Reiskostenvergoeding 2026: kilometers, ov en vaste vergoeding
Een werkgever mag reiskosten voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten onbelast vergoeden tot een vast bedrag per kilometer. In 2026 is dat 0,23 euro per kilometer. In dit artikel lees je hoe de kilometervergoeding, ov-vergoeding en een vaste maandvergoeding werken, en hoe je dit combineert met thuiswerken.
Onbelaste kilometervergoeding in 2026
De belastingwet kent een gerichte vrijstelling voor reiskosten. Tot een vast maximum per kilometer mag de werkgever de reis onbelast vergoeden, ongeacht het vervoermiddel. In 2026 bedraagt dit maximum 0,23 euro per kilometer. Dat geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten met een eigen auto, motor, (elektrische) fiets of te voet. Vergoed je meer dan 0,23 euro per kilometer, dan is het meerdere belast loon of gaat het ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.
Een reiskostenvergoeding is niet wettelijk verplicht. Of er recht op bestaat, hangt af van de arbeidsovereenkomst, een personeelsregeling of een cao. Wel is de vergoeding, als je die geeft, tot 0,23 euro per kilometer onbelast.
Praktijkvoorbeeld. Een medewerker reist enkele reis 20 kilometer naar kantoor, dus 40 kilometer per dag. Bij 0,23 euro per kilometer is dat 9,20 euro per dag. Werkt de medewerker vier dagen per week op kantoor, dan komt dat op ongeveer 36,80 euro per week onbelast.
Openbaar vervoer vergoeden
Reist een medewerker met het openbaar vervoer, dan mag je twee dingen doen. Je vergoedt de werkelijke ov-kosten volledig onbelast op basis van bewijsstukken (bijvoorbeeld reisoverzichten), of je past de vaste kilometervergoeding van 0,23 euro per kilometer toe over de reisafstand. Kies je voor de werkelijke kosten, bewaar dan de onderbouwing in de administratie. Een ter beschikking gestelde ov-kaart die ook voor werk wordt gebruikt, kent eigen regels; stem dit af met je salarisadviseur.
Vaste reiskostenvergoeding
Bij een vast reispatroon mag je een vaste maandvergoeding geven in plaats van per dag afrekenen. De Belastingdienst hanteert hiervoor een praktische methode: je gaat uit van 214 werkdagen per jaar bij een fulltime dienstverband dat op minstens 128 dagen naar een vaste plek reist. Bij deeltijd of minder reisdagen reken je dit naar rato om. De formule is in de kern: aantal kilometers enkele reis, maal twee, maal 214 dagen, maal 0,23 euro, gedeeld door twaalf maanden.
| Stap | Berekening | Uitkomst |
|---|---|---|
| Km per dag | 20 x 2 | 40 km |
| Km per jaar | 40 x 214 | 8.560 km |
| Bedrag per jaar | 8.560 x 0,23 | 1.968,80 euro |
| Per maand | 1.968,80 / 12 | ongeveer 164,07 euro |
Wijzigt het reispatroon structureel, of reist iemand langdurig niet (bijvoorbeeld door ziekte), dan pas je de vaste vergoeding aan volgens de regels van de Belastingdienst.
Combinatie met thuiswerken
Voor dezelfde dag mag je niet zowel de onbelaste reiskostenvergoeding als de thuiswerkvergoeding geven. Het is per dag het een of het ander. Bij een vast patroon van bijvoorbeeld twee kantoordagen en drie thuiswerkdagen splits je de vaste vergoedingen navenant: reiskosten over de kantoordagen, thuiswerkvergoeding over de thuiswerkdagen. Zo blijven beide binnen de vrijstelling.
Let op de vrije ruimte
Tot 0,23 euro per kilometer is de vergoeding een gerichte vrijstelling en kost het geen vrije ruimte. Geef je meer, dan telt het meerdere mee voor de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling of wordt het belast.
Vastleggen in de administratie
Leg de reiskostenafspraak duidelijk vast: het bedrag per kilometer, de reisafstand of ov-keuze, en of je per dag of met een vaste vergoeding werkt. Neem dit op in de arbeidsovereenkomst of een aparte regeling. Op de loonstrook is de onbelaste vergoeding herkenbaar als netto uitbetaald bedrag, los van het brutoloon. Bewaar bij ov de bewijsstukken.
