Zieke medewerker: de Wet verbetering poortwachter stap voor stap
Meldt een medewerker zich ziek, dan start er direct een wettelijk traject met vaste deadlines: de Wet verbetering poortwachter. Mis je een stap, dan kan het UWV je verplichten om tot een jaar langer loon door te betalen. Dit artikel zet de hele tijdlijn voor je op een rij.
Loondoorbetaling bij ziekte: twee jaar, hoeveel procent?
Als werkgever betaal je het loon van een zieke medewerker in de regel maximaal twee jaar (104 weken) door. Wettelijk is dat minimaal 70% van het loon, waarbij in het eerste ziektejaar ten minste het minimumloon geldt. Veel cao's en arbeidscontracten spreken meer af, bijvoorbeeld 100% in het eerste jaar en 70% in het tweede. Check dus altijd je cao en het contract; wat je hebt afgesproken, moet je nakomen.
Tegenover die loondoorbetaling staat een re-integratieplicht voor jou én de medewerker. Hoe je die invult, is precies wat de Wet verbetering poortwachter regelt.
De Poortwachter-tijdlijn: week 1 tot week 104
| Moment | Wat moet er gebeuren? |
|---|---|
| Dag 1 | Ziekmelding volgens je verzuimprotocol; melding aan de arbodienst of bedrijfsarts (uiterlijk binnen een week). |
| Week 6 | De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op: wat kan de medewerker nog wel en wat is het herstelperspectief? |
| Week 8 | Jij en de medewerker maken samen het plan van aanpak voor de re-integratie. |
| Elke 6 weken | Voortgangsgesprekken; het plan van aanpak bijstellen als de situatie verandert. |
| Week 42 | Verplichte 42e-weeksmelding aan het UWV. |
| Week 52 | Eerstejaarsevaluatie: terugblik en plan voor het tweede ziektejaar. |
| Week 88 | De medewerker ontvangt de WIA-aanvraagbrief van het UWV. |
| Week 93 | Uiterlijk nu dient de medewerker de WIA-aanvraag in, met jouw re-integratieverslag. |
| Week 104 | Einde loondoorbetalingsplicht (tenzij het UWV een loonsanctie oplegt). |
Probleemanalyse en plan van aanpak
De probleemanalyse is het fundament van het dossier. De bedrijfsarts beschrijft daarin de beperkingen en mogelijkheden van de medewerker, zonder medische details aan jou door te geven. Op basis daarvan stel je uiterlijk in week 8 samen met de medewerker het plan van aanpak op: welk doel streef je na (terugkeer in eigen werk, aangepast werk of ander werk), welke stappen zet je wanneer en wie doet wat.
Leg elk contactmoment, elke afspraak en elke bijstelling schriftelijk vast. Het UWV beoordeelt na twee jaar niet alleen wát je hebt gedaan, maar vooral of je dat kunt aantonen.
Eerstejaarsevaluatie en re-integratie tweede spoor
Rond week 52 evalueer je het eerste jaar. Dit is hét moment om kritisch te kijken: is terugkeer in de eigen functie nog realistisch? Zo niet, dan moet je naast het eerste spoor (werk binnen je eigen bedrijf) ook het tweede spoor starten: begeleiding naar passend werk bij een andere werkgever. Te laat starten met het tweede spoor is een van de meest voorkomende redenen voor een loonsanctie.
WIA-aanvraag en het re-integratieverslag
Uiterlijk in week 93 vraagt de medewerker een WIA-uitkering aan. Daarbij hoort het re-integratieverslag: de probleemanalyse, het plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie, de eindevaluatie en het oordeel van de bedrijfsarts. Het UWV toetst hiermee of jullie samen genoeg hebben gedaan aan re-integratie.
Loonsanctie voorkomen: de grootste fouten
- Te laat beginnen: pas na maanden een probleemanalyse of plan van aanpak.
- Papieren re-integratie: wel documenten, maar geen echte acties of evaluaties.
- Tweede spoor overslaan of pas in het tweede jaar heel laat starten.
- Gaten in het dossier: gesprekken en afspraken niet schriftelijk vastgelegd.
Vindt het UWV je inspanningen onvoldoende, dan kan het een loonsanctie opleggen: maximaal een jaar extra loondoorbetaling. Bij een gemiddeld salaris loopt dat al snel in de tienduizenden euro's.
Verzuimdossier bijhouden: wat mag je vastleggen (AVG)?
Een goed verzuimdossier is verplicht, maar de AVG stelt grenzen. Je mag vastleggen: de datum van ziekmelding, de verwachte duur, afspraken over werkhervatting en de adviezen van de bedrijfsarts in functionele termen. Je mag niet vastleggen wat de medewerker mankeert: geen diagnose, geen medicatie, geen eigen aannames over de oorzaak. Medische informatie hoort uitsluitend bij de bedrijfsarts thuis. Meer over wat er wel en niet in een dossier hoort, lees je in personeelsdossier: verplichtingen en over hoelang je verzuimgegevens bewaart in bewaartermijnen personeelsdossier.
Tip. Laat het plan van aanpak en elke bijstelling door beide partijen digitaal ondertekenen. Zo heb je met datum en tijdstip aantoonbaar bewijs voor het re-integratieverslag — precies wat het UWV wil zien. Met OurDigitalContract regel je dat in een paar minuten.
Verzuimdocumenten digitaal ondertekenen en bewaren?
Laat het plan van aanpak, evaluaties en verzuimafspraken online ondertekenen en bewaar alles veilig in het personeelsdossier. Begin gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Hoeveel loon moet ik doorbetalen bij ziekte?
Wettelijk minimaal 70% van het loon gedurende maximaal 104 weken, waarbij in het eerste ziektejaar ten minste het minimumloon geldt. Veel cao's en contracten spreken een hoger percentage af, bijvoorbeeld 100% in het eerste jaar. Controleer dus altijd je cao en de arbeidsovereenkomst.
Wat is een loonsanctie en hoe voorkom ik die?
Een loonsanctie is een verplichting van het UWV om maximaal een jaar langer loon door te betalen, omdat je re-integratie-inspanningen onvoldoende waren. Je voorkomt dit door de Poortwachter-deadlines te halen, tijdig het tweede spoor te starten en alle stappen schriftelijk en aantoonbaar vast te leggen.
Mag ik een zieke medewerker vragen wat hij heeft?
Nee. Je mag vragen naar de verwachte duur van het verzuim, welke werkzaamheden nog wel lukken en welke lopende afspraken overgenomen moeten worden, maar niet naar de aard of oorzaak van de ziekte. Vertelt de medewerker het uit zichzelf, dan mag je die medische informatie alsnog niet registreren.
Geldt de Wet Poortwachter ook bij een tijdelijk contract?
Ja, zolang het contract loopt. Eindigt het tijdelijke contract tijdens de ziekte, dan stopt jouw loondoorbetaling op de einddatum en neemt het UWV het