgegevens in, arbeidsovereenkomsten en verlengingen, een kopie van het identiteitsbewijs, diploma's en een VOG, verlofafspraken, functionerings- en verzuimstukken en salarisgegevens. Zolang je dat verspreid over mappen, mailboxen en Excel-bestanden bewaart, raak je overzicht kwijt en loop je risico met gevoelige gegevens. Met de personeelsdossier-software van OurDigitalContract houd je alles per medewerker bij, versleuteld en overzichtelijk.
Wat je in het dossier bijhoudt
| Onderdeel | Voorbeelden |
|---|---|
| Persoonsgegevens | Naam, adres, contactgegevens |
| Contracten | Arbeidsovereenkomsten en verlengingen |
| Documenten | Cv, diploma, VOG, identiteitskopie |
| Verlof en verzuim | Verlofsaldo, verzuimregistratie |
| Salaris | Salarisafspraken en loonstroken |
Loonstroken hoef je niet handmatig te verdelen. Een bundel-pdf uit het salarispakket splitst de tool automatisch en koppelt elke strook versleuteld aan de juiste medewerker en periode.
De AVG in de praktijk
Een personeelsdossier bevat gevoelige gegevens, dus de AVG stelt eisen. Je bewaart niet meer dan nodig, je zorgt dat alleen bevoegde mensen erbij kunnen en je gaat zorgvuldig om met een kopie van het identiteitsbewijs en het burgerservicenummer. In OurDigitalContract regel je met een rollen- en rechtenmodel wie welk dossier of welk onderdeel mag zien. Salaris en bsn kun je apart afschermen. Inzage voor de medewerker zelf staat standaard uit en zet je alleen aan als je dat wilt.
Voor een kopie van het identiteitsbewijs en het bsn gelden aparte regels. Bewaar alleen wat je nodig hebt en voor de juiste reden. In de kennisbank leggen we uit wat wel en niet mag met de id-kopie en het bsn in het personeelsdossier.
Bewaartermijnen en het archief
Gegevens bewaar je niet eindeloos. Voor verschillende onderdelen van het dossier gelden verschillende bewaartermijnen, en sommige stukken moet je juist een aantal jaren bewaren voor de Belastingdienst. Gaat een medewerker uit dienst, dan verhuist het dossier naar een archief met een bewaartermijn, zodat je niets te vroeg weggooit en ook niet langer bewaart dan mag. Zo houd je je administratie aantoonbaar op orde.
HR-mail bij het dossier
Vragen van medewerkers over verlof, contract of loonstrook komen binnen in een mailbox die aan het dossier is gekoppeld. Je wijst berichten toe, gebruikt sjablonen en beantwoordt gevoelige vragen via een beveiligde reageerlink.
Van papier en Excel naar een digitaal dossier
Werk je nu met mappen of losse bestanden, dan bouw je het digitale dossier stap voor stap op. Je voegt medewerkers toe, uploadt bestaande documenten en legt contracten en verlof vast. Nieuwe contracten laat je meteen online tekenen met een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de eIDAS-verordening, zodat het getekende document direct in het dossier belandt. Hoe je dit aanpakt, lees je in onze uitleg over het digitaliseren van het personeelsdossier.
Van sollicitant tot compleet dossier
Een dossier begint vaak al bij de werving. Met de wervingsmodule volg je een kandidaat van aanvraag tot contract, met fasen, scorekaarten en een eigen recruitmentmailbox. Neemt de kandidaat de baan aan, dan stroomt de informatie door naar een nieuw personeelsdossier, zodat je niets dubbel invoert.
Onboarden en documenten verzamelen
Bij een nieuwe medewerker verzamel je in korte tijd veel stukken: een getekend contract, de identiteitskopie, een VOG en soms een geheimhoudingsverklaring of studiekostenbeding. In het dossier houd je bij wat je al hebt en wat nog ontbreekt, zodat je onboarding compleet is en blijft. Handige modellen, zoals een welkomstbrief of een geheimhoudingsverklaring, vind je in de modellenbibliotheek.
In het kort
- Maak per medewerker een dossier aan en upload bestaande documenten.
- Leg contracten, verlof, verzuim en salaris vast op een plek.
- Laat nieuwe contracten online tekenen; ze belanden direct in het dossier.
- Zet uit-dienst-dossiers over naar een archief met bewaartermijn.
Veilig opgeslagen in Nederland
Alle gegevens staan versleuteld op servers in Nederland, met een eigen database per klant, tweestapsverificatie en dagelijkse versleutelde back-ups. Voor de verwerking van persoonsgegevens sluit je een verwerkersovereenkomst. Zo bewaar je gevoelige personeelsgegevens zorgvuldig en volgens de AVG.
Wat het kost
Een basispersoneelsdossier zit al in het gratis pakket, samen met 3 documenten per maand en een gebruiker. Voor een volledig personeelsdossier kies je Pro voor 19 euro per maand (exclusief btw), met tot 5 gebruikers. Heb je meerdere bv's of vestigingen, dan biedt Gold voor 39 euro per maand (exclusief btw) ruimte voor meerdere organisaties. Maandelijks opzegbaar; per jaar betalen levert twee maanden gratis op.
Wat OurDigitalContract als personeelsdossier-software doet
Alle personeelsgegevens per medewerker, veilig en volgens de AVG.
- Alles op een plek: contracten, documenten, verlof, verzuim en salaris per medewerker.
- Rechten per rol: bepaal wie welk dossier mag zien, met salaris en bsn apart afschermbaar.
- Bewaartermijnen bewaakt: uit-dienst-dossiers naar een archief met bewaartermijn.
- Loonstroken gekoppeld: bundel-pdf splitsen en versleuteld bij de juiste medewerker.
Klaar om je personeelsdossiers te digitaliseren?
Houd contracten, documenten, verlof en salaris per medewerker bij, versleuteld en volgens de AVG. Begin gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Wat hoort er in een personeelsdossier?
Onder meer persoons- en contactgegevens, contracten en verlengingen, diploma's, een VOG, de identiteitskopie, verlof en verzuim en salarisgegevens. Wat verplicht is leggen we uit in de kennisbank.
Is een digitaal personeelsdossier AVG-proof?
De gegevens staan versleuteld op servers in Nederland, met een eigen database per klant en rechten die bepalen wie wat mag zien. Voor de verwerking sluit je een verwerkersovereenkomst. Je blijft zelf verantwoordelijk voor rechtmatig gebruik.
Hoe lang moet ik een dossier bewaren?
Voor verschillende onderdelen gelden verschillende bewaartermijnen. Medewerkers die uit dienst gaan verhuizen naar een archief met bewaartermijn. De precieze termijnen staan in de kennisbank.
Kan de medewerker zijn eigen dossier inzien?
Inzage voor de medewerker staat standaard uit. Je kunt die aanzetten als je dat wilt, en salaris en bsn apart afschermen.
Kan ik loonstroken in het dossier zetten?
Ja. Een bundel-pdf uit het salarispakket splitst de tool automatisch en koppelt elke strook versleuteld aan de juiste medewerker en periode.