Onkostendeclaratie formulier (gratis voorbeeld)
Met een vast onkostendeclaratie formulier dienen medewerkers gemaakte kosten overzichtelijk in. Je legt datum, bedrag, omschrijving en bon vast, zodat de goedkeuring en de boekhouding soepel verlopen.
Wanneer gebruik je dit?
Maakt een medewerker kosten voor het werk, bijvoorbeeld reiskosten, materiaal of een zakelijke lunch? Dan declareert hij die met een onkostenformulier. Een vast formulier zorgt ervoor dat alle nodige gegevens compleet zijn: welke kosten, wanneer, met welk doel en met welke bon. Dat maakt de goedkeuring makkelijker en houdt je administratie op orde voor de Belastingdienst.
Wat staat erin?
Een compleet onkostenformulier bevat:
- De naam en afdeling van de medewerker.
- Per kostenpost: datum, omschrijving, doel en bedrag.
- Of het bedrag inclusief of exclusief btw is.
- Het totaalbedrag van de declaratie.
- Een verwijzing naar de bijgevoegde bonnen of facturen.
- Het rekeningnummer voor de uitbetaling.
- Ruimte voor de goedkeuring door de leidinggevende.
Tip: spreek af dat een declaratie zonder bon niet in behandeling wordt genomen. Zo houd je de administratie sluitend en voorkom je discussie over kosten die niet te onderbouwen zijn.
Voor onbelaste vergoedingen gelden fiscale spelregels. Sommige kosten mag je gericht vrijgesteld vergoeden, andere lopen via de werkkostenregeling. Bewaar bonnen en houd de declaraties overzichtelijk, zodat je bij een controle alles kunt aantonen.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen fiscaal of juridisch advies. Stem je onkostenbeleid af met je boekhouder of adviseur.
Waar moet je op letten?
Een sluitende onkostenadministratie bespaart je gedoe bij de boekhouding en een eventuele controle. Let daarbij op het volgende.
- Bonnen bewaren: vraag altijd om een originele bon of factuur bij elke kostenpost.
- Zakelijk doel: laat de medewerker het zakelijke doel van de kosten noteren.
- Werkkostenregeling: houd bij welke vergoedingen gericht zijn vrijgesteld en welke in de vrije ruimte vallen.
- Reiskosten: spreek een vaste kilometervergoeding af voor zakelijke ritten met de eigen auto.
- Termijn: vraag om binnen een of twee maanden te declareren, zodat kosten in de juiste periode vallen.
Een vast formulier met een goedkeuringsveld houdt de administratie overzichtelijk en controleerbaar.
Voorbeeldtekst
Hieronder staat een voorbeeld van een onkostendeclaratie met een deel voor de medewerker en een deel voor de werkgever. De medewerker vult per kostenpost de datum, de omschrijving, het doel en het bedrag in en telt alles op bij [totaalbedrag]. Voeg de bijbehorende bonnen of facturen toe en noteer het aantal. Vul het rekeningnummer in bij [IBAN], zodat de uitbetaling soepel verloopt. De leidinggevende vult daarna het besluit en het goedgekeurde bedrag in. Gebruik voor elke declaratieperiode een apart formulier, zodat de administratie overzichtelijk blijft. Bied je het formulier digitaal aan, dan kun je de bonnen als bijlage toevoegen en de goedkeuring met een digitale handtekening vastleggen. Bewaar de goedgekeurde declaraties en bonnen voor je eigen administratie en een eventuele controle.
Onkostendeclaratie
In te vullen door de medewerker:
- Naam medewerker: [naam medewerker]
- Afdeling: [afdeling]
- Periode: [periode of datum]
Overzicht kosten:
- [datum], [omschrijving], doel [doel], bedrag [bedrag] euro
- [datum], [omschrijving], doel [doel], bedrag [bedrag] euro
- [datum], [omschrijving], doel [doel], bedrag [bedrag] euro
- Totaalbedrag: [totaalbedrag] euro
- Bonnen bijgevoegd: [aantal] stuks
- Uitbetalen op rekening: [IBAN]
Handtekening medewerker: Datum: [datum]
In te vullen door de werkgever:
- Besluit: [goedgekeurd / afgewezen]
- Goedgekeurd bedrag: [bedrag] euro
- Toelichting: [toelichting]
Naam en handtekening leidinggevende: [naam leidinggevende] Datum: [datum]
Dit model direct online laten aftekenen
Met OurDigitalContract laat je declaraties invullen en digitaal goedkeuren.
- Invulvelden: zet kostenposten, bedragen en IBAN in slimme velden.
- Digitaal akkoord: de leidinggevende keurt goed met een digitale handtekening.
- In het dossier: de declaratie komt overzichtelijk in het dossier.
Gebruik dit model direct
Vul het onkostenformulier in en laat het online goedkeuren.
Veelgestelde vragen
Moet een declaratie altijd een bon hebben?
Dat is sterk aan te raden. Voor de administratie en een eventuele belastingcontrole moet je kosten kunnen onderbouwen. Veel bedrijven nemen daarom declaraties zonder bon niet in behandeling.
Welke kosten mag ik onbelast vergoeden?
Sommige zakelijke kosten mag je gericht vrijgesteld vergoeden, andere lopen via de werkkostenregeling. Welke precies, hangt af van de situatie. Stem dit af met je boekhouder en houd de bonnen goed bij.
Binnen welke termijn moet een medewerker declareren?
Er is geen vaste wettelijke termijn, maar een duidelijke afspraak helpt. Veel bedrijven vragen om binnen een of twee maanden te declareren, zodat de kosten in de juiste periode worden geboekt.
Wie keurt een declaratie goed?
Meestal de direct leidinggevende, eventueel met een tweede controle door de administratie. Leg op het formulier vast wie akkoord geeft, zodat de verantwoordelijkheid en het uitbetaalde bedrag duidelijk zijn.