Identiteit controleren van een nieuwe medewerker
Voor iedere nieuwe medewerker moet de werkgever de identiteit vaststellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs en daarvan een kopie bewaren. Dit is een uitzondering op het algemene advies om terughoudend te zijn met ID-kopieen. In dit artikel lees je wat je wel en niet mag en moet doen.
Waarom identiteit controleren?
Voordat een medewerker begint, moet de werkgever de identiteit vaststellen. Dat is nodig voor de loonadministratie, om te weten dat de persoon is wie hij zegt te zijn, en om vast te stellen dat iemand in Nederland mag werken. De verificatieplicht volgt onder meer uit de Wet op de identificatieplicht en de fiscale regels. Doe de controle bij indiensttreding, dus voor de eerste werkdag of uiterlijk op de eerste werkdag.
Origineel identiteitsbewijs vaststellen
De identiteit stel je vast aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs. Een kopie of foto is voor de controle niet voldoende: je moet het echte document in handen hebben om de echtheidskenmerken en de pasfoto te vergelijken met de persoon die voor je staat. Geldige documenten zijn onder meer een paspoort en een Europese identiteitskaart. Voor werknemers van buiten de EU gelden aanvullende documenten, zoals een verblijfsdocument met arbeidsmarktaantekening.
Een rijbewijs volstaat niet
Bij indiensttreding mag je een rijbewijs niet gebruiken om de identiteit vast te stellen. Een rijbewijs toont namelijk niet de nationaliteit of verblijfsstatus en zegt dus niets over het recht om te werken. Gebruik een paspoort of identiteitskaart, of bij niet-EU-werknemers het juiste verblijfsdocument.
Wat controleer je precies?
Loop bij de controle in elk geval het volgende na:
- is het document geldig (niet verlopen) en onbeschadigd?
- komt de pasfoto overeen met de persoon?
- kloppen de gegevens met wat de medewerker heeft opgegeven?
- zijn de echtheidskenmerken aanwezig en herkenbaar?
- bij niet-EU-werknemers: staat er een aantekening dat werken is toegestaan?
Praktijkvoorbeeld. Een nieuwe medewerker levert alvast een scan van zijn paspoort per e-mail aan. Handig voor de voorbereiding, maar de eigenlijke controle doe je op de eerste dag met het originele paspoort in de hand. Pas dan stel je de identiteit officieel vast en maak je de kopie voor de administratie.
De verplichte kopie: uitzondering op de AVG-lijn
Normaal gesproken raadt de Autoriteit Persoonsgegevens organisaties af om zomaar kopieen van identiteitsbewijzen te maken, vanwege het risico op identiteitsfraude. Voor werkgevers geldt echter een wettelijke uitzondering: je bent juist verplicht een kopie van het identiteitsbewijs van je werknemer in de loonadministratie te bewaren. Op die kopie zet je alle gegevens, inclusief de pasfoto en het burgerservicenummer, omdat je die voor de loonheffing nodig hebt. Deze kopie moet je bewaren tot ten minste vijf jaar na het einde van het dienstverband.
Let op het verschil met sollicitanten. Van een sollicitant die (nog) niet in dienst komt, mag je in de regel geen kopie van een identiteitsbewijs maken of bewaren. De verplichte kopie hoort bij de indiensttreding, niet bij de werving.
Zorgvuldig omgaan met de gegevens
Een ID-kopie en het bsn zijn gevoelige gegevens. Bewaar ze veilig en beperk de toegang tot wie ze echt nodig heeft. Verwerk het bsn alleen voor de doelen waarvoor dat wettelijk mag, zoals de loonaangifte. Meer over het bewaren van deze gegevens lees je in ons artikel over de kopie ID en bsn in het personeelsdossier.
Samenhang met VOG en onboarding
De identiteitscontrole is een van de eerste stappen bij het in dienst nemen. Vaak vraag je daarnaast een verklaring omtrent het gedrag aan en doorloop je een bredere onboarding-checklist. Regel de identiteitscontrole vroeg, zodat de salarisadministratie op tijd rond is.
