Reiskostenregeling (gratis voorbeeld)
Met een reiskostenregeling leg je vast welke ritten je vergoedt, tegen welk bedrag per kilometer en hoe de werknemer declareert. Blijf je binnen de gerichte vrijstelling, dan is de vergoeding onbelast; alles daarboven is loon.
Wanneer gebruik je dit?
Je bent niet verplicht reiskosten te vergoeden, tenzij de cao of de arbeidsovereenkomst dat voorschrijft. Vergoed je wel, dan is een schriftelijke regeling verstandig. Zonder regeling ontstaat snel discussie over de afstand, over ritten naar klanten, over parkeerkosten en over wat er gebeurt als iemand verhuist of langdurig ziek is.
Gebruik dit model als bijlage bij de arbeidsovereenkomst of als bedrijfsbrede regeling. Voor het gebruik van een auto van de zaak heb je een aparte regeling nodig; deze regeling gaat over eigen vervoer en openbaar vervoer.
Hoeveel mag je onbelast vergoeden?
De Belastingdienst kent een gerichte vrijstelling voor reiskosten. Tot dat maximum is de vergoeding onbelast; wat je meer betaalt is loon waarover je loonheffingen afdraagt (of wat je in de vrije ruimte van de werkkostenregeling onderbrengt).
- Maximum per kilometer: voor 2026 is de onbelaste vergoeding verhoogd van 0,23 naar 0,25 euro per kilometer. Die verhoging is goedgekeurd bij beleidsbesluit en geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Controleer het bedrag bij de Belastingdienst voordat je de regeling ondertekent, want het wijzigt regelmatig.
- Woon-werk en zakelijk: voor beide soorten ritten geldt hetzelfde maximum. Er is fiscaal geen verschil tussen de rit naar de vaste werkplek en de rit naar een klant.
- Alleen echte kilometers: je mag alleen kilometers vergoeden die daadwerkelijk zijn gereden.
- Openbaar vervoer: je mag kiezen. Of je vergoedt het bedrag per kilometer, of je vergoedt de werkelijke reiskosten onbelast op basis van de vervoersbewijzen. Bewaar die bewijzen bij de loonadministratie.
- Geen verplichting: de verhoging betekent niet dat je automatisch meer moet betalen. Het is een fiscale ruimte, geen recht van de werknemer. Wat je betaalt volgt uit de cao of uit jouw regeling.
Mag een vaste reiskostenvergoeding?
Ja. Voor een vast reispatroon mag je een vast bedrag per maand betalen, zonder dat de werknemer elke rit declareert. Je berekent dat bedrag op basis van de enkele reisafstand, het aantal reisdagen en het bedrag per kilometer.
Reist de werknemer een deel van de week niet naar de vaste werkplek, dan mag je toch een vaste vergoeding geven met de zogenoemde 128-dagenregeling: reist iemand op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek, dan mag je de vaste vergoeding baseren op 214 reisdagen per jaar. Werkt iemand in deeltijd, dan pas je beide aantallen naar rato toe. Bij drie reisdagen per week gaat het dus om drie vijfde deel van 128 en van 214 dagen.
Verandert het reispatroon structureel, bijvoorbeeld door een verhuizing, een andere standplaats of minder werkdagen, dan pas je de vaste vergoeding aan. Bij langdurige afwezigheid mag een vaste vergoeding fiscaal nog beperkte tijd doorlopen; de actuele voorwaarden staan in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Waar moet je op letten?
De praktijkpunten:
- Leg de afstand vast: spreek af hoe je de afstand meet, bijvoorbeeld met een vaste routeplanner en de snelste route. Zet de uitkomst in de regeling.
- Zet een maximum: begrens het aantal kilometers per enkele reis, anders wordt een verre verhuizing meteen jouw kostenpost.
- Parkeren, veer en tol: die kosten vallen bij eigen vervoer onder het bedrag per kilometer en zijn daarnaast niet apart onbelast te vergoeden. Wil je ze toch betalen, houd dan rekening met loonheffingen of met de vrije ruimte.
- Meldplicht: laat de werknemer wijzigingen in adres, standplaats of werkdagen binnen een vaste termijn melden. Anders betaal je te lang door.
- Geen verworven recht: neem een eenzijdig wijzigingsbeding op als je de regeling later wilt kunnen aanpassen, en check de cao voordat je iets verlaagt.
- Bewaar de onderbouwing: de Belastingdienst kan om de berekening en de vervoersbewijzen vragen. Bewaar die bij de loonadministratie.
