Introductiebrief nieuwe collega (gratis voorbeeld)
Met een korte introductiebrief kondig je een nieuwe collega intern aan bij het team. Je vertelt wie er komt, in welke rol en vanaf wanneer, zodat iedereen de nieuwe medewerker meteen een warm welkom kan geven.
Wanneer gebruik je dit?
Als er een nieuwe medewerker start, is het fijn om het team daar vooraf over te informeren. Een korte introductiebrief die je rondstuurt per e-mail of op het intranet zorgt ervoor dat collega's weten wie er komt, wat de nieuwe collega gaat doen en waar hij komt te zitten. Dat maakt de eerste werkdag prettiger en helpt de nieuwe medewerker sneller zijn draai te vinden. Deze brief is intern; hij is dus iets anders dan de welkomstbrief die je aan de nieuwe medewerker zelf stuurt.
Wat staat erin?
Een prettige introductiebrief bevat:
- De naam van de nieuwe collega en de startdatum.
- De functie en de afdeling of het team.
- Een korte omschrijving van de taken.
- Een paar persoonlijke weetjes, alleen als de nieuwe collega dat goed vindt.
- Waar de collega komt te zitten of hoe hij bereikbaar is.
- Een oproep om de nieuwe medewerker welkom te heten.
Tip: vraag de nieuwe collega vooraf of hij het leuk vindt om iets persoonlijks te delen, zoals een hobby. Deel alleen wat hij zelf akkoord vindt, zodat je zorgvuldig met zijn gegevens omgaat.
Houd de brief kort en positief. Een introductie van een paar zinnen wordt beter gelezen dan een lange tekst. Een foto erbij is leuk, maar plaats die alleen met toestemming van de nieuwe collega.
Dit model is een algemeen voorbeeld. Pas de toon aan op je organisatie: bij de ene club mag het formeler, bij de andere juist luchtig.
Waar moet je op letten?
Een introductiebrief is intern, maar bevat toch gegevens van een collega. Houd de toon en de privacy in balans met de volgende punten.
- Toestemming: deel alleen persoonlijke weetjes of een foto als de nieuwe collega dat goed vindt.
- Kort en positief: een paar zinnen worden beter gelezen dan een lange tekst.
- Praktische info: vermeld waar de collega zit en hoe hij bereikbaar is.
- Timing: stuur de brief vlak voor of op de startdatum.
- Uitnodiging: nodig het team uit om even kennis te maken.
Zo krijgt de nieuwe collega een warm onthaal en weet iedereen meteen wie erbij is gekomen.
Voorbeeldtekst
Hieronder staat een voorbeeld van een introductiebrief om intern rond te sturen. Vul de naam, functie, startdatum en het team van de nieuwe collega in en beschrijf kort de taken. Voeg alleen een persoonlijk weetje toe als de nieuwe collega dat goed vindt. Sluit af met een uitnodiging om even kennis te maken. Pas de toon aan op je organisatie en verstuur de brief per e-mail of via het intranet.
Betreft: even voorstellen, onze nieuwe collega
Beste collega's,
Met plezier stellen we jullie een nieuwe collega voor. Op [startdatum] begint [naam nieuwe collega] bij ons in de functie van [functie], binnen het team [afdeling/team].
[naam nieuwe collega] gaat zich vooral bezighouden met [belangrijkste taken]. [Hij/Zij] heeft ervaring met [korte achtergrond of vorige rol] en gaat ons team versterken.
Buiten het werk houdt [naam nieuwe collega] van [persoonlijk weetje, alleen met toestemming]. Je vindt [hem/haar] straks op [werkplek/locatie] en [hij/zij] is bereikbaar via [e-mailadres of intern nummer].
We hopen dat jullie [naam nieuwe collega] een warm welkom geven. Loop gerust even langs om kennis te maken.
Met vriendelijke groet,
[naam afzender]
[functie]
[bedrijfsnaam]
Dit model direct online gebruiken
Met OurDigitalContract regel je de introductie en de contractstukken op een plek.
- Invulvelden: zet naam, functie en startdatum in slimme velden.
- Sjabloon: bewaar de introductiebrief als vast sjabloon voor elke nieuwe collega.
- In het dossier: de contractstukken van de nieuwe collega staan bij elkaar in het dossier.
Gebruik dit model direct
Vul de introductiebrief in en stuur hem eenvoudig rond.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met een welkomstbrief?
Een welkomstbrief richt je aan de nieuwe medewerker zelf, om hem te ontvangen en wegwijs te maken. Een introductiebrief stuur je intern rond aan het team, om de nieuwe collega aan te kondigen.
Mag ik persoonlijke informatie in de brief zetten?
Alleen met toestemming van de nieuwe collega. Vraag vooraf wat hij prettig vindt om te delen, zoals een hobby of vorige functie. Deel niet zomaar privegegevens of een foto zonder akkoord.
Wanneer stuur ik de introductiebrief?
Meestal vlak voor of op de startdatum, zodat het team op tijd weet dat er iemand bij komt. Zo kunnen collega's de nieuwe medewerker meteen op de eerste dag welkom heten.
Hoe lang moet de brief zijn?
Kort en krachtig. Een paar zinnen met de naam, functie, startdatum en taken zijn genoeg. Een korte, positieve introductie wordt beter gelezen dan een lange tekst en maakt de eerste indruk warm.