Digitaal ondertekenen voor de horeca
In de horeca telt snelheid. Een oproepkracht die vanavond wordt gebeld, staat morgen op de vloer. Met OurDigitalContract stel je het arbeidscontract op en laat je het meteen online tekenen, op de telefoon en zonder printer.
Personeel dat vandaag begint, staat vandaag getekend
In de horeca gaat het snel. Een kok meldt zich ziek, het terras loopt vol bij de eerste zon en een festivalweekend vraagt om tien extra handen. Dan wil je een nieuwe medewerker niet laten wachten op een geprinte overeenkomst die pas maandag bij de administratie ligt. Met OurDigitalContract stel je het arbeidscontract op en stuur je het als beveiligde tekenlink. De oproepkracht opent die link op de telefoon, tekent, en staat dezelfde dienst nog ingeroosterd.
Contracten die in de horeca het meest voorkomen
Horecawerkgevers werken zelden met een enkel standaardcontract. Je hebt te maken met wisselende beschikbaarheid, scholieren met een bijbaan en seizoenspieken. Deze vormen kom je het vaakst tegen:
- Oproepovereenkomst met min-maxuren: voor medewerkers aan wie je een bandbreedte aan uren garandeert, bijvoorbeeld minimaal 8 en maximaal 20 uur per week.
- Nul-urencontract: voor invalkrachten die je oproept wanneer het druk is, met afspraken over oproeptermijn en loondoorbetaling.
- Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd: een seizoenscontract voor de zomermaanden of de feestdagen.
- Bijbaan voor scholieren en studenten: weekend- en vakantiewerk in de bediening of de keuken.
| Situatie | Passende vorm |
|---|---|
| Vaste kracht met wisselende drukte | Oproep min-max |
| Invaller bij ziekte of piek | Nul-urencontract |
| Zomerseizoen of feestdagen | Bepaalde tijd |
| Weekendhulp scholier | Bijbaan bepaalde tijd |
Voor elk van deze vormen vind je in de modellenbibliotheek een voorbeeld, zoals de oproepovereenkomst min-max en het nulurencontract. Je past ze aan naar jouw zaak en cao en laat ze meteen tekenen.
Let op de aanzegtermijn bij tijdelijke contracten. Loopt een contract van zes maanden of langer af, dan moet je uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk laten weten of je verlengt. Vergeet je dat, dan ben je een vergoeding verschuldigd.
Zo werkt het ondertekenen
Je kiest een sjabloon, vult de gegevens in en verstuurt. De medewerker krijgt een e-mail met een beveiligde link en hoeft geen account aan te maken. In de browser leest hij het contract, zet een paraaf per pagina en tekent. Ter controle vult hij een verificatiecode in die per e-mail of sms binnenkomt. Werk je met meerdere ondertekenaars, bijvoorbeeld twee vennoten die namens de zaak tekenen, dan bepaal je de volgorde. De handtekening is een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de Europese eIDAS-verordening en mag binnen de EU niet worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is.
Aanzeggen en mededelen zonder gedoe
Naast tekenen stuur je ook mededelingen waarop niemand hoeft te tekenen, maar waarbij je wel wilt kunnen aantonen dat de boodschap is aangekomen. Denk aan een aanzegging dat een zomercontract niet wordt verlengd. Je verstuurt de brief als beveiligde link; de medewerker bevestigt de ontvangst. In een overzicht zie je wanneer de e-mail is geopend, hoe vaak de link is bekeken, de actieve leestijd en het moment van de ontvangstbevestiging.
Alles op een plek
Contracten, verlengingen, een kopie van het identiteitsbewijs, verlofafspraken en loonstroken bewaar je per medewerker in het personeelsdossier. Gaat iemand na het seizoen uit dienst, dan verhuist het dossier naar een archief met bewaartermijn, zodat je later niets hoeft te zoeken.
In vier stappen live
- Kies een sjabloon, bijvoorbeeld de oproepovereenkomst, en vul de gegevens van je medewerker in.
- Verstuur het contract als beveiligde tekenlink naar het e-mailadres of de telefoon van de medewerker.
- De medewerker leest, zet een paraaf per pagina en tekent met een verificatiecode.
- Het getekende document belandt automatisch in het personeelsdossier, klaar voor de salarisadministratie.
Loonstroken en je eigen huisstijl
Draai je de loonrun, dan splitst OurDigitalContract de bundel-pdf uit je salarispakket en koppelt elke strook versleuteld aan de juiste medewerker en periode. Werk je liever met je eigen contractteksten en logo, dan maak je in de visuele sjabloonbouwer je eigen model met koppen, genummerde artikelen, tabellen en handtekeningenblokken. Zo ziet elk horecacontract er verzorgd en herkenbaar uit.
Wat kost het?
Je begint gratis met 3 documenten per maand, een gebruiker en een basispersoneelsdossier. Groeit je zaak, dan biedt Pro voor 19 euro per maand (exclusief btw) onbeperkt ondertekenen bij redelijk gebruik, een volledig personeelsdossier, tot 5 gebruikers en je eigen huisstijl. Heb je meerdere vestigingen of bv's, bijvoorbeeld een restaurant en een cateringtak, dan geeft Gold voor 39 euro per maand (exclusief btw) ruimte voor meerdere organisaties. Maandelijks opzegbaar en per jaar betalen levert twee maanden gratis op.
Wat OurDigitalContract voor jouw horecazaak doet
Van oproepcontract tot seizoenspiek, alles online geregeld.
- Tekenen op de telefoon: de medewerker opent de beveiligde link en tekent zonder account of printer.
- Alle horecacontracten: oproep min-max, nul-uren en bepaalde tijd uit kant-en-klare sjablonen.
- Aanzegging met bewijs: een mededeling versturen en zien wanneer die is geopend en bevestigd.
- Dossier per medewerker: contracten, id-kopie, verlof en loonstroken op een plek, met archief na het seizoen.
Klaar om je horecacontracten online te tekenen?
Stel het arbeidscontract op en laat je oproep- en seizoenskrachten online tekenen met een elektronische handtekening (eIDAS). Begin gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Kan een oproepkracht op zijn telefoon tekenen?
Ja. De medewerker opent de beveiligde link in de browser van zijn telefoon, leest het contract, zet een paraaf per pagina en tekent. Een account is niet nodig en een printer evenmin.
Is een digitaal getekend horecacontract rechtsgeldig?
Je tekent met een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de eIDAS-verordening. Binnen de EU mag die niet worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Of een specifieke overeenkomst geldig is hangt af van de inhoud; raadpleeg bij twijfel een jurist.
Kan ik meerdere seizoenskrachten tegelijk laten tekenen?
Je maakt per medewerker een document uit hetzelfde sjabloon en verstuurt ze naast elkaar. In een overzicht zie je wie al getekend heeft en wie nog niet.
Hoe zit het met de aanzegging als een zomercontract afloopt?
Voor een contract van zes maanden of langer laat je uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk weten of je verlengt. Dat kun je als aanzegging versturen; de medewerker bevestigt de ontvangst en je hebt een bewijsoverzicht.
Werkt dit ook voor een cateringtak of een tweede zaak?
Met het Gold-pakket beheer je meerdere bv's en vestigingen naast elkaar, elk met een eigen personeelsdossier en overzicht.