Vakantiedagen: vervallen en verjaren uitgelegd
Opgebouwde vakantiedagen blijven niet onbeperkt geldig. Wettelijke vakantiedagen vervallen in de regel een half jaar na het opbouwjaar, terwijl bovenwettelijke dagen pas na vijf jaar verjaren. In dit artikel lees je precies welke termijn wanneer geldt en welke informatieplicht de werkgever heeft.
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Iedere werknemer bouwt per jaar wettelijke vakantiedagen op: minimaal viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Bij een fulltime week van 40 uur zijn dat 160 uur, oftewel 20 dagen. Veel werkgevers en cao's geven meer dagen; die extra dagen heten bovenwettelijke vakantiedagen. Voor het vervallen en verjaren gelden voor beide soorten verschillende regels, en juist dat onderscheid is belangrijk.
| Soort dagen | Termijn | Wanneer weg? |
|---|---|---|
| Wettelijke dagen | vervaltermijn 6 maanden | doorgaans op 1 juli van het jaar na opbouw |
| Bovenwettelijke dagen | verjaringstermijn 5 jaar | 5 jaar na het einde van het opbouwjaar |
Wettelijke dagen: vervaltermijn van een half jaar
Wettelijke vakantiedagen vervallen in beginsel zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Concreet betekent dit dat de wettelijke dagen van een bepaald jaar doorgaans op 1 juli van het daaropvolgende jaar vervallen. De gedachte is dat werknemers hun vakantiedagen tijdig opnemen om echt te kunnen herstellen.
Praktijkvoorbeeld. Een medewerker bouwt in 2025 twintig wettelijke vakantiedagen op en neemt er zestien op. De vier resterende wettelijke dagen vervallen in beginsel op 1 juli 2026, tenzij de medewerker die dagen redelijkerwijs niet kon opnemen of de werkgever niet goed heeft geinformeerd.
Bovenwettelijke dagen: verjaring na vijf jaar
Bovenwettelijke dagen kennen een langere houdbaarheid: die verjaren pas vijf jaar na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke dagen uit 2025 verjaren dus doorgaans pas eind 2030. Werknemers en werkgevers kunnen schriftelijk afspreken dat eerst de dagen worden opgenomen die het eerst vervallen, zodat er zo min mogelijk verloren gaat.
Uitzonderingen op de vervaltermijn
De korte vervaltermijn van zes maanden geldt niet altijd. Belangrijke uitzonderingen zijn:
- Redelijkerwijs niet in staat: kon de werknemer de dagen niet opnemen, bijvoorbeeld door langdurige ziekte, dan blijft de vervaltermijn niet gelden en geldt in plaats daarvan de verjaringstermijn van vijf jaar.
- Afwijkende afspraak: in de arbeidsovereenkomst of cao mag een langere vervaltermijn worden afgesproken; korter mag niet ten nadele van de werknemer.
Informatieplicht van de werkgever
Uit Europese rechtspraak volgt dat een werkgever een actieve informatieplicht heeft. De werkgever moet de werknemer tijdig en duidelijk informeren over de nog openstaande vakantiedagen en over het moment waarop die dreigen te vervallen, en de werknemer daadwerkelijk in de gelegenheid stellen ze op te nemen. Doet de werkgever dat niet, dan kan hij zich later niet zomaar op het verval beroepen en blijven de dagen mogelijk staan. Wijs medewerkers dus ruim voor 1 juli op hun resterende wettelijke dagen.
Uitbetalen in plaats van opnemen?
Wettelijke vakantiedagen zijn bedoeld om op te nemen en mogen tijdens het dienstverband in beginsel niet worden uitbetaald. Alleen bovenwettelijke dagen kunnen soms worden uitbetaald als dat is afgesproken. Bij het einde van het dienstverband worden alle nog openstaande dagen wel uitbetaald. Zie ook ons artikel over vakantiedagen berekenen.
Praktisch omgaan met de vervaltermijn
Omdat wettelijke en bovenwettelijke dagen verschillende termijnen hebben, is de volgorde van opnemen belangrijk. Wettelijk is het uitgangspunt dat je eerst de dagen opneemt die het eerst vervallen, tenzij werkgever en werknemer schriftelijk iets anders afspreken. In de praktijk betekent dit vaak: eerst de oudste wettelijke dagen, dan de bovenwettelijke. Zo gaat er zo min mogelijk verloren. Werkt iemand in deeltijd, dan gelden dezelfde termijnen; alleen het aantal opgebouwde uren verschilt.
