Verzuimprotocol opstellen: dit moet erin staan
Een verzuimprotocol legt vast hoe ziekmelden werkt in jouw bedrijf: bij wie, hoe laat, en wat er daarna gebeurt. Zonder duidelijke afspraken kun je regels achteraf nauwelijks handhaven. Zo stel je een verzuimprotocol op dat werkt én AVG-proof is.
Wat is een verzuimprotocol en is het verplicht?
Een verzuimprotocol (ook wel verzuimreglement of ziekteverzuimprotocol) beschrijft de spelregels bij ziekte: hoe en wanneer een medewerker zich ziek meldt, hoe bereikbaarheid en controle geregeld zijn, en welke stappen volgen bij langer verzuim. Een apart document is niet letterlijk wettelijk voorgeschreven, maar je bent als werkgever wél verplicht een verzuimbeleid te voeren en een arbodienst of bedrijfsarts te hebben. In de praktijk is een protocol onmisbaar: zonder vooraf bekendgemaakte regels kun je een medewerker die zich er niet aan houdt vrijwel nooit iets verwijten.
Bovendien grijpt het protocol direct in op de Wet verbetering poortwachter: een strak ziekmeldproces zorgt dat de wettelijke deadlines (probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8) niet in gevaar komen.
Verplichte en aanbevolen onderdelen
- Ziekmeldprocedure: bij wie, via welk kanaal en vóór welk tijdstip (bijvoorbeeld telefonisch bij de leidinggevende, vóór 9.00 uur).
- Bereikbaarheid: op welke momenten de medewerker bereikbaar is voor de werkgever en de arbodienst.
- Verpleegadres: doorgeven als de medewerker ergens anders verblijft dan thuis.
- Arbodienst en bedrijfsarts: wie het is en dat oproepen voor het spreekuur verplicht zijn.
- Herstelmelding: hoe en bij wie de medewerker zich beter meldt.
- Verzuim tijdens vakantie of in het buitenland: hoe melden en welk bewijs nodig is.
- Sancties: wat er gebeurt bij het niet naleven (waarschuwing, opschorten van loon).
- Privacy: welke gegevens je registreert en dat medische informatie alleen bij de bedrijfsarts ligt.
Ziekmelden: regels die je mag stellen
Je mag redelijke voorschriften geven over de manier van ziekmelden: persoonlijk telefonisch (niet per appje via een collega), voor een vast tijdstip, en met praktische informatie zoals lopende afspraken die overgenomen moeten worden. Ook mag je vragen naar de verwachte duur van het verzuim en of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval of zwangerschap (in verband met vangnetregelingen — de medewerker hoeft daarop niet te antwoorden).
Houdt een medewerker zich niet aan controlevoorschriften, dan mag je in de regel het loon opschorten totdat hij weer meewerkt. Weigert een medewerker mee te werken aan re-integratie, dan kan onder omstandigheden zelfs loonstopzetting aan de orde zijn. Kondig zo'n maatregel altijd eerst schriftelijk aan.
Wat mag je wél en niet vragen aan een zieke medewerker (AVG)?
De Autoriteit Persoonsgegevens is hier streng in. Je mag niet vragen (of registreren) wat de medewerker mankeert, welke klachten hij heeft of of het "iets ernstigs" is. Wél mag je vragen en vastleggen:
- het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
- de verwachte duur van het verzuim;
- welke lopende werkzaamheden en afspraken overgenomen moeten worden;
- of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
- of er sprake is van een vangnetsituatie (zonder te vragen welke).
Neem deze grenzen letterlijk in het protocol op: dat beschermt de privacy van je mensen én voorkomt dat leidinggevenden per ongeluk medische gegevens noteren. Wat je vervolgens in het dossier bewaart, lees je in personeelsdossier: verplichtingen.
Verzuimprotocol laten ondertekenen en vastleggen
Een protocol werkt alleen als medewerkers het aantoonbaar kennen. Verwijs ernaar in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek en laat elke medewerker het protocol digitaal voor gezien of akkoord ondertekenen — bij indiensttreding en bij elke wijziging. Zo sta je sterk als je de regels ooit moet handhaven. Met OurDigitalContract stuur je het protocol in één keer naar je hele team en zie je precies wie wanneer heeft getekend.
Voorbeeldopzet verzuimprotocol
Praktische indeling in acht artikelen
- Ziekmelding — bij wie, hoe en voor welk tijdstip.
- Bereikbaarheid en verpleegadres — wanneer en waar je bereikbaar bent.
- Arbodienst en bedrijfsarts — contactgegevens en verplichte spreekuren.
- Verloop van het verzuim — contactmomenten, probleemanalyse, plan van aanpak.
- Herstel- en deelherstelmelding — hoe je je beter meldt.
- Vakantie en verzuim in het buitenland — meldregels en bewijs.
- Privacy — welke gegevens worden geregistreerd en door wie.
- Sancties — gevolgen van het niet naleven van het protocol.
Verzuimprotocol digitaal laten ondertekenen?
Stuur je verzuimprotocol in één keer naar alle medewerkers en zie precies wie wanneer heeft getekend. Begin gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Is een verzuimprotocol wettelijk verplicht?
Een apart document met de naam 'verzuimprotocol' is niet letterlijk voorgeschreven, maar je bent wel verplicht verzuimbeleid te voeren en een arbodienst of bedrijfsarts te hebben. In de praktijk is een protocol onmisbaar: zonder vooraf bekendgemaakte regels kun je ze bij een discussie nauwelijks handhaven.
Mag ik in het verzuimprotocol vragen naar de aard van de ziekte?
Nee. Vragen naar of registreren van de aard en oorzaak van de ziekte is onder de AVG niet toegestaan. Je mag wel vragen naar de verwachte duur, bereikbaarheid, het verpleegadres en over te nemen werkzaamheden. Medische informatie hoort uitsluitend bij de bedrijfsarts.
Mag ik het loon stoppen als iemand zich niet aan het protocol houdt?
Bij het schenden van controlevoorschriften (zoals onbereikbaar zijn) mag je het loon in de regel opschorten totdat de medewerker weer meewerkt. Loon volledig stopzetten kan alleen bij zwaardere schendingen, zoals het weigeren van passend werk. Kondig een maatregel altijd eerst schriftelijk aan.
Moet elke medewerker het verzuimprotocol ondertekenen?
Ondertekening is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. Met een (digitale) handtekening of akkoordverklaring kun je aantonen dat de medewerker de regels kende. Verwijs daarnaast naar het protocol in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.