Kopie ID en BSN in het personeelsdossier: wat mag en wat moet?
Bij een identiteitsbewijs en het burgerservicenummer botsen twee plichten: de fiscale bewaarplicht en de privacyregels van de AVG. Voor medewerkers móét je een kopie ID bewaren, voor sollicitanten mag het juist niet. Zo zit het precies.
Identiteitscontrole bij indiensttreding: een harde plicht
Vóór de eerste werkdag ben je wettelijk verplicht de identiteit van je nieuwe medewerker te controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs: een paspoort of identiteitskaart. Een rijbewijs is hiervoor niet voldoende, omdat daaruit de nationaliteit en het verblijfsrecht niet blijken. Controleer of het document echt en geldig is en of de foto en kenmerken kloppen met de persoon die voor je staat. Neem deze controle standaard op in je onboarding-checklist.
Kopie ID bewaren: verplicht voor de loonadministratie
Van elke medewerker moet je een duidelijke, volledige kopie van het identiteitsbewijs opnemen in de (loon)administratie, inclusief pasfoto en BSN. Anders dan bij veel andere situaties mag je hier dus niets afschermen: de Belastingdienst eist een integrale kopie. Deze verplichting geldt vanaf de indiensttreding en de kopie bewaar je tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst ging. Meer over termijnen lees je in ons artikel over bewaartermijnen in het personeelsdossier.
Kun je bij een controle geen geldige kopie tonen, dan riskeer je toepassing van het anoniementarief (52% loonheffing zonder loonheffingskorting) en boetes. Het is dus geen formaliteit.
BSN: alleen gebruiken waar de wet het voorschrijft
Het burgerservicenummer is een wettelijk identificatienummer: je mag het alleen verwerken als een wet dat voorschrijft. Voor werkgevers betekent dat concreet: het BSN gebruik je voor de loonaangifte, de verzuimmelding bij de arbodienst of het UWV en de pensioenaanmelding. Je mag het BSN niet gebruiken als personeelsnummer, niet op pasjes of roosters zetten en niet delen met partijen die er geen wettelijke grondslag voor hebben.
Sollicitanten: geen kopie ID, geen BSN
Tijdens de sollicitatiefase ligt het precies andersom. Je mag het identiteitsbewijs van een sollicitant wel inzien, maar geen kopie of scan maken en het BSN niet registreren. Pas als iemand daadwerkelijk in dienst treedt, ontstaat de wettelijke grondslag om de kopie en het BSN vast te leggen. Vraag in vacatureformulieren dus nooit om een upload van het ID.
AVG-proof opslaan: zo doe je dat
Een kopie ID is fraudegevoelig en valt onder de AVG-plicht om persoonsgegevens passend te beveiligen. In de praktijk betekent dat:
- bewaar de kopie in een afgeschermd, digitaal personeelsdossier met toegang op basis van rollen — niet in een gedeelde map of mailbox;
- beperk de toegang tot degenen die het echt nodig hebben (HR, salarisadministratie);
- verwijder kopieën van oud-medewerkers zodra de fiscale bewaartermijn is verstreken;
- stuur kopieën nooit onbeveiligd per e-mail; gebruik een beveiligde upload.
Praktijktip. Vraag de kopie pas op ná het ondertekende contract, via een beveiligde uploadlink, en leg in het dossier vast wanneer en door wie het originele document is gecontroleerd. Zo combineer je de identificatieplicht met een nette AVG-verantwoording.
Personeelsdocumenten veilig digitaal beheren?
Met OurDigitalContract onderteken je contracten digitaal en bewaar je personeelsdocumenten veilig op servers in Nederland, ingericht volgens de AVG.
Veelgestelde vragen
Moet ik een kopie van het ID van elke medewerker bewaren?
Ja. Voor de loonadministratie ben je verplicht een volledige, duidelijke kopie van het paspoort of de identiteitskaart te bewaren, inclusief pasfoto en BSN. Deze bewaar je tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst ging.
Is een rijbewijs voldoende voor de identiteitscontrole?
Nee. Bij indiensttreding moet je de identiteit controleren met een paspoort of identiteitskaart, omdat daaruit ook nationaliteit en verblijfsstatus blijken. Een rijbewijs volstaat alleen in beperkte situaties, zoals de identificatieplicht op de werkplek zelf, maar niet voor de verificatie en de kopie in de administratie.
Mag ik een kopie ID vragen aan een sollicitant?
Nee. Tijdens de sollicitatiefase mag je het identiteitsbewijs alleen inzien; kopiëren of het BSN noteren mag pas op het moment dat de persoon daadwerkelijk in dienst treedt. Vraag in sollicitatieformulieren dus nooit om een upload van het ID.
Mag ik het BSN als personeelsnummer gebruiken?
Nee. Het BSN mag je alleen verwerken waar de wet dat voorschrijft, zoals in de loonaangifte en bij verzuimmeldingen aan arbodienst of UWV. Gebruik voor interne systemen altijd een eigen personeelsnummer.