Onboarding-checklist: alles geregeld vóór de eerste werkdag
Een nieuwe medewerker die op dag één een getekend contract, een werkende laptop en een warm welkom aantreft, blijft langer en presteert sneller. Met deze onboarding-checklist regel je alle formele en praktische zaken op tijd — van loonheffingenformulier tot de eerste 90 dagen.
Wat is onboarding en waarom een checklist?
Onboarding is alles wat je doet om een nieuwe medewerker goed te laten landen: van het tekenen van het contract tot en met de inwerkperiode. Het formele deel luistert nauw – sommige documenten móeten geregeld zijn vóór de eerste werkdag – en het menselijke deel bepaalt of iemand zich welkom voelt. Een checklist voorkomt dat je in de drukte iets vergeet. Neem je voor het eerst iemand aan? Lees dan eerst je eerste medewerker aannemen: daar staan de eenmalige werkgeverszaken zoals het loonheffingennummer.
Vóór de eerste werkdag: contract en verplichte documenten
Regel het arbeidscontract ruim voor de startdatum. Gebruik een compleet model, zoals ons model arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, en controleer of alle verplichte onderdelen van de arbeidsovereenkomst erin staan: functie, salaris, arbeidsduur, proeftijd en de wettelijk verplichte informatie over arbeidsvoorwaarden. Laat het contract digitaal ondertekenen, dan heb je het getekend binnen vóór dag één en staat het direct in het dossier.
Identiteitscontrole en loonheffingenformulier
Twee wettelijke verplichtingen die vóór of uiterlijk op de eerste werkdag geregeld moeten zijn:
- Identiteitscontrole. Controleer het originele identiteitsbewijs (geen rijbewijs) en bewaar een kopie in het personeelsdossier zolang de wet dat vereist. Hoe je dat AVG-proof doet, lees je in kopie ID en BSN in het personeelsdossier.
- Loonheffingenformulier. Laat de medewerker de "Opgaaf gegevens voor de loonheffingen" invullen en ondertekenen vóór de eerste loonbetaling, zodat de loonheffingskorting goed wordt toegepast.
Het personeelsdossier direct goed opzetten
Begin het dossier op dag één compleet, dan blijft het compleet. Erin horen in elk geval: het getekende contract met ondertekeningscertificaat, de ID-registratie, het loonheffingenformulier, eventueel diploma's of een VOG, en het getekende personeelsreglement of verzuimprotocol. Digitaal is dat zo gebeurd: verstuur alle documenten in één keer ter ondertekening en archiveer ze automatisch per medewerker.
De eerste werkdag en de eerste 90 dagen
Goede onboarding stopt niet bij de administratie. Plan vooruit:
- Week 1: werkplek, accounts en toegangspassen klaar; een vast aanspreekpunt of buddy; kennismaking met het team; uitleg over verzuim- en verlofregels.
- Maand 1: eerste voortgangsgesprek; verwachtingen en doelen concreet maken.
- Maand 2–3: evaluatiegesprek ruim vóór het einde van een eventuele proeftijd, zodat je op tijd kunt bijsturen of afscheid nemen.
Digitale onboarding: alles in één keer laten ondertekenen
De grootste tijdwinst zit in het bundelen van de papierwinkel. Met OurDigitalContract verstuur je contract, reglement en overige documenten in één ondertekenverzoek. De nieuwe medewerker tekent alles vanaf de eigen telefoon, jij ziet direct wat getekend is en wat nog openstaat, en alles wordt automatisch gearchiveerd in het personeelsdossier.
Checklist: onboarding nieuwe medewerker
Alles op een rij
- Arbeidsovereenkomst opgesteld en digitaal ondertekend
- Origineel identiteitsbewijs gecontroleerd en kopie in het dossier
- Loonheffingenformulier ingevuld en ondertekend
- Medewerker aangemeld bij de loonadministratie / salarisverwerker
- Eventuele VOG of diploma's ontvangen
- Personeelsreglement en verzuimprotocol getekend
- Personeelsdossier aangemaakt en compleet
- Werkplek, accounts en toegang geregeld
- Buddy of aanspreekpunt aangewezen, eerste week ingepland
- Evaluatiemomenten voor maand 1 en maand 3 in de agenda
Alle onboarding-documenten in één keer laten tekenen?
Verstuur contract, reglement en formulieren in één ondertekenverzoek en archiveer alles automatisch in het personeelsdossier.
Veelgestelde vragen
Welke documenten zijn verplicht bij een nieuwe medewerker?
In elk geval: een gecontroleerd identiteitsbewijs met kopie in het dossier, een ingevuld en ondertekend loonheffingenformulier en aanmelding bij je loonadministratie. Een schriftelijk arbeidscontract is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden en deels nodig voor bedingen zoals proeftijd.
Moet het contract getekend zijn vóór de eerste werkdag?
Het is niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig. Zonder getekend contract gelden alsnog arbeidsrechtelijke regels, maar ontbreekt bewijs over afspraken zoals proeftijd, die alleen schriftelijk rechtsgeldig zijn. Digitaal ondertekenen maakt het eenvoudig om dit ruim op tijd te regelen.
Mag ik een rijbewijs gebruiken voor de identiteitscontrole?
Nee. Voor de verificatieplicht bij indiensttreding heb je een paspoort of identiteitskaart nodig, omdat daarop de nationaliteit en verblijfsstatus zichtbaar zijn. Een rijbewijs volstaat niet.
Hoe lang duurt een goede onboarding?
De administratie kan binnen een dag rond zijn, zeker digitaal. De inhoudelijke onboarding loopt idealiter ongeveer 90 dagen door, met een vast aanspreekpunt en evaluatiegesprekken in de eerste en derde maand.