Bewaren, toegang en veelgemaakte fouten
De verplichte kopie van het identiteitsbewijs hoort thuis in de loonadministratie en niet zomaar in het algemene personeelsdossier waar veel mensen bij kunnen. Beperk de toegang tot medewerkers die de gegevens echt nodig hebben, zoals de salarisadministratie. Bewaar de kopie beveiligd en verwijder die niet te vroeg: de bewaarplicht loopt tot ten minste vijf jaar na het einde van het dienstverband. Daarna verwijder je de kopie, tenzij een andere wettelijke grond het bewaren rechtvaardigt.
Een veelgemaakte fout is het te lang bewaren van kopieen of het overnemen van te veel gegevens van sollicitanten. Voor een sollicitant die niet in dienst komt, verwijder je sollicitatiegegevens doorgaans binnen vier weken na het einde van de procedure, of binnen een jaar met toestemming. De ID-kopie hoort pas bij de daadwerkelijke indiensttreding. Verwar de verplichte werkgeverskopie dus niet met het algemene advies om terughoudend te zijn met identiteitsbewijzen; beide bestaan naast elkaar en gelden in verschillende fasen.
Twijfel je of een document echt is, laat de medewerker dan een tweede geldig bewijs tonen of raadpleeg hulpmiddelen die de echtheidskenmerken beschrijven. Bij gerede twijfel over een verblijfsdocument kun je navraag doen bij de bevoegde instanties voordat de medewerker begint.
Kort samengevat
- Stel de identiteit vast met een origineel, geldig identiteitsbewijs.
- Een rijbewijs volstaat niet; gebruik paspoort, identiteitskaart of verblijfsdocument.
- Bewaar een kopie in de loonadministratie, inclusief pasfoto en bsn.
- Bewaar die kopie tot minstens vijf jaar na uitdiensttreding.
- Van sollicitanten maak je in de regel geen ID-kopie.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Raadpleeg voor specifieke situaties, zoals werknemers van buiten de EU, de Belastingdienst, de IND of een adviseur.
Zo helpt OurDigitalContract bij indiensttreding
Bewaar identiteits- en indienststukken veilig en met de juiste rechten.
- Personeelsdossier: bewaar documenten zoals de ID-kopie versleuteld, achter een instelbaar rollen- en rechtenmodel.
- Digitaal ondertekenen: laat het arbeidscontract bij aanvang online tekenen met verificatie.
- Bewaartermijn: houd het archief voor medewerkers uit dienst met de bijbehorende bewaartermijn bij.
Indiensttreding veilig vastgelegd
Bewaar identiteits- en contractstukken versleuteld en met de juiste rechten. Begin gratis.
Veelgestelde vragen
Mag ik een rijbewijs gebruiken om de identiteit vast te stellen?
Nee, bij indiensttreding niet. Een rijbewijs toont geen nationaliteit of verblijfsstatus en zegt niets over het recht om te werken. Gebruik een paspoort of identiteitskaart, of bij niet-EU-werknemers het juiste verblijfsdocument.
Moet ik een kopie van het identiteitsbewijs bewaren?
Ja. Als werkgever ben je verplicht een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren, inclusief pasfoto en bsn, tot ten minste vijf jaar na het einde van het dienstverband. Dit is een wettelijke uitzondering op de gebruikelijke terughoudendheid met ID-kopieen.
Mag ik een scan gebruiken in plaats van het origineel?
Voor de eigenlijke controle niet. Je moet het originele, geldige document in handen hebben om de echtheid en de pasfoto te vergelijken met de persoon. Een vooraf toegestuurde scan is hooguit handig ter voorbereiding.
Mag ik van een sollicitant een kopie van het ID maken?
In de regel niet. De verplichte ID-kopie hoort bij de indiensttreding, niet bij de werving. Van een sollicitant die nog niet in dienst komt, maak of bewaar je doorgaans geen kopie van een identiteitsbewijs.
Wanneer moet ik de identiteit controleren?
Bij indiensttreding, dus voor of uiterlijk op de eerste werkdag. Zo is de identiteit vastgesteld voordat je loon uitbetaalt en is de loonadministratie op tijd compleet.