Onbetaald verlof overeenkomst (gratis voorbeeld)
Onbetaald verlof is geen wettelijk recht, maar een afspraak tussen werkgever en werknemer. Juist daarom is het belangrijk om vooraf vast te leggen wat er gebeurt met loon, pensioen, vakantieopbouw, verzekeringen en de terugkeer.
Wanneer gebruik je dit?
Een werknemer wil een half jaar reizen, langer bij een ziek familielid zijn, een studie afmaken of gewoon even bijkomen. Voor die situaties bestaat geen wettelijke verlofvorm met behoud van loon. Wat overblijft is onbetaald verlof: jullie spreken samen af dat de werknemer een periode niet werkt en over die uren geen loon krijgt, terwijl het dienstverband blijft bestaan.
Omdat de wet hier niets regelt, bepaalt de overeenkomst alles. Kijk eerst of de cao of je personeelsregeling al voorwaarden stelt. Staat daar niets, dan is deze overeenkomst je enige houvast als er later discussie ontstaat over de terugkeer of over de opbouw van rechten.
Wat gebeurt er met loon, pensioen en opbouw?
Onbetaald verlof heeft gevolgen die veel werknemers vooraf onderschatten. Loop ze bij het gesprek stuk voor stuk langs:
- Loon: over de verlofuren wordt geen loon betaald. Dat werkt door in het vakantiegeld, een eventuele dertiende maand en in toeslagen die aan het loon hangen.
- Vakantiedagen: over onbetaalde verlofuren bouwt de werknemer geen vakantiedagen op, tenzij de cao gunstiger is.
- Pensioen: pensioenopbouw tijdens verlof staat niet in de wet. Werkgever, werknemer en pensioenuitvoerder maken hierover samen afspraken. Vaak kan de opbouw vrijwillig worden voortgezet als de premie wordt doorbetaald. Vraag het pensioenreglement na voordat je tekent.
- Werknemersverzekeringen: de werknemer blijft verzekerd voor de WW, de Ziektewet en de WIA zolang het aaneengesloten onbetaald verlof niet langer dan 18 maanden duurt. Onderbrekingen van minder dan vier weken tellen mee als aaneengesloten verlof. Duurt het verlof langer, dan vervalt de verzekering en heeft dat gevolgen voor een latere uitkering.
- Ziek tijdens het verlof: wordt de werknemer ziek in de verlofperiode, dan bestaat over de verlofuren geen recht op loondoorbetaling en ook geen recht op een Ziektewetuitkering. Er wordt over die uren immers geen loon gederfd. Pas vanaf de eerste dag na het verlof leeft de loondoorbetaling weer op.
- Zorgverzekering: de verzekeringsplicht blijft gewoon bestaan. De werknemer moet de premie voor de basisverzekering zelf blijven betalen, ook als er geen salaris binnenkomt. Door het lagere inkomen kan wel recht ontstaan op zorgtoeslag of op andere toeslagen.
Wat staat erin?
De overeenkomst benoemt in ieder geval:
- Partijen, de lopende arbeidsovereenkomst en de functie.
- De begindatum, de einddatum en de omvang van het verlof in uren per week.
- Dat het loon over de verlofuren stopt en wat dat betekent voor vakantiegeld en toeslagen.
- Wat er gebeurt met pensioenopbouw en wie de premie betaalt.
- De gevolgen voor de vakantieopbouw en het saldo bij aanvang.
- Wat geldt voor de werknemersverzekeringen, de zorgverzekering en ziekte tijdens het verlof.
- Bedrijfsmiddelen: wat wordt ingeleverd en wat mag de werknemer houden.
- De terugkeer: welke functie, welke werkplek, welke datum.
- Of het verlof tussentijds kan worden beeindigd en met welke termijn.
Waar moet je op letten?
Vier valkuilen:
- Geen recht, wel gelijke behandeling: je mag onbetaald verlof weigeren, maar wees consequent. Wijs je de een af en de ander toe zonder goede reden, dan ontstaat discussie over willekeur.
- Zet de terugkeer op papier: spreek af naar welke functie en werkplek de werknemer terugkeert. Zonder afspraak is de kans op conflict het grootst op de dag dat het verlof afloopt.
