Leaseauto-regeling (gratis voorbeeld)
Een leaseauto-regeling legt vast onder welke voorwaarden een medewerker een auto van de zaak gebruikt. Je regelt hierin de bijtelling, het privegebruik, brandstof en teruggave, zodat er achteraf geen discussie ontstaat over kosten of aansprakelijkheid.
Wanneer gebruik je dit?
Zodra je een medewerker een auto van de zaak ter beschikking stelt, is een schriftelijke regeling verstandig. De regeling hoort bij de arbeidsovereenkomst en beschrijft wat wel en niet mag met de auto. Vooral het onderscheid tussen zakelijk en prive gebruik is belangrijk, omdat dit fiscale gevolgen heeft via de bijtelling. Ook wil je vooraf duidelijk maken wie schade, boetes en onderhoudskosten draagt.
Wat staat erin?
Een complete leaseauto-regeling beschrijft onder meer:
- Welke auto ter beschikking wordt gesteld en tegen welke leasevoorwaarden.
- Of privegebruik is toegestaan en zo ja, in welke mate.
- De bijtelling voor het privegebruik en dat deze via het loon wordt verrekend.
- De regeling voor brandstof, laadpas of een tankkaart.
- Wie verkeersboetes en het eigen risico bij schade betaalt.
- Regels bij ziekte, verlof en einde dienstverband: inleveren van de auto.
- De mogelijkheid van een verklaring geen privegebruik als de auto niet prive wordt gebruikt.
Tip: spreek af binnen welke termijn de medewerker de auto en de sleutels inlevert na het einde van het dienstverband. Zo voorkom je gedoe over doorlopende leasekosten.
Rijdt de medewerker minder dan 500 kilometer per jaar prive, dan kan met een Verklaring geen privegebruik auto de bijtelling achterwege blijven. De medewerker moet dit met een sluitende rittenregistratie kunnen aantonen.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen fiscaal of juridisch advies. De bijtellingspercentages en fiscale regels wijzigen regelmatig; controleer de actuele regels en laat de regeling bij twijfel toetsen door een adviseur.
Waar moet je op letten?
Een auto van de zaak brengt naast rijplezier ook verplichtingen mee. Bespreek en regel de volgende punten voordat de medewerker de sleutels krijgt.
- Rittenregistratie: is die nodig, bijvoorbeeld bij een verklaring geen privegebruik of om zakelijk en prive te scheiden?
- Laadpaal thuis: wie betaalt de aanschaf, de stroom en het terugbetalen van laadkosten bij een elektrische auto?
- Andere bestuurders: mogen gezinsleden of collega's de auto besturen en hoe zit het dan met de verzekering?
- Schade en verzekering: welke dekking geldt er en wat is het eigen risico bij een aanrijding?
- Einde leasecontract: wat gebeurt er bij bovenmatige kilometers of schade aan het einde van de looptijd?
Leg de antwoorden vast in de regeling, zodat er achteraf geen onduidelijkheid ontstaat over kosten en verantwoordelijkheden.
Voorbeeldtekst
Regeling auto van de zaak
De ondergetekenden:
[naam werkgever], gevestigd te [plaats], hierna te noemen werkgever, en [naam medewerker], wonende te [plaats], hierna te noemen medewerker,
komen het volgende overeen over het gebruik van de auto van de zaak:
- Auto: de werkgever stelt aan de medewerker de volgende auto ter beschikking: [merk en type], kenteken [kenteken].
- Gebruik: de auto is bestemd voor zakelijk gebruik. Privegebruik is [wel/niet] toegestaan.
- Bijtelling: bij privegebruik geldt de wettelijke bijtelling van [percentage] procent van de cataloguswaarde, die via het loon wordt verrekend.
- Brandstof en laden: de kosten worden voldaan met de door de werkgever verstrekte [tankkaart/laadpas].
- Boetes en schade: verkeersboetes komen voor rekening van de medewerker. Bij schade geldt een eigen risico van [bedrag] euro.
- Onderhoud: de medewerker houdt zich aan het onderhoudsschema en meldt schade direct bij [contactpersoon].
- Inleveren: bij einde dienstverband of langdurige afwezigheid levert de medewerker de auto en alle sleutels binnen [aantal] dagen in te [plaats].
Aldus overeengekomen en ondertekend te [plaats] op [datum].
[naam werkgever] [naam medewerker]
Handtekening werkgever Handtekening medewerker
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract vul je de regeling in en laat je hem meteen digitaal ondertekenen.
- Invulvelden: maak van de blokhaken slimme velden voor auto, kenteken en bedragen.
- Digitaal tekenen: de medewerker tekent in de browser, zonder eigen account.
- In het dossier: de getekende regeling komt automatisch in het personeelsdossier.
Gebruik dit model direct
Vul de leaseauto-regeling in en laat hem online ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Wat is bijtelling bij een auto van de zaak?
Bijtelling is een bedrag dat bij het loon wordt geteld als de medewerker de auto ook prive gebruikt. Over dat bedrag betaalt de medewerker belasting. Het percentage hangt af van het type auto en het jaar van eerste registratie.
Wanneer geldt de verklaring geen privegebruik?
Als de medewerker de auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar prive gebruikt en dat met een rittenregistratie kan aantonen. Dan kan de bijtelling achterwege blijven via een verklaring bij de Belastingdienst.
Wie betaalt verkeersboetes met een leaseauto?
In de meeste regelingen komen boetes voor rekening van de medewerker, omdat die de bestuurder is. Leg dit expliciet vast, net als het eigen risico bij schade, zodat er geen discussie ontstaat.
Moet de medewerker de auto inleveren bij ontslag?
Ja, de auto blijft eigendom van de werkgever of leasemaatschappij. Spreek een concrete inlevertermijn af, zodat de leasekosten niet onnodig doorlopen na het einde van het dienstverband.