Digitaal ondertekenen voor de zorg
Zorgorganisaties werken met veel mensen en strenge eisen: een geldige VOG, een actuele BIG-registratie en een dossier dat op orde is. Met OurDigitalContract laat je nieuwe medewerkers en invalkrachten online tekenen en bewaar je alle stukken netjes per persoon.
Snel schakelen met een grote flexpool
In de zorg werk je met veel mensen en met strikte eisen. Een verpleeghuis draait met vaste teams, een flexpool van invalkrachten en stagiairs, en tijdens een griepgolf moet je binnen een dag opschalen. Tegelijk gelden er harde voorwaarden: een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), een actuele BIG-registratie voor wie dat nodig heeft en een personeelsdossier dat op orde is. OurDigitalContract laat je nieuwe zorgmedewerkers online laten tekenen en bewaart alle stukken netjes per persoon.
De VOG en andere verplichte stukken
Voor vrijwel elke functie in de zorg is een VOG verplicht. Je bewaart die in het personeelsdossier, samen met het diploma, de identiteitskopie en, waar van toepassing, het BIG-nummer of de inschrijving in een kwaliteitsregister. Omdat elk dossier apart wordt bewaard en de opslag versleuteld is, houd je gevoelige gegevens afgeschermd. Wie welk dossier mag inzien, bepaal je met een rollen- en rechtenmodel.
Een VOG toont aan dat iemands justitiele verleden geen bezwaar vormt voor de functie. Voor veel zorgfuncties is hij wettelijk verplicht. Leg vast wanneer je de VOG hebt ontvangen, zodat je bij een controle meteen kunt aantonen dat het dossier compleet is.
Contracten voor vast en flexibel personeel
| Rol | Vaak gebruikte vorm |
|---|---|
| Vaste verzorgende of verpleegkundige | Bepaalde of onbepaalde tijd |
| Invalkracht in de flexpool | Oproep of nul-uren |
| Stagiair (mbo of hbo) | Stageovereenkomst |
| Waarnemer of zzp'er | Overeenkomst van opdracht |
Voor elk van deze rollen stel je het contract op uit een sjabloon, aangepast aan jouw cao, zoals de VVT of Ziekenhuizen. De stageovereenkomst en de overeenkomst van opdracht staan als voorbeeld klaar.
Online tekenen, ook door invalkrachten
Een invalkracht die je vrijdagavond belt voor de zaterdagdienst, kan nog diezelfde avond tekenen. Je verstuurt het contract als beveiligde link; de medewerker opent die in de browser, leest mee, zet een paraaf per pagina en tekent. Een verificatiecode per e-mail of sms bevestigt wie tekent. De handtekening is een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de eIDAS-verordening en mag binnen de EU niet worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Elke stap komt met tijdstip in een bewijsketen die aan de exacte documentinhoud is gekoppeld.
Dossierplicht en bewaartermijnen
Een zorgorganisatie moet haar personeelsadministratie op orde hebben. In het dossier houd je contracten en verlengingen, verlof, functionerings- en verzuimstukken en salarisgegevens bij. Gaat een medewerker uit dienst, dan verhuist het dossier naar een archief met een bewaartermijn. Zo bewaar je niet langer dan nodig en gooi je ook niets te vroeg weg. Onze kennisbank legt de bewaartermijnen en de verplichtingen rond het personeelsdossier uit.
HR-mail gekoppeld aan het dossier
Vragen van medewerkers over hun rooster, verlof of loonstrook komen binnen in een mailbox die aan het personeelsdossier hangt. Je wijst berichten toe, gebruikt sjablonen en beantwoordt gevoelige vragen via een beveiligde reageerlink.
Van vacature tot getekend contract
Zorgorganisaties zijn vaak continu op zoek naar personeel. Met de wervingsmodule volg je een vacature van aanvraag tot contract, met fasen, scorekaarten, een funnel en een eigen recruitmentmailbox. Zodra een kandidaat de baan aanneemt, stel je het arbeidscontract op en laat je het online tekenen, zonder over te stappen naar een ander systeem.
Toegang strak geregeld
In een zorgorganisatie werken teamleiders, hr en de administratie met dezelfde gegevens, maar niet iedereen hoeft alles te zien. Met het instelbare rollen- en rechtenmodel bepaal je per rol wie welk dossier of onderdeel mag inzien of bewerken. Salaris en bsn scherm je apart af, en je eigen toegang beveilig je met tweestapsverificatie.
Discreet communiceren met medewerkers
Zorggegevens zijn gevoelig. Wil je iemand een document sturen zonder dat het onderwerp van de e-mail al prijsgeeft waar het over gaat, dan verstuur je het discreet: de inhoud is pas zichtbaar na het openen van de beveiligde link. Zo blijft vertrouwelijke informatie afgeschermd, ook in de mailbox van de medewerker.
Meegroeien met je organisatie
Gratis begin je met 3 documenten per maand en een gebruiker. Voor een team kies je Pro voor 19 euro per maand (exclusief btw), met onbeperkt ondertekenen bij redelijk gebruik, een volledig personeelsdossier en tot 5 gebruikers. Werk je met meerdere locaties of stichtingen, dan biedt Gold voor 39 euro per maand (exclusief btw) ruimte voor meerdere organisaties en een koepeloverzicht. Alles staat versleuteld op servers in Nederland, met een eigen database per klant en dagelijkse back-ups.
Wat OurDigitalContract voor de zorg doet
Snel tekenen met je flexpool en alle verplichte stukken op orde.
- VOG en diploma's veilig: bewaar verplichte stukken versleuteld per medewerker, met rechten per rol.
- Invalkrachten binnen een uur: stuur het contract als beveiligde link en laat online tekenen.
- Dossierplicht op orde: contracten, verlof en verzuim bij elkaar, met archief en bewaartermijn.
- HR-mail gekoppeld: vragen van medewerkers beantwoorden via een beveiligde reageerlink.
Klaar om je zorgcontracten online te laten tekenen?
Laat vaste medewerkers en invalkrachten online tekenen met een elektronische handtekening (eIDAS) en houd VOG, diploma's en verlof per dossier bij. Begin gratis.
Veelgestelde vragen
Kan ik de VOG in het dossier bewaren?
Ja. Je voegt de VOG, het diploma en de identiteitskopie toe aan het personeelsdossier van de medewerker. De opslag is versleuteld en je regelt met rechten wie het dossier mag inzien.
Is een digitaal getekend zorgcontract rechtsgeldig?
Je tekent met een gewone elektronische handtekening (SES) volgens de eIDAS-verordening, die binnen de EU niet mag worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Of een concrete overeenkomst geldig is hangt af van de inhoud; raadpleeg bij twijfel een jurist.
Kunnen invalkrachten snel worden ingezet?
Je verstuurt het oproep- of nul-urencontract als beveiligde link. De invalkracht tekent op telefoon of computer zonder account, zodat je binnen een uur iemand kunt inplannen.
Houdt de tool rekening met bewaartermijnen?
Medewerkers die uit dienst gaan verhuizen naar een archief met bewaartermijn, zodat je stukken niet langer bewaart dan nodig. De precieze termijnen leggen we uit in de kennisbank.
Kan ik meerdere locaties beheren?
Met Gold beheer je meerdere bv's, stichtingen of vestigingen naast elkaar, met een overkoepelend overzicht.