Je eerste medewerker aannemen: dit moet je als werkgever regelen
Je bedrijf groeit en je neemt voor het eerst iemand in dienst. Gefeliciteerd — en welkom in de wereld van loonheffingen, arbodiensten en personeelsdossiers. Met dit stappenplan regel je alles in de juiste volgorde, zonder verrassingen achteraf.
Werkgever worden: aanmelden bij de Belastingdienst
De allereerste stap is administratief: meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Dat doe je met het formulier ‘Melding loonheffingen aanmelding werkgever’. Je ontvangt dan een loonheffingennummer, waarmee je maandelijks (of per vier weken) loonaangifte doet. Regel dit ruim voor de eerste werkdag, want zonder dit nummer kun je geen loonaangifte indienen.
Vraag je nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag om drie dingen: een ingevuld loonheffingenformulier (opgaaf gegevens voor de loonheffingen), een geldig identiteitsbewijs dat je controleert en kopieert, en het rekeningnummer voor de salarisbetaling. Deze documenten vormen meteen de basis van het personeelsdossier.
Welk contract bied je aan?
Voor een eerste medewerker kiezen de meeste ondernemers een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, bijvoorbeeld zeven maanden of een jaar. Zo bouw je een natuurlijk evaluatiemoment in. Let daarbij op:
- Proeftijd: bij een contract van meer dan zes maanden mag je een proeftijd van één maand afspreken; bij een contract van zes maanden of korter mag dat niet.
- Aanzegplicht: bij tijdelijke contracten van zes maanden of langer moet je uiterlijk een maand voor de einddatum schriftelijk laten weten of je verlengt.
- Salaris: minimaal het wettelijk minimumloon. Check de actuele bedragen in ons overzicht minimumloon.
Zet alle verplichte onderdelen in het contract en laat het vóór de eerste werkdag door beide partijen ondertekenen — dat kan tegenwoordig prima digitaal, met een rechtsgeldige elektronische handtekening.
Verplichte verzekeringen en arbodienst
Met personeel komen ook zorgplichten. Regel in elk geval:
- Arbodienst of bedrijfsarts: je bent verplicht een basiscontract te sluiten met een arbodienstverlener, ook met één medewerker in dienst.
- RI&E: een risico-inventarisatie en -evaluatie van de arbeidsomstandigheden in je bedrijf, met een plan van aanpak.
- Verzuimverzekering (aan te raden): bij ziekte betaal je in de regel maximaal twee jaar loon door. Voor een klein bedrijf is dat een groot risico; een verzuimverzekering vangt dit op.
- Aansprakelijkheidsverzekering: controleer of jouw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering ook schade door of aan werknemers dekt.
Loonadministratie: zelf doen of uitbesteden?
De loonaangifte luistert nauw: loonheffing, premies werknemersverzekeringen, de werkkostenregeling en de juiste sectorindeling. Zelf doen kan met salarissoftware, maar de meeste kleine werkgevers besteden dit uit aan hun boekhouder of een salarisverwerker. De kosten daarvan zijn meestal beperkt tot een klein bedrag per loonstrook — en fouten in de aangifte kosten al snel meer.
Personeelsdossier opzetten vanaf dag één
Begin meteen goed: leg per medewerker een dossier aan met het ondertekende contract, het loonheffingenformulier, de kopie van het identiteitsbewijs en later ook verslagen van gesprekken. Doe dit direct digitaal — dan zijn documenten vindbaar, veilig opgeslagen en houd je de bewaartermijnen uit de AVG makkelijker bij. Hoe je dat aanpakt lees je in onze onboarding-checklist voor nieuwe medewerkers.
Wat kost een eerste medewerker echt?
Reken naast het brutoloon op werkgeverslasten zoals premies, vakantiegeld (minimaal 8%), pensioenkosten als een verplicht fonds geldt, en kosten voor arbodienst en verzekeringen. Als vuistregel liggen de totale kosten al snel 25 tot 35% boven het brutoloon. Een volledige uitsplitsing vind je in wat kost een werknemer?.
Checklist: alles op een rij. 1) Aanmelden bij de Belastingdienst en loonheffingennummer ontvangen. 2) Contract opstellen en laten ondertekenen. 3) Identiteitsbewijs controleren en loonheffingenformulier innemen. 4) Arbodienst en RI&E regelen. 5) Verzekeringen afsluiten of uitbreiden. 6) Loonadministratie inrichten of uitbesteden. 7) Personeelsdossier digitaal aanleggen. 8) Eerste werkdag voorbereiden.
Contract voor je eerste medewerker klaarzetten?
Met OurDigitalContract stel je een arbeidsovereenkomst op, laat je die digitaal ondertekenen en bewaar je alles overzichtelijk in het personeelsdossier. Bekijk de abonnementen of begin gratis.
Veelgestelde vragen
Hoe lang van tevoren moet ik me aanmelden als werkgever?
Meld je aan bij de Belastingdienst zodra je weet dat je iemand in dienst neemt, het liefst enkele weken voor de eerste werkdag. Je hebt het loonheffingennummer nodig om de eerste loonaangifte te kunnen doen. De aanmelding zelf is gratis.
Is een arbodienst verplicht bij één medewerker?
Ja. Zodra je personeel in dienst hebt, moet je een basiscontract hebben met een arbodienst of bedrijfsarts en een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) opstellen. Dat geldt ook als je maar één medewerker hebt.
Welk contract is verstandig voor een eerste medewerker?
De meeste werkgevers beginnen met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, bijvoorbeeld zeven maanden of een jaar. Zo kun je in de praktijk zien of de samenwerking bevalt. Let op de ketenregeling: na drie tijdelijke contracten of drie jaar ontstaat in de regel automatisch een vast contract.
Moet ik de loonadministratie uitbesteden?
Het hoeft niet, maar voor de meeste kleine werkgevers is het verstandig. De loonaangifte kent veel regels en fouten leiden snel tot correcties of boetes. Een boekhouder of salarisverwerker doet dit vaak al voor een beperkt bedrag per loonstrook per maand.