Werkkostenregeling (WKR): vrije ruimte, vrijstellingen en toets

Met de werkkostenregeling kun je als werkgever onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel geven. Een deel valt in de vrije ruimte, een ander deel is gericht vrijgesteld. In dit artikel lees je hoe de WKR werkt in 2026, welke vrijstellingen er zijn en wat de gebruikelijkheidstoets inhoudt.

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoe je vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers fiscaal behandelt. Alles wat je aan een werknemer geeft naast het gewone loon (een kerstpakket, een bedrijfsuitje, een telefoon, een vergoeding) is in principe loon. Via de WKR kun je zulke zaken onbelast houden, zolang je binnen de regels blijft. De WKR kent drie belangrijke routes: gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de vrije ruimte.

De vrije ruimte in 2026

De vrije ruimte is een percentage van de totale loonsom (de fiscale loonsom van al je werknemers samen). Tot dat bedrag mag je onbelast vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen. Kom je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je over het meerdere 80 procent eindheffing.

De exacte percentages worden jaarlijks vastgesteld en kunnen per jaar verschillen. Ga voor de geldende percentages in 2026 altijd uit van de Belastingdienst. Reken de vrije ruimte tijdig door, zodat je niet onbedoeld eindheffing verschuldigd bent.

Gerichte vrijstellingen

Voor bepaalde kosten geldt een gerichte vrijstelling: die mag je onbelast vergoeden zonder dat het ten koste gaat van de vrije ruimte, mits je binnen de voorwaarden en normbedragen blijft. Veelvoorkomende gerichte vrijstellingen zijn:

• reiskosten tot het maximum per kilometer (zie reiskostenvergoeding 2026);
• de thuiswerkvergoeding tot het bedrag per dag;
• maaltijden bij overwerk en zakelijke reizen;
• cursussen, opleidingen en vakliteratuur voor het werk;
• gereedschap, computers en mobiele apparatuur die noodzakelijk zijn voor het werk (het noodzakelijkheidscriterium);
• arbovoorzieningen, zoals een goede werkplek.

Nihilwaarderingen

Sommige verstrekkingen op de werkplek waardeer je op nihil: ze tellen niet mee voor de vrije ruimte. Denk aan koffie en thee op kantoor, de inrichting van de werkplek en werkkleding die op het werk blijft of een logo bevat. Deze nihilwaarderingen gelden alleen voor voorzieningen op de werkplek.

De gebruikelijkheidstoets

Voor alles wat je in de vrije ruimte onderbrengt, geldt de gebruikelijkheidstoets. Die houdt in dat de vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Je kunt dus niet zomaar een groot deel van het loon omzetten in een onbelaste vergoeding via de vrije ruimte. De Belastingdienst hanteert daarbij een praktische grens: bedragen tot een bepaald bedrag per werknemer per jaar worden als gebruikelijk beschouwd. Wijk je sterk af van het gebruikelijke, dan kan de Belastingdienst het bovenmatige deel als belast loon aanmerken.

Aandachtspunten bij toepassing

Wie de vrije ruimte optimaal wil benutten, begint met een goed overzicht van alle vergoedingen en verstrekkingen en de vraag of ze onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen. Alleen wat overblijft, gaat ten laste van de vrije ruimte. Een handige gewoonte is om per kwartaal te toetsen hoeveel vrije ruimte er nog is, zodat je niet aan het eind van het jaar voor verrassingen komt te staan. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere; die eindheffing komt voor rekening van de werkgever, niet van de werknemer.

Heb je meerdere bv's binnen een concern, dan kun je onder voorwaarden de concernregeling toepassen en de vrije ruimte van de onderdelen samen bekijken. Dat kan gunstig zijn als de ene bv ruimte overhoudt en de andere tekortkomt. Voor de precieze voorwaarden en de vraag of dit in jouw situatie voordelig is, is de Belastingdienst of je salarisadviseur leidend. Leg keuzes en aanwijzingen zorgvuldig vast in de administratie.

Denk er ten slotte aan dat een vergoeding pas in de vrije ruimte valt als je die uiterlijk bij uitbetaling aanwijst als eindheffingsloon. Vergeet je dat, dan kan de vergoeding als gewoon belast loon van de werknemer worden aangemerkt. Een consistente werkwijze in de salarisadministratie voorkomt zulke misverstanden.

Kort samengevat

• De WKR bepaalt hoe je vergoedingen en verstrekkingen fiscaal behandelt.
• De vrije ruimte is een percentage van de loonsom; daarboven geldt 80 procent eindheffing.
• Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen kosten geen vrije ruimte.
• De gebruikelijkheidstoets voorkomt dat je loon onbelast wegzet.
• Controleer de geldende percentages en bedragen voor 2026 bij de Belastingdienst.

Dit artikel geeft algemene uitleg en is geen fiscaal advies. Voor de precieze toepassing raadpleeg je de Belastingdienst of je salarisadviseur.

Veelgestelde vragen

Verder lezen