Digitaal ondertekenen voor de detailhandel
In de winkel werk je met een bonte ploeg: vaste verkopers, parttimers, scholieren met een bijbaan en extra krachten rond de feestdagen. Met OurDigitalContract stel je het contract op en laat je het online tekenen, ook door een scholier op zijn telefoon.
Van scholier tot filiaalmanager, iedereen snel getekend
In de detailhandel werk je met een bonte ploeg: vaste verkopers, parttimers die twee dagen draaien, scholieren met een bijbaan in het weekend en extra krachten rond Sinterklaas, kerst en de uitverkoop. Bij elke aanname hoort een contract, en dat wil je niet laten vastlopen op een printer in het magazijn. Met OurDigitalContract stel je het contract op en laat je het online tekenen, ook door een scholier op zijn telefoon.
Contracten die in de winkel gangbaar zijn
| Medewerker | Vaak gebruikte vorm |
|---|---|
| Vaste verkoper | Bepaalde of onbepaalde tijd |
| Parttimer met wisselende uren | Min-maxcontract |
| Scholier met bijbaan | Bepaalde tijd, beperkte uren |
| Vakantie- en piekhulp | Oproep of bepaalde tijd |
De oproepovereenkomst min-max en de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd staan als voorbeeld klaar. Je past ze aan naar je eigen winkel en cao, zoals Retail Non-Food of Levensmiddelen.
Werk je met scholieren en jongeren? Voor jongeren gelden aparte regels rond werktijden, en soms is toestemming van een ouder of verzorger nodig. Leg die toestemming vast bij het contract en controleer de regels voor de leeftijd van je medewerker.
Tekenen op de telefoon, ook door een 16-jarige
Een scholier die zaterdag begint, tekent vrijdagavond nog op de bank. Je stuurt het contract als beveiligde link; hij opent die in de browser, leest mee, zet een paraaf per pagina en tekent, bevestigd met een verificatiecode per e-mail of sms. Een account of printer is niet nodig. Teken je met een ouder erbij voor een jongere medewerker, dan voeg je meerdere ondertekenaars toe en bepaal je de volgorde.
Rechtsgeldig en netjes vastgelegd
De handtekening is een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de eIDAS-verordening. Binnen de EU mag die niet worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Elke handtekening en opening wordt met tijdstip vastgelegd in een bewijsketen die aan de exacte documentinhoud is gekoppeld, zodat een latere wijziging zichtbaar wordt. Zo heb je bij verloop van personeel altijd terug te vinden wie wat en wanneer heeft getekend.
Aanzeggen na de piek
Na de feestdagen lopen veel tijdelijke contracten af. Voor een contract van zes maanden of langer geldt een aanzegtermijn: je laat uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk weten of je verlengt. Je verstuurt die aanzegging als beveiligde link en de medewerker bevestigt de ontvangst. In een overzicht zie je wanneer de e-mail is geopend en wanneer de ontvangst is bevestigd, zodat je niets vergeet en een vergoeding voorkomt.
Personeelsdossier per filiaal
Contracten, identiteitskopie, verlof en loonstroken houd je per medewerker bij. Heb je meerdere winkels, dan beheer je ze naast elkaar met een overkoepelend overzicht, elk filiaal met zijn eigen dossier.
In vier stappen geregeld
- Kies een sjabloon, bijvoorbeeld het min-maxcontract of een bijbaancontract, en vul de gegevens in.
- Verstuur het als beveiligde tekenlink naar de medewerker, en eventueel naar een ouder als extra ondertekenaar.
- De medewerker leest, zet een paraaf per pagina en tekent met een verificatiecode.
- Het getekende contract staat meteen in het personeelsdossier, klaar voor de loonadministratie.
Nieuwe medewerkers vlot inwerken
Vooral in drukke periodes stromen er veel nieuwe krachten tegelijk in. In het dossier houd je bij welke stukken je van iemand hebt ontvangen, van de identiteitskopie tot een getekende huisregelverklaring, en welke introductie op de winkelvloer de nieuwe medewerker krijgt. Zo raakt er in de drukte niets zoek.
Loonstroken en je eigen huisstijl
Loonstroken uit je salarispakket koppelt de tool automatisch aan de juiste medewerker, versleuteld en per periode. Wil je je eigen contractteksten en logo gebruiken, dan maak je in de visuele sjabloonbouwer je eigen model met koppen, genummerde artikelen, tabellen en handtekeningenblokken. Werf je vaker personeel, dan volg je met de wervingsmodule een sollicitant van aanvraag tot contract. En gaat een kracht na het seizoen uit dienst, dan verhuist het dossier naar een archief met bewaartermijn, zodat je later niets hoeft te zoeken.
Wat het kost
Gratis begin je met 3 documenten per maand en een gebruiker. Pro kost 19 euro per maand (exclusief btw) met onbeperkt ondertekenen bij redelijk gebruik, een volledig personeelsdossier, tot 5 gebruikers en je eigen huisstijl. Heb je meerdere filialen of bv's, dan geeft Gold voor 39 euro per maand (exclusief btw) ruimte voor meerdere vestigingen. Maandelijks opzegbaar; per jaar betalen levert twee maanden gratis op.
Wat OurDigitalContract voor de detailhandel doet
Van weekendkracht tot piekdrukte, alle contracten online geregeld.
- Scholieren tekenen thuis: stuur de beveiligde link en laat op de telefoon tekenen, ouder als extra ondertekenaar.
- Min-max en oproep: de gangbare winkelcontracten uit kant-en-klare sjablonen.
- Aanzegging na de piek: tijdig melden dat je niet verlengt, met bewijs van ontvangst.
- Dossier per filiaal: contracten, verlof en loonstroken per medewerker, meerdere winkels naast elkaar.
Klaar om je winkelcontracten online te tekenen?
Laat vaste krachten, parttimers en scholieren online tekenen met een elektronische handtekening (eIDAS). Begin gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Kan een scholier zelf digitaal tekenen?
Een scholier opent de beveiligde link op zijn telefoon en tekent zonder account. Voor jongere medewerkers is soms toestemming van een ouder nodig; die kun je als extra ondertekenaar toevoegen. Controleer de regels voor de leeftijd.
Werkt dit voor min-maxcontracten?
Ja. Je stelt het min-maxcontract op uit een sjabloon en laat het online tekenen. In de kennisbank leggen we uit hoe het min-maxcontract werkt.
Hoe zit het met tijdelijke krachten na de kerstdrukte?
Loopt een contract van zes maanden of langer af, dan verstuur je op tijd een aanzegging als beveiligde link. De medewerker bevestigt de ontvangst en je hebt een bewijsoverzicht.
Kan ik meerdere filialen beheren?
Met Gold beheer je meerdere vestigingen of bv's naast elkaar, elk met een eigen personeelsdossier en een overkoepelend overzicht.
Is online tekenen in de winkel rechtsgeldig?
Je tekent met een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de eIDAS-verordening, die binnen de EU niet mag worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Of een concreet contract geldig is hangt af van de inhoud.