Referentie toestemmingsverklaring (gratis voorbeeld)
Voordat je als (oud-)werkgever een referentie geeft over een medewerker, is diens toestemming nodig. Met deze verklaring legt de medewerker vast dat je gegevens over het functioneren mag delen met een toekomstige werkgever.
Wanneer gebruik je dit?
Een referentie geven betekent dat je persoonsgegevens over een (oud-)medewerker deelt met een derde, meestal een toekomstige werkgever. Volgens de privacyregels heb je daarvoor een grondslag nodig, en toestemming van de medewerker is de meest voor de hand liggende. Met een korte toestemmingsverklaring leg je vast dat de medewerker akkoord is, aan wie je een referentie mag geven en wat je ongeveer mag vertellen. Zo bescherm je zowel de medewerker als jezelf.
Wat staat erin?
Een duidelijke toestemmingsverklaring bevat:
- De naam van de medewerker en van de (oud-)werkgever.
- Dat de medewerker toestemming geeft om een referentie te verstrekken.
- Aan wie de referentie mag worden gegeven, of dat het algemeen geldt.
- Welke onderwerpen aan bod mogen komen, zoals functioneren en werkhouding.
- Dat de toestemming vrijwillig is en kan worden ingetrokken.
- De datum en handtekening.
Tip: spreek af dat je een referentie feitelijk en positief houdt. Blijf bij wat je kunt onderbouwen. Zo voorkom je discussie en houd je je aan de eis dat gegevens juist en behoorlijk worden verwerkt.
Onder de AVG is toestemming alleen geldig als die vrij, specifiek en ondubbelzinnig is. De medewerker mag de toestemming altijd weer intrekken. Deel daarom niet meer dan waarvoor toestemming is gegeven en bewaar de verklaring in het dossier.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Ga zorgvuldig om met persoonsgegevens en laat je referentiebeleid bij twijfel toetsen aan de AVG.
Waar moet je op letten?
Bij het geven van een referentie deel je persoonsgegevens, dus zorgvuldigheid is belangrijk. Houd rekening met de volgende punten.
- Grondslag: geef alleen een referentie met geldige toestemming van de medewerker.
- Feitelijk blijven: deel alleen wat je kunt onderbouwen en houd het behoorlijk.
- Reikwijdte: ga niet verder dan de onderwerpen waarvoor toestemming is gegeven.
- Intrekken: respecteer het als de medewerker de toestemming intrekt.
- Bewaren: houd de verklaring in het dossier zolang die relevant is.
Met een duidelijke verklaring bescherm je zowel de medewerker als je eigen organisatie bij het geven van een referentie.
Voorbeeldtekst
Hieronder staat een voorbeeld van een toestemmingsverklaring voor een referentie. De medewerker vult zijn naam en geboortedatum in en geeft aan of de toestemming voor een specifieke organisatie geldt of algemeen. Beschrijf de onderwerpen die aan bod mogen komen, zoals functie, periode, taken en functioneren. Laat de medewerker de verklaring dateren en ondertekenen. Bewaar het getekende exemplaar in het personeelsdossier zolang de toestemming relevant is. Houd er rekening mee dat de medewerker de toestemming altijd kan intrekken; geef vanaf dat moment geen nieuwe referentie meer op basis van deze verklaring. Deel bij een referentie nooit meer dan waarvoor toestemming is gegeven.
Toestemmingsverklaring referentie
Ondergetekende, [naam medewerker], geboren op [geboortedatum], verklaart het volgende:
- Ik geef [bedrijfsnaam], vertegenwoordigd door [naam contactpersoon], toestemming om een referentie over mij te verstrekken.
- Deze toestemming geldt voor [een specifieke organisatie: [naam organisatie] / iedere organisatie die om een referentie verzoekt].
- De referentie mag betrekking hebben op: mijn functie, de periode van mijn dienstverband, mijn taken, mijn functioneren en mijn werkhouding.
- Ik geef deze toestemming vrijwillig en begrijp dat ik deze op elk moment kan intrekken door dit schriftelijk te melden.
Aldus verklaard te [plaats] op [datum].
Naam: [naam medewerker]
Handtekening:
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract laat je de verklaring digitaal ondertekenen en bewaar je hem veilig.
- Invulvelden: zet naam, organisatie en onderwerpen in slimme velden.
- Digitaal tekenen: de medewerker tekent in de browser, zonder eigen account.
- In het dossier: de verklaring komt automatisch in het personeelsdossier.
Gebruik dit model direct
Vul de toestemmingsverklaring in en laat hem online tekenen.
Veelgestelde vragen
Mag ik zomaar een referentie over een oud-medewerker geven?
Nee, niet zonder grondslag. Je deelt persoonsgegevens met een derde, dus je hebt toestemming nodig. Met een toestemmingsverklaring van de medewerker leg je vast dat je een referentie mag geven en waarover.
Kan een medewerker de toestemming intrekken?
Ja. Onder de AVG mag toestemming altijd worden ingetrokken. Vanaf dat moment mag je geen nieuwe referentie meer geven op basis van die verklaring. Bewaar de verklaring zolang die geldt in het dossier.
Wat mag ik vertellen in een referentie?
Alleen datgene waarvoor toestemming is gegeven, meestal de functie, periode, taken, functioneren en werkhouding. Houd het feitelijk en behoorlijk, en deel niet meer dan nodig of dan is afgesproken.
Moet een referentie schriftelijk?
Dat hoeft niet; een referentie mag ook telefonisch. De toestemming leg je wel bij voorkeur schriftelijk vast met deze verklaring, zodat je kunt aantonen dat de medewerker akkoord was.