- Waarschuw voor de gevolgen: laat de werknemer schriftelijk bevestigen dat hij of zij is gewezen op de gevolgen voor pensioen, verzekeringen, uitkeringsrechten en toeslagen. Dat voorkomt een verwijt achteraf.
- Bewaak de 18 maanden: plan lang verlof zo dat je niet ongemerkt over de grens van 18 maanden gaat. Daarboven vervalt de dekking van de werknemersverzekeringen.
Dit is een gratis voorbeeldcontract. Het is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is niet toegesneden op jouw bedrijf, jouw cao of jouw situatie.
- Aan deze tekst kun je geen rechten ontlenen. Gebruik is voor eigen rekening en risico.
- Wet- en regelgeving verandert regelmatig. Controleer of de tekst nog actueel is op het moment dat je hem gebruikt.
- Vul het model altijd aan met jouw eigen gegevens en afspraken, en laat een jurist of arbeidsrechtspecialist meekijken voordat je het ondertekent.
- Qfile B.V. en OurDigitalContract zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dit model.
Twijfel je? Stel je vraag via de knop rechtsonder, dan kijken we mee.
Overeenkomst onbetaald verlof
De ondergetekenden
[Naam werkgever], [Rechtsvorm en KvK-nummer], gevestigd aan [Adres werkgever], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [Naam en functie vertegenwoordiger], hierna te noemen werkgever,
en
[Naam werknemer], geboren op [Geboortedatum werknemer], wonende aan [Adres werknemer] te [Postcode en woonplaats werknemer], hierna te noemen werknemer,
in aanmerking nemende dat de werknemer op grond van de arbeidsovereenkomst van [Datum arbeidsovereenkomst] werkzaam is in de functie van [Functie werknemer] voor [Arbeidsduur per week in uren] uur per week, en dat de werknemer heeft verzocht om onbetaald verlof, komen het volgende overeen.
Artikel 1. Onbetaald verlof
De werkgever verleent de werknemer onbetaald verlof. Partijen stellen vast dat er geen wettelijk recht op onbetaald verlof bestaat en dat dit verlof uitsluitend op deze afspraak berust. De reden van het verlof is: [Reden van het verlof]. De arbeidsovereenkomst blijft tijdens het verlof onverkort van kracht.
Artikel 2. Duur en omvang
Het verlof loopt van [Startdatum onbetaald verlof] tot en met [Einddatum onbetaald verlof] en heeft een omvang van [Aantal verlofuren per week] uur per week. Verlenging is alleen mogelijk als beide partijen daar schriftelijk mee instemmen.
Artikel 3. Loon en loonheffingen
Over de verlofuren betaalt de werkgever geen loon. Er wordt over die uren geen vakantiegeld, eindejaarsuitkering of andere loonafhankelijke toeslag opgebouwd, tenzij de cao anders bepaalt. Voor het vakantiegeld geldt aanvullend: [Afspraak over vakantiegeld].
Artikel 4. Pensioen
Voor de pensioenopbouw tijdens het verlof geldt: [Afspraak over pensioenopbouw tijdens het verlof]. De premiebetaling is als volgt geregeld: [Afspraak over premiebetaling pensioen]. Partijen volgen hierbij het pensioenreglement van de uitvoerder.
Artikel 5. Vakantiedagen
Over de onbetaalde verlofuren bouwt de werknemer geen vakantiedagen op, tenzij de cao anders bepaalt. Bij aanvang van het verlof heeft de werknemer nog [Aantal opgebouwde vakantiedagen bij aanvang] vakantiedagen openstaan. Deze dagen blijven staan en vervallen niet door het verlof.
Artikel 6. Werknemersverzekeringen en ziekte
De dienstbetrekking loopt tijdens het verlof door. De werknemer blijft verzekerd voor de werknemersverzekeringen zolang het aaneengesloten onbetaald verlof niet langer duurt dan 18 maanden. Onderbrekingen van minder dan vier weken tellen daarbij mee als aaneengesloten verlof. Duurt het verlof langer, dan vervalt die verzekering. Wordt de werknemer ziek tijdens het verlof, dan bestaat over de verlofuren geen recht op loondoorbetaling en evenmin op een uitkering op grond van de Ziektewet.
