VOG aanvragen voor een medewerker: stappenplan voor werkgevers
Voor sommige functies is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) wettelijk verplicht, voor andere een verstandige eis. Zo zet je als werkgever de aanvraag klaar, weet je wat het kost en hoe lang het duurt — en ga je netjes om met de VOG in het personeelsdossier.
Wat is een VOG en wanneer is die verplicht?
Een Verklaring Omtrent het Gedrag is een verklaring van Justis (het screeningsorgaan van het ministerie van Justitie en Veiligheid) dat iemands justitiële verleden geen bezwaar vormt voor een specifieke functie. Justis toetst geregistreerde strafbare feiten tegen een screeningsprofiel dat bij de functie past — een taxichauffeur wordt op andere feiten gescreend dan een boekhouder.
Een VOG is wettelijk verplicht in onder meer de kinderopvang, het onderwijs, de taxibranche, de beveiliging en delen van de zorg. Daarbuiten mag je als werkgever zelf een VOG als functie-eis stellen, bijvoorbeeld voor medewerkers die met geld, vertrouwelijke gegevens of kwetsbare personen werken. Doe dat wel consequent en alleen waar het relevant is voor de functie.
Zo vraag je als werkgever een VOG aan (stappenplan)
- Jij zet de aanvraag klaar. Dat doe je digitaal via Justis (met eHerkenning) of op papier met het aanvraagformulier. Je geeft aan om welke functie het gaat en welk screeningsprofiel van toepassing is.
- De medewerker rondt de aanvraag af. Bij een digitale aanvraag ontvangt de kandidaat een e-mail en betaalt en bevestigt hij met DigiD. Op papier gaat de kandidaat met het formulier naar de gemeente.
- Justis beoordeelt. Zijn er geen relevante registraties, dan volgt de VOG snel. Bij treffers volgt een inhoudelijke beoordeling.
- De medewerker ontvangt de VOG per post en levert het origineel bij jou in. Controleer of de VOG recent is en op het juiste profiel is afgegeven.
Kosten en doorlooptijd
Een digitale aanvraag is goedkoper dan een aanvraag via de gemeente; de kosten liggen in de orde van enkele tientjes (kijk op justis.nl voor het actuele tarief). Zonder bijzonderheden is de VOG er vaak binnen enkele dagen tot circa twee weken. Bij treffers in de justitiële documentatie kan de beoordeling tot acht weken duren. Neem de VOG daarom vroeg op in je onboarding-checklist, zodat de verklaring binnen is vóór de eerste werkdag.
Wie betaalt de VOG?
De wet regelt dit meestal niet. Gebruikelijk — en in veel cao’s vastgelegd — is dat de werkgever de kosten vergoedt wanneer de VOG een functie-eis is. Voor vrijwilligers die met kwetsbare mensen werken bestaat de Regeling Gratis VOG.
Wat als de VOG wordt geweigerd?
Justis weigert alleen als er geregistreerde feiten zijn die relevant zijn voor de functie. De kandidaat krijgt eerst een voornemen tot weigering en kan een zienswijze indienen; daarna staat bezwaar en beroep open. Als werkgever krijg je de reden nooit te horen — je weet alleen dat er geen VOG is verstrekt. Zonder VOG kan de medewerker de functie waarvoor die vereist is niet (blijven) vervullen.
VOG bewaren in het personeelsdossier: mag dat?
AVG-aandachtspunt. Alleen in sectoren met een wettelijke plicht (zoals kinderopvang en onderwijs) moet of mag je de VOG zelf bewaren. In andere gevallen is het uitgangspunt: registreer in het dossier dat je een geldige VOG hebt gezien (met datum en profiel), maar bewaar het document zelf niet onnodig. Bewaar je de VOG wel, hanteer dan een duidelijke bewaartermijn en beperk de toegang. Dezelfde zorgvuldigheid geldt voor kopieën van identiteitsbewijzen en het BSN.
VOG als voorwaarde in het arbeidscontract
Wil je zeker weten dat je niet vastzit aan een medewerker zonder VOG? Neem dan een ontbindende of opschortende voorwaarde in de arbeidsovereenkomst op: het contract gaat pas in, of eindigt, als de VOG niet binnen een afgesproken termijn wordt overgelegd. Formuleer die voorwaarde objectief en duidelijk, en leg de afspraak schriftelijk vast — bijvoorbeeld in een digitaal ondertekend contract, zodat je de afspraak altijd kunt aantonen.
Contract met VOG-voorwaarde direct regelen?
Stel het arbeidscontract op, neem de VOG-voorwaarde op en laat alles digitaal ondertekenen. Zo ligt de afspraak aantoonbaar vast in het personeelsdossier.
Veelgestelde vragen
Wie betaalt de VOG: werkgever of werknemer?
De wet schrijft dit niet voor, behalve in specifieke gevallen. In de praktijk (en in veel cao’s) vergoedt de werkgever de kosten, zeker als de VOG een functie-eis is. Voor vrijwilligers is de VOG in veel gevallen zelfs gratis via de Regeling Gratis VOG.
Hoe lang duurt een VOG-aanvraag?
Bij een digitale aanvraag heeft de medewerker de VOG vaak binnen enkele dagen tot ongeveer twee weken in huis. Zijn er treffers in het justitiële documentatieregister, dan kan de beoordeling tot acht weken duren. Plan de aanvraag dus ruim voor de eerste werkdag in.
Mag ik een kopie van de VOG in het personeelsdossier bewaren?
Alleen als daar een goede grondslag voor is, bijvoorbeeld een wettelijke plicht in jouw sector (zoals kinderopvang of onderwijs). Is er geen wettelijke bewaarplicht, dan is het uitgangspunt van de AVG: registreer dat de VOG is gezien en akkoord bevonden, maar bewaar het document zelf niet langer dan nodig.
Wat als de VOG wordt geweigerd?
Justis weigert een VOG alleen als er strafbare feiten geregistreerd staan die relevant zijn voor de functie. De kandidaat kan eerst een zienswijze indienen en daarna bezwaar maken. Als werkgever hoor je de reden niet; je weet alleen dat de VOG niet is verstrekt. Heb je de VOG als opschortende voorwaarde in het contract opgenomen, dan kan de arbeidsovereenkomst dan niet doorgaan of eindigen.