Dit is een gratis voorbeeldcontract. Het is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is niet toegesneden op jouw bedrijf, jouw cao of jouw situatie.
- Aan deze tekst kun je geen rechten ontlenen. Gebruik is voor eigen rekening en risico.
- Wet- en regelgeving verandert regelmatig. Controleer of de tekst nog actueel is op het moment dat je hem gebruikt.
- Vul het model altijd aan met jouw eigen gegevens en afspraken, en laat een jurist of arbeidsrechtspecialist meekijken voordat je het ondertekent.
- Qfile B.V. en OurDigitalContract zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dit model.
Twijfel je? Stel je vraag via de knop rechtsonder, dan kijken we mee.
Reiskostenregeling
De ondergetekenden
[Naam werkgever], [Rechtsvorm en KvK-nummer], gevestigd aan [Adres werkgever], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [Naam en functie vertegenwoordiger], hierna te noemen werkgever,
en
[Naam werknemer], wonende aan [Adres werknemer] te [Postcode en woonplaats werknemer], werkzaam in de functie van [Functie werknemer] op grond van de arbeidsovereenkomst van [Datum arbeidsovereenkomst], hierna te noemen werknemer,
komen de volgende reiskostenregeling overeen, ingaande op [Ingangsdatum regeling].
Artikel 1. Doel en reikwijdte
Deze regeling bepaalt welke reiskosten de werkgever vergoedt voor woon-werkverkeer en voor zakelijke ritten met eigen vervoer of met openbaar vervoer. De vaste werkplek van de werknemer is [Vaste werkplek of standplaats]. Voor het gebruik van een auto van de zaak geldt een aparte regeling.
Artikel 2. Woon-werkverkeer met eigen vervoer
De enkele reisafstand tussen de woning van de werknemer en de vaste werkplek bedraagt [Enkele reisafstand in kilometers] kilometer. De afstand wordt vastgesteld op de volgende wijze: [Wijze van vaststellen van de afstand]. De werknemer reist gemiddeld [Aantal reisdagen per week] dagen per week naar de vaste werkplek. De vergoeding wordt niet betaald over kilometers boven [Maximaal aantal kilometers per enkele reis] kilometer per enkele reis.
Artikel 3. Vergoeding per kilometer
De werkgever vergoedt [Vergoeding per kilometer in euro] euro per daadwerkelijk gereden kilometer, zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten. De vergoeding is nooit hoger dan het bedrag dat de Belastingdienst op grond van de gerichte vrijstelling onbelast toestaat. Wijzigt dat maximum, dan mag de werkgever de vergoeding aanpassen tot ten hoogste dat nieuwe bedrag. Het actuele maximum staat op de website van de Belastingdienst.
Artikel 4. Zakelijke ritten
Ritten naar klanten, leveranciers, opleidingslocaties en andere zakelijke bestemmingen worden vergoed tegen hetzelfde bedrag per kilometer. Wordt de zakelijke rit vanaf de vaste werkplek gemaakt, dan tellen alleen de kilometers vanaf die werkplek mee. Ritten worden vooraf afgestemd met de leidinggevende.
Artikel 5. Openbaar vervoer
Reist de werknemer met het openbaar vervoer, dan geldt de klasse [Klasse openbaar vervoer]. De vergoeding vindt plaats op de volgende wijze: [Wijze van vergoeding openbaar vervoer]. Bij vergoeding van de werkelijke kosten levert de werknemer de vervoersbewijzen of een reisoverzicht aan; de werkgever bewaart deze bij de loonadministratie.
Artikel 6. Fiets, parkeren, veer en tol
Voor het gebruik van de fiets geldt: [Vergoeding voor de fiets]. Voor parkeer-, veer- en tolkosten geldt: [Regeling voor parkeer-, veer- en tolkosten]. Partijen zijn zich ervan bewust dat deze kosten bij eigen vervoer geacht worden te zijn begrepen in de vergoeding per kilometer en dat een aparte vergoeding daarvoor fiscaal als loon kan gelden.
Artikel 7. Vaste vergoeding
Bij een vast reispatroon kan de werkgever in plaats van een declaratie een vaste vergoeding betalen. Deze wordt berekend over [Aantal dagen voor de vaste vergoeding] reisdagen per jaar en bedraagt [Bedrag vaste vergoeding per maand in euro] euro per maand. De werkgever past de vaste vergoeding aan zodra het reispatroon structureel wijzigt en volgt daarbij de voorwaarden uit het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst, ook bij langdurige afwezigheid.
