Heet een nieuwe medewerker warm welkom en geef in één brief alle praktische informatie voor de eerste werkdag.
Gebruik dit model direct - verstuur en onderteken online met een elektronische handtekening (eIDAS). Al een account? Log in.
Een welkomstbrief is een korte, gastvrije brief die je een nieuwe medewerker stuurt vóór de eerste werkdag. De brief bevestigt de startdatum en zet de praktische zaken op een rij: aanvangstijd, locatie, de contactpersoon of inwerkbegeleider en wat de medewerker moet meenemen. Zo begint iemand ontspannen en goed voorbereid.
Je verstuurt de welkomstbrief in de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag (de pre-boarding). Het is geen juridisch document, maar een belangrijk onderdeel van een goede onboarding: een warme ontvangst vergroot de betrokkenheid en verlaagt de kans op vroegtijdig vertrek.
Vraag op de eerste werkdag om een geldig identiteitsbewijs voor de verplichte identificatie. Verzamel niet meer persoonsgegevens dan nodig en bewaar een kopie zorgvuldig (AVG).
Laat je e-mailadres achter, zet het vinkje aan, en het model verschijnt meteen hieronder, klaar om te bekijken en te printen.
We gebruiken je e-mailadres voor het model, je proefomgeving en de mails waarvoor je hierboven toestemming geeft. Zie onze privacyverklaring.
Dit is een gratis voorbeeldcontract. Het is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is niet toegesneden op jouw bedrijf, jouw cao of jouw situatie.
Twijfel je? Stel je vraag via de knop rechtsonder, dan kijken we mee.
[Naam werkgever]
[Straat en huisnummer werkgever]
[Postcode en vestigingsplaats werkgever]
Aan [Naam nieuwe medewerker]
[Straat en huisnummer medewerker]
[Postcode en woonplaats medewerker]
[Plaats], [Datum brief]
Betreft: welkom en praktische informatie over je eerste werkdag
Beste [Voornaam],
Van harte welkom. Fijn dat je bij ons komt werken als [Functie] binnen [Afdeling of team]. Hieronder lees je wat je kunt verwachten.
Je eerste werkdag is [Eerste werkdag]. We verwachten je om [Aanvangstijd eerste dag] op [Adres werklocatie] en de dag duurt tot ongeveer [Eindtijd eerste dag]. Meld je bij de receptie; [Naam ontvanger eerste dag] haalt je daar op en laat je het pand zien.
Voordat je met het werk begint, moeten wij je identiteit vaststellen aan de hand van een origineel, geldig identiteitsbewijs. Kom daarvoor uiterlijk [Uiterste datum identiteitscontrole] langs, zodat de controle rond is vóór je eerste werkdag. Geschikt zijn onder meer een Nederlands paspoort of identiteitskaart, een paspoort of identiteitskaart uit een ander land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland, en een geldig vreemdelingendocument. Een rijbewijs is niet geldig: daarop staan je nationaliteit en verblijfsstatus niet. Heb je een nationaliteit van buiten de EER of Zwitserland, neem dan ook je verblijfsdocument mee, zodat wij kunnen vaststellen of en onder welke voorwaarden je mag werken.
Wij maken een kopie voor de loonadministratie; dat verplicht artikel 28 van de Wet op de loonbelasting 1964. Op die kopie moeten je pasfoto, burgerservicenummer en documentnummer juist goed leesbaar blijven, dus een afgeschermde kopie zoals de KopieID-app die maakt kunnen wij niet gebruiken. De kopie bewaren we tot vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin je dienstverband eindigt.
Voor de salarisadministratie hebben we je naam, adres, woonplaats en burgerservicenummer nodig, plus je keuze om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen. Die gegevens moeten uiterlijk de dag vóór je eerste werkdag binnen zijn. Ontbreken ze, dan zijn wij verplicht het anoniementarief van 52 procent toe te passen, zonder loonheffingskorting; je houdt dan fors minder over totdat alles verwerkt is. Lever ze aan via [Beveiligde manier van aanleveren, bijvoorbeeld het personeelsportaal] en stuur je burgerservicenummer niet per gewone e-mail. Vragen? Bel [Naam contactpersoon salarisadministratie] via [Telefoonnummer salarisadministratie].
Wij hanteren een kledingvoorschrift: [Kledingvoorschrift]. Dat geldt voor iedereen gelijk en heeft te maken met [Reden van het voorschrift, bijvoorbeeld veiligheid, hygiëne of representativiteit]. Vraagt je geloof, je levensovertuiging of een beperking om een aanpassing, bespreek dat dan vooraf; we kijken samen wat mogelijk is. De lunch is geregeld: [Lunchregeling]. Je werkplek, laptop en toegangspas liggen klaar.
De eerste weken werken we je stap voor stap in: je maakt kennis met het team en krijgt de belangrijkste systemen en werkafspraken uitgelegd. Je vaste aanspreekpunt en inwerkbegeleider is [Naam inwerkbegeleider], bij wie je met elke vraag terecht kunt. Na [Moment eerste evaluatiegesprek] bespreken we hoe het gaat.
Aan deze brief kun je geen rechten ontlenen. Je arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement en een eventuele cao gaan voor. De genoemde voorzieningen gelden voor de eerste periode en kunnen wijzigen. Hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, staat in onze privacyverklaring: [Vindplaats privacyverklaring].
Heb je voor die tijd nog vragen, bel dan gerust je inwerkbegeleider via [Telefoonnummer inwerkbegeleider]. We kijken ernaar uit je te ontmoeten en wensen je een goede start.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.
Met vriendelijke groet,
[Naam ondertekenaar]
[Functie ondertekenaar]
[Naam werkgever]
Verstuur het en laat het online ondertekenen met een elektronische handtekening (eIDAS). Gratis beginnen, geen creditcard nodig.