De bedragen en methoden kunnen jaarlijks wijzigen. Ga voor de actuele regels en het geldende maximum per kilometer altijd uit van de Belastingdienst, en raadpleeg bij twijfel je salarisadviseur.
Reizen met de fiets, lopend of samen
De onbelaste kilometervergoeding van 0,23 euro geldt ongeacht het vervoermiddel. Ook een medewerker die met de fiets of lopend naar het werk komt, mag die vergoeding per kilometer ontvangen. Rijden collega's op eigen initiatief met elkaar mee (carpoolen), dan mag de bestuurder de vergoeding voor de eigen reis ontvangen; voor de meerijders gelden aparte aandachtspunten. Regelt de werkgever het samen reizen, dan kan dat de vergoeding beinvloeden. Stem dit bij twijfel af met je salarisadviseur.
Reiskosten bij ziekte en langdurige afwezigheid
Bij een vaste reiskostenvergoeding mag je een kortdurende afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, in de regel gewoon doorbetalen. Duurt de afwezigheid langer, dan geldt een praktische regeling: je mag de vaste vergoeding doorgaans nog doorbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende maand, en daarna pas je de vergoeding aan totdat de medewerker het werk hervat. Zo blijft de vergoeding binnen de vrijstelling en voorkom je dat je onbelast vergoedt voor reizen die niet plaatsvinden. Leg de gekozen werkwijze vast, zodat de administratie navolgbaar is.
Tot slot: houd de reiskostenafspraak actueel. Verhuist een medewerker, verandert de standplaats of gaat iemand meer thuiswerken, dan klopt de oude afstand of het oude patroon niet meer. Loop de vaste vergoedingen daarom periodiek na en pas ze aan als de situatie structureel wijzigt. Zo blijft de onbelaste vergoeding kloppen met de werkelijkheid en voorkom je correcties achteraf.
Kort samengevat
- In 2026 is de onbelaste kilometervergoeding 0,23 euro per kilometer.
- Ov mag onbelast op werkelijke kosten of via de kilometervergoeding.
- Een vaste vergoeding kan via de 214-dagenmethode.
- Per dag geldt of reiskosten of thuiswerkvergoeding.
- Bewaar afspraken en bewijsstukken in de administratie.
Zo helpt OurDigitalContract bij reiskostenafspraken
Leg de vergoeding vast in je contract en bewaar de afspraken op een plek.
- Sjablonen: zet een standaardpassage over reiskosten en ov in je arbeidsovereenkomst.
- Digitaal ondertekenen: laat medewerkers de reiskostenregeling online bevestigen.
- Personeelsdossier: bewaar afspraken en wijzigingen versleuteld bij het juiste dossier.
Reiskostenafspraken zonder gedoe
Neem een heldere reiskostenregeling op in je contracten en laat ze digitaal tekenen. Begin gratis.
Veelgestelde vragen
Hoeveel is de onbelaste reiskostenvergoeding in 2026?
In 2026 mag een werkgever tot 0,23 euro per kilometer onbelast vergoeden, voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Boven dat bedrag is de vergoeding belast of gaat het ten laste van de vrije ruimte.
Is een werkgever verplicht reiskosten te vergoeden?
Nee, er is geen algemene wettelijke plicht. Of er recht op bestaat, volgt uit de arbeidsovereenkomst, een personeelsregeling of een cao. Als je vergoedt, is dat tot 0,23 euro per kilometer onbelast.
Mag ik het openbaar vervoer volledig onbelast vergoeden?
Ja. Je mag de werkelijke ov-kosten volledig onbelast vergoeden op basis van bewijsstukken, of in plaats daarvan de kilometervergoeding van 0,23 euro toepassen. Bewaar bij werkelijke kosten de onderbouwing.
Hoe bereken ik een vaste reiskostenvergoeding?
Gebruik de 214-dagenmethode: kilometers enkele reis maal twee, maal 214 werkdagen, maal 0,23 euro, gedeeld door twaalf maanden. Bij deeltijd of minder reisdagen reken je naar rato om.
Mag ik reiskosten en thuiswerkvergoeding op dezelfde dag geven?
Nee. Per dag geldt of de reiskostenvergoeding of de thuiswerkvergoeding. Bij vaste vergoedingen splits je het patroon in kantoordagen en thuiswerkdagen.