Voor de werkgever is het verstandig een vast moment in te bouwen, bijvoorbeeld in het voorjaar, om medewerkers te wijzen op nog openstaande wettelijke dagen die voor 1 juli dreigen te vervallen. Combineer dat met de mogelijkheid om verlof aan te vragen, zodat de medewerker het ook daadwerkelijk kan opnemen. Alleen informeren is niet genoeg; de werknemer moet ook echt in de gelegenheid worden gesteld. Veel verlofsystemen kunnen automatisch een signaal geven wanneer dagen dreigen te vervallen. Leg vast wanneer en hoe je hebt geinformeerd, want die vastlegging is doorslaggevend als later discussie ontstaat.
Wat betekent dit voor de administratie?
- Houd wettelijke en bovenwettelijke dagen apart bij; ze hebben verschillende termijnen.
- Informeer medewerkers tijdig, zeker in de eerste helft van het jaar, over vervallende dagen.
- Leg vast wanneer je hebt geinformeerd; dat is van belang bij een geschil.
- Reken bij uitdiensttreding de resterende dagen zorgvuldig af.
Uitbetalen bij einde dienstverband
Eindigt het dienstverband, dan worden alle nog openstaande vakantiedagen, zowel wettelijke als bovenwettelijke, uitbetaald. De werkgever berekent het saldo op de laatste werkdag en betaalt de resterende dagen uit tegen het geldende loon. Andersom kan het voorkomen dat een medewerker bij vertrek te veel dagen heeft opgenomen; dat teveel mag de werkgever in de regel verrekenen met het laatste loon, mits dat vooraf is afgesproken. Geef de werknemer bij uitdiensttreding een duidelijk overzicht van het verlofsaldo en de afrekening.
Wees ook alert op de opbouw tijdens bijzondere situaties. Ook tijdens ziekte, zwangerschapsverlof en de meeste vormen van betaald verlof bouwt een medewerker vakantiedagen op. Reken die opbouw mee bij de eindafrekening, zodat het saldo klopt en er achteraf geen discussie ontstaat over te weinig uitbetaalde dagen.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Controleer de cao en raadpleeg bij twijfel een adviseur, omdat afspraken over vervallen en verjaren per situatie kunnen verschillen.
Zo helpt OurDigitalContract bij verlof en saldo
Houd het verlofsaldo overzichtelijk bij het personeelsdossier.
- Personeelsdossier: registreer verlof en houd het saldo per medewerker bij.
- HR-mail: informeer medewerkers over openstaande dagen vanuit een aan het dossier gekoppelde mailbox.
- Sjablonen: leg verlofafspraken en vervaltermijnen vast in je arbeidsvoorwaarden.
Verlofsaldo altijd inzichtelijk
Registreer verlof bij het dossier en informeer medewerkers op tijd over vervallende dagen. Begin gratis.
Veelgestelde vragen
Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?
Wettelijke vakantiedagen vervallen in beginsel zes maanden na het opbouwjaar, dus doorgaans op 1 juli van het volgende jaar. Kon de werknemer de dagen redelijkerwijs niet opnemen of heeft de werkgever niet geinformeerd, dan geldt de vervaltermijn mogelijk niet.
Wanneer verjaren bovenwettelijke vakantiedagen?
Bovenwettelijke dagen verjaren pas vijf jaar na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Ze blijven dus veel langer geldig dan wettelijke dagen.
Moet ik medewerkers waarschuwen voor vervallende dagen?
Ja. De werkgever heeft een actieve informatieplicht: je moet de werknemer tijdig en duidelijk wijzen op openstaande dagen en het moment van verval, en de gelegenheid geven ze op te nemen. Anders kun je je later niet zomaar op het verval beroepen.
Mag ik wettelijke vakantiedagen uitbetalen?
Tijdens het dienstverband in beginsel niet; wettelijke dagen zijn bedoeld om op te nemen voor herstel. Bovenwettelijke dagen kunnen soms wel worden uitbetaald als dat is afgesproken. Bij einde dienstverband worden alle openstaande dagen uitbetaald.
Wat gebeurt er met vakantiedagen bij langdurige ziekte?
Ook een zieke werknemer bouwt vakantiedagen op. Kon iemand door ziekte de dagen redelijkerwijs niet opnemen, dan geldt niet de korte vervaltermijn maar de verjaringstermijn van vijf jaar.