Aanzegging versturen met bewijs van ontvangst
Een aanzegging versturen voordat een tijdelijk contract afloopt, en achteraf kunnen aantonen dat de medewerker hem heeft ontvangen: dat regel je met OurDigitalContract. Anders dan bij een contract tekent de ontvanger niet, maar bevestigt hij de ontvangst. Elk moment wordt vastgelegd in een bewijsoverzicht dat je bewijspositie ondersteunt.
Wat is een aanzegging?
Bij een tijdelijk contract van zes maanden of langer geldt een aanzegverplichting: uiterlijk een maand voor het einde laat je de medewerker schriftelijk weten of het contract wordt verlengd, en zo ja onder welke voorwaarden. Doe je dat niet of te laat, dan kan een vergoeding verschuldigd zijn. Een aanzegging op tijd en aantoonbaar versturen is dus belangrijk. Hoe je de precieze aanzegtermijn berekent, lees je in onze kennisbank.
Aanzeggen is geen ondertekenen
Bij een aanzegging hoeft de medewerker niets te tekenen. Het gaat erom dat de mededeling hem bereikt en dat je dat kunt aantonen. Daarom werkt OurDigitalContract hier met een ontvangstbevestiging in plaats van een handtekening: de medewerker opent de beveiligde link, leest de aanzegging en bevestigt de ontvangst. Dat verschil is wezenlijk, want je wilt bewijzen dat de boodschap is aangekomen, niet dat er een overeenkomst is gesloten.
| Gebeurtenis | Wat wordt vastgelegd |
|---|---|
| Verzonden | Het moment waarop de aanzegging is verstuurd |
| E-mail geopend | Dat de e-mail is geopend |
| Beveiligde link geopend | Hoe vaak de link is bekeken |
| Actieve leestijd | De tijd dat de aanzegging daadwerkelijk is gelezen |
| Ontvangst bevestigd | Het moment van de ontvangstbevestiging |
Discreet e-mailen
Een aanzegging kan gevoelig liggen, zeker als je niet verlengt. Met de optie voor discreet e-mailen noemen het onderwerp en de tekst van de mail niet om wat voor document het gaat. De medewerker ziet dat pas na het openen van de beveiligde link. Zo voorkom je dat de inhoud al zichtbaar is in een meldingsvenster of een gedeelde inbox.
Het bewijsoverzicht is server-autoritatief: het verzendmoment, de openingen en de ontvangstbevestiging worden aan de kant van OurDigitalContract vastgelegd, niet door de ontvanger ingevuld. Dat maakt het overzicht betrouwbaarder als bewijs dat de aanzegging is aangekomen.
Zo verstuur je een aanzegging
- Kies de aanzegbrief. Gebruik het model aanzegbrief of je eigen sjabloon.
- Vul de gegevens in. Naam, einddatum contract en of je wel of niet verlengt.
- Zet discreet e-mailen aan. Optioneel, bij een gevoelige boodschap.
- Verstuur. De medewerker ontvangt een beveiligde link.
- Volg het bewijs. Je ziet verzending, opening, leestijd en de ontvangstbevestiging.
Op tijd is het belangrijkst
De aanzegverplichting draait om tijdigheid: uiterlijk een maand voor het einde van het contract. Zet daarom een herinnering en verstuur de aanzegging ruim op tijd. Twijfel je of de aanzegverplichting in jouw situatie geldt, raadpleeg dan de kennisbank of een juridisch adviseur.
Aanzegging en het personeelsdossier
De verstuurde aanzegging en het bijbehorende bewijsoverzicht horen bij de medewerker. In OurDigitalContract blijven ze bij het personeelsdossier bewaard, samen met het contract en de verlengingen. Zo heb je bij een eventuele discussie alles op een plek: het contract, de aanzegging en het bewijs dat die is ontvangen.