Artikel 7. Zorgverzekering en toeslagen
De werknemer blijft verzekeringsplichtig voor de Zorgverzekeringswet en betaalt de premie voor de basisverzekering zelf, ook als er geen loon wordt uitbetaald. De werknemer is erop gewezen dat het lagere inkomen gevolgen kan hebben voor toeslagen en dat mogelijk recht bestaat op (hogere) zorgtoeslag. De werknemer regelt dit zelf bij de Belastingdienst.
Artikel 8. Bedrijfsmiddelen en lopende regelingen
De werknemer levert bij aanvang van het verlof in: [In te leveren bedrijfsmiddelen]. Voor de leaseauto en overige voorzieningen geldt: [Afspraak over de leaseauto of andere voorzieningen]. Voor lopende regelingen zoals studiekosten en leningen geldt: [Afspraak over studiekosten en lopende regelingen].
Artikel 9. Terugkeer
Na afloop van het verlof hervat de werknemer het werk in de functie en op de werkplek [Functie of werkplek bij terugkeer], tegen de arbeidsvoorwaarden die golden voor het verlof. Op [Datum terugkeergesprek] voeren partijen een gesprek over de terugkeer en de werkverdeling.
Artikel 10. Tussentijdse beeindiging
Partijen kunnen het verlof in onderling overleg eerder beeindigen. Een verzoek daartoe wordt schriftelijk gedaan met inachtneming van [Opzegtermijn voor tussentijdse beeindiging].
Artikel 11. Overige bepalingen
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, samen met [Naam cao of personeelsregeling] voor zover die van toepassing is. Afwijkingen en aanvullingen zijn alleen geldig als zij schriftelijk zijn overeengekomen. De werknemer verklaart te zijn gewezen op de gevolgen van onbetaald verlof voor loon, pensioen, vakantieopbouw, verzekeringen, uitkeringsrechten en toeslagen.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te [Plaats ondertekening] op [Datum ondertekening].
[Naam ondertekenaar werkgever], [Functie ondertekenaar werkgever]
Handtekening werkgever
Handtekening werknemer
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract vul je dit model in en laat je het meteen digitaal ondertekenen.
- Invulvelden: zet de blokhaken om in slimme velden die de medewerker zelf invult.
- Digitaal tekenen: beide partijen tekenen in de browser, zonder account voor de ontvanger.
- In het dossier: de getekende overeenkomst wordt automatisch in het personeelsdossier bewaard.
Gebruik dit model direct
Vul dit model in en laat het online ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Heeft een werknemer recht op onbetaald verlof?
Nee. Onbetaald verlof staat niet in de wet en is een afspraak tussen werkgever en werknemer. Je mag een verzoek dus afwijzen, tenzij de cao of je eigen personeelsregeling er wel een recht van maakt.
Bouwt de werknemer vakantiedagen op tijdens onbetaald verlof?
Nee, over onbetaalde verlofuren bouwt de werknemer geen vakantiedagen op, tenzij de cao gunstiger is. Al opgebouwde vakantiedagen blijven wel gewoon staan.
Blijft de werknemer verzekerd voor WW en Ziektewet?
Ja, zolang het aaneengesloten onbetaald verlof niet langer duurt dan 18 maanden. Onderbrekingen korter dan vier weken tellen mee als aaneengesloten verlof. Boven die grens vervalt de verzekering en heeft dat gevolgen voor een latere uitkering.
Wat als de werknemer ziek wordt tijdens onbetaald verlof?
Over de verlofuren bestaat geen recht op loondoorbetaling en ook geen recht op een Ziektewetuitkering, omdat er over die uren geen loon wordt gederfd. Vanaf de eerste dag na het verlof geldt de gewone loondoorbetaling bij ziekte weer.
Wat gebeurt er met de zorgverzekering?
De verzekeringsplicht blijft bestaan en de werknemer betaalt de premie voor de basisverzekering zelf door, ook zonder salaris. Door het lagere inkomen kan recht ontstaan op zorgtoeslag; de werknemer vraagt dat zelf aan bij de Belastingdienst.
Loopt de pensioenopbouw door?
Dat regelt de wet niet. Werkgever, werknemer en pensioenuitvoerder maken daar samen afspraken over. Vaak kan de opbouw doorlopen als de premie wordt doorbetaald. Check het pensioenreglement en leg de uitkomst in de overeenkomst vast.