Telefoon en laptop bruikleen (gratis voorbeeld)
Een korte bruikleenverklaring voor een zakelijke telefoon en laptop legt vast dat de medewerker deze apparaten gebruikt maar niet in eigendom krijgt. Zo regel je in een paar regels het gebruik, het onderhoud en de teruggave bij einde dienstverband.
Wanneer gebruik je dit?
Geef je een nieuwe medewerker een zakelijke telefoon en laptop mee? Dan is een korte bruikleenverklaring genoeg om vast te leggen dat de apparaten van de werkgever blijven. Deze variant is bewust beknopt: bij enkel een telefoon en een laptop hoef je geen uitgebreide bedrijfsmiddelenovereenkomst op te stellen. Voor een breder pakket aan middelen gebruik je beter de volledige bruikleenovereenkomst bedrijfsmiddelen.
Wat staat erin?
Deze compacte verklaring bevat:
- Welke apparaten in bruikleen worden gegeven, met merk, type en serienummer.
- Dat de apparaten eigendom blijven van de werkgever.
- Of zakelijk gebruik met beperkt prive gebruik is toegestaan.
- Dat de medewerker zorgvuldig met de apparatuur omgaat en schade of verlies meldt.
- Afspraken over software, updates en beveiliging.
- Dat de apparaten bij einde dienstverband worden ingeleverd.
Tip: noteer het serienummer en de staat van het apparaat bij uitgifte. Bij teruggave kun je dan eenvoudig controleren of alles compleet en onbeschadigd terug is.
Een verstrekte laptop of telefoon voor zakelijk gebruik valt onder de gerichte vrijstelling als het noodzakelijk is voor het werk. Prive voordeel is dan onbelast. Leg het zakelijke gebruik daarom duidelijk vast.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Pas de tekst aan op je eigen situatie en laat hem bij twijfel controleren door een specialist.
Waar moet je op letten?
Ook bij een korte bruikleen is het slim om vooraf een paar praktische zaken te regelen. Zo voorkom je gedoe bij verlies, schade of vertrek.
- Reparatie en vervanging: wat doet de medewerker bij een kapot scherm of een niet-werkend apparaat?
- Privegebruik en apps: bepaal of eigen apps en accounts zijn toegestaan en hoe je die scheidt van zakelijk gebruik.
- Wachtwoord en toegang: spreek af dat het apparaat met een wachtwoord of pincode is beveiligd.
- Wissen bij teruggave: leg vast dat het apparaat bij inlevering wordt teruggezet naar de fabrieksinstellingen.
- Verzekering: controleer of verlies en diefstal buiten kantoor zijn gedekt.
Door dit vooraf te bespreken weet de medewerker precies wat er van hem wordt verwacht en houd jij grip op je apparatuur.
Voorbeeldtekst
Hieronder staat een korte voorbeeldtekst voor de bruikleen van een telefoon en laptop. Vervang de delen tussen blokhaken, zoals [merk en type] en [serienummer], door de gegevens van de apparaten die je meegeeft. Laat onderdelen weg die niet van toepassing zijn en voeg zo nodig een extra apparaat toe. Bewaar een getekend exemplaar bij de uitgifte, zodat je bij teruggave kunt terugkijken wat er precies is afgesproken.
Verklaring bruikleen telefoon en laptop
De ondergetekenden:
[naam werkgever], gevestigd te [plaats], hierna te noemen werkgever, en [naam medewerker], wonende te [plaats], hierna te noemen medewerker,
verklaren het volgende:
- Bruikleen: de werkgever geeft de medewerker de volgende apparatuur in bruikleen: telefoon [merk en type], serienummer [serienummer], en laptop [merk en type], serienummer [serienummer].
- Eigendom: de apparatuur blijft eigendom van de werkgever. De medewerker verkrijgt geen eigendom.
- Gebruik: de apparatuur is bestemd voor zakelijk gebruik. Beperkt privegebruik is [wel/niet] toegestaan.
- Zorgplicht: de medewerker gaat zorgvuldig met de apparatuur om en meldt schade, verlies of diefstal direct bij [contactpersoon].
- Beveiliging: de medewerker houdt zich aan het beveiligingsbeleid en installeert alleen goedgekeurde software.
- Teruggave: bij einde dienstverband levert de medewerker de apparatuur, inclusief toebehoren, uiterlijk op [datum/laatste werkdag] in.
Aldus verklaard en ondertekend te [plaats] op [datum].
[naam werkgever] [naam medewerker]
Handtekening werkgever Handtekening medewerker
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract laat je de bruikleenverklaring meteen digitaal ondertekenen.
- Invulvelden: zet serienummers en apparaatgegevens in slimme velden.
- Digitaal tekenen: de medewerker tekent in de browser, zonder eigen account.
- In het dossier: de getekende verklaring komt automatisch in het personeelsdossier.
Gebruik dit model direct
Vul de bruikleenverklaring in en laat hem online ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met de bruikleenovereenkomst bedrijfsmiddelen?
Deze variant is korter en bedoeld voor alleen een telefoon en laptop. De volledige bruikleenovereenkomst bedrijfsmiddelen is uitgebreider en geschikt voor een breder pakket aan middelen zoals gereedschap of voertuigen.
Mag de medewerker de telefoon prive gebruiken?
Dat mag je zelf bepalen. Veel werkgevers staan beperkt privegebruik toe. Leg in de verklaring vast of dit is toegestaan, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over het gebruik.
Wie betaalt bij schade of verlies?
Standaard draagt de werkgever normale slijtage. Bij schade door onzorgvuldig gebruik kun je de medewerker aanspreken, maar houd rekening met de wettelijke grenzen. Leg de meldplicht en verantwoordelijkheden helder vast.
Moet de medewerker de apparaten inleveren bij ontslag?
Ja, de apparaten blijven eigendom van de werkgever. Spreek een concrete inleverdatum af, bij voorkeur de laatste werkdag, en controleer de staat aan de hand van het serienummer.