Aanzeggen bij wel of niet verlengen
Een aanzegging gaat over de vraag of je een aflopend tijdelijk contract voortzet. Je kunt drie kanten op: niet verlengen, wel verlengen onder dezelfde voorwaarden, of wel verlengen onder gewijzigde voorwaarden. In alle drie de gevallen laat je dat schriftelijk en op tijd weten. Verleng je onder nieuwe voorwaarden, dan is het vaak logisch om na de aanzegging een nieuw contract op te stellen en dat te laten tekenen. Verleng je niet, dan is de aanzegging met bewijs van ontvangst juist het document dat je bewaart voor het geval er later vragen komen over de afronding van het dienstverband.
Verschil met een gewone e-mail
Waarom niet gewoon een e-mail sturen? Bij een losse e-mail kun je meestal wel aantonen dat je iets hebt verstuurd, maar niet goed dat en wanneer de medewerker het heeft gelezen en ontvangen. Een leesbevestiging in een gewoon mailprogramma is bovendien vrijblijvend en kan worden geweigerd. Bij een aanzegging via OurDigitalContract wordt de opening van de mail, het openen van de beveiligde link, de actieve leestijd en de ontvangstbevestiging aan onze kant vastgelegd. Dat geeft een vollediger beeld dan een enkele verzonden e-mail.
Ook voor andere mededelingen
De aanpak met een ontvangstbevestiging werkt niet alleen voor een aanzegging. Ook andere mededelingen die de medewerker moet ontvangen zonder dat er iets te tekenen valt, kun je zo versturen met bewijs van ontvangst. Denk aan een formele kennisgeving waarbij het vooral belangrijk is dat je aantoonbaar kunt maken dat de boodschap is aangekomen en gelezen.
Wat kost het?
Aanzeggingen versturen kan al met een betaald pakket dat een volledig personeelsdossier biedt. Pro kost 19 euro per maand (exclusief btw) met tot 5 gebruikers en eigen sjablonen; Gold 39 euro per maand voegt HR-mailsjablonen, meerdere bv's en Word-import toe. Je kunt gratis beginnen om de tool te leren kennen. Maandelijks opzegbaar.
Waarom OurDigitalContract
Aanzeggen doe je aantoonbaar, discreet en netjes gekoppeld aan het dossier.
- Bewijs van ontvangst: verzending, opening, leestijd en bevestiging vastgelegd.
- Server-autoritatief: het bewijs wordt aan onze kant vastgelegd, niet door de ontvanger.
- Discreet e-mailen: de boodschap is pas zichtbaar na het openen van de link.
- Bij het dossier: aanzegging en bewijs blijven bij de medewerker bewaard.
Verstuur je aanzegging op tijd en aantoonbaar
Maak gratis een account en gebruik het model aanzegbrief als basis.
Veelgestelde vragen
Hoe verstuur ik een aanzegging met bewijs van ontvangst?
Kies het model aanzegbrief, vul de gegevens in en verstuur. De medewerker opent de beveiligde link en bevestigt de ontvangst. Verzending, opening, leestijd en ontvangstbevestiging komen in een bewijsoverzicht.
Moet de medewerker de aanzegging ondertekenen?
Nee. Bij een aanzegging bevestigt de medewerker de ontvangst; er wordt niet getekend. Het gaat erom aantoonbaar te maken dat de mededeling is aangekomen.
Wat houdt het bewijs van ontvangst precies in?
Het bewijsoverzicht legt vast: het verzendmoment, dat de e-mail is geopend, hoe vaak de beveiligde link is geopend, de actieve leestijd en het moment van de ontvangstbevestiging. Dit wordt server-autoritatief vastgelegd.
Wat is discreet e-mailen bij een aanzegging?
Bij discreet e-mailen noemen het onderwerp en de tekst van de mail niet om wat voor document het gaat. De medewerker ziet de inhoud pas na het openen van de beveiligde link.
Wanneer moet ik een aanzegging versturen?
Bij een tijdelijk contract van zes maanden of langer, uiterlijk een maand voor het einde. Hoe je de aanzegtermijn precies berekent, lees je in de kennisbank; bij twijfel raadpleeg je een juridisch adviseur.