Artikel 8. Registratie, declaratie en uitbetaling
De werknemer registreert de gereden kilometers in [Registratiesysteem voor de kilometers]. Declaraties worden ingediend uiterlijk op [Uiterste inleverdatum declaratie] van de maand volgend op de reis. Uitbetaling vindt plaats als volgt: [Wijze en moment van uitbetaling]. Te laat of onvolledig ingediende declaraties kunnen worden afgewezen.
Artikel 9. Wijzigingen melden
De werknemer meldt een verhuizing, een andere standplaats, een wijziging van het aantal werkdagen of een langdurige afwezigheid binnen [Termijn voor het melden van wijzigingen] aan de werkgever. Te veel ontvangen vergoeding kan worden verrekend met het eerstvolgende salaris.
Artikel 10. Wijziging en beeindiging van de regeling
De werkgever kan deze regeling wijzigen of beeindigen met inachtneming van [Opzegtermijn van de regeling], na overleg met de werknemer en met inachtneming van de eisen van redelijkheid en billijkheid. Een fiscale wijziging van het onbelaste maximum geldt niet als een wijziging waarvoor overleg nodig is.
Artikel 11. Overige bepalingen
Op deze regeling is Nederlands recht van toepassing, samen met [Naam cao of personeelsregeling] voor zover die van toepassing is. Deze regeling vervangt eerdere afspraken over reiskosten. Afwijkingen zijn alleen geldig als zij schriftelijk zijn overeengekomen.
Dit model is een algemeen voorbeeld en geen juridisch advies. Laat de tekst bij twijfel of bij bijzondere situaties controleren door een jurist of arbeidsrechtspecialist.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te [Plaats ondertekening] op [Datum ondertekening].
[Naam ondertekenaar werkgever], [Functie ondertekenaar werkgever]
Handtekening werkgever
Handtekening werknemer
Dit model direct online laten tekenen
Met OurDigitalContract vul je dit model in en laat je het meteen digitaal ondertekenen.
- Invulvelden: zet de blokhaken om in slimme velden die de medewerker zelf invult.
- Digitaal tekenen: beide partijen tekenen in de browser, zonder account voor de ontvanger.
- In het dossier: de getekende overeenkomst wordt automatisch in het personeelsdossier bewaard.
Gebruik dit model direct
Vul dit model in en laat het online ondertekenen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel mag ik in 2026 onbelast per kilometer vergoeden?
De onbelaste kilometervergoeding is voor 2026 verhoogd van 0,23 naar 0,25 euro per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 en goedgekeurd bij beleidsbesluit. Wat je daarboven betaalt is loon. Controleer het actuele bedrag altijd bij de Belastingdienst.
Is er verschil tussen woon-werkverkeer en zakelijke kilometers?
Fiscaal niet: voor beide geldt hetzelfde maximum per kilometer. Het verschil zit in je eigen regeling. Veel werkgevers begrenzen het woon-werkverkeer wel, bijvoorbeeld tot een maximumaantal kilometers per enkele reis.
Ben ik verplicht reiskosten te vergoeden?
Nee, tenzij de cao, de arbeidsovereenkomst of een personeelsregeling dat voorschrijft. De fiscale ruimte is een maximum, geen verplichting. De verhoging naar 0,25 euro betekent dus niet dat je automatisch meer moet betalen.
Hoe vergoed ik reizen met het openbaar vervoer?
Je mag kiezen: het bedrag per kilometer, of de werkelijk gemaakte reiskosten volledig onbelast op basis van de vervoersbewijzen. Bewaar de kaartjes of het reisoverzicht bij de loonadministratie.
Mag ik een vaste reiskostenvergoeding per maand betalen?
Ja, bij een vast reispatroon. Reist de werknemer niet elke dag naar de vaste werkplek, dan mag je de 128-dagenregeling gebruiken: bij minimaal 128 reisdagen per jaar naar die werkplek baseer je de vaste vergoeding op 214 reisdagen. In deeltijd geldt dit naar rato.
Kan ik een bestaande reiskostenregeling verlagen?
Niet zomaar. Een vergoeding die jarenlang wordt betaald kan een arbeidsvoorwaarde worden. Neem daarom een eenzijdig wijzigingsbeding op, check de cao en overleg met de werknemer of de ondernemingsraad voordat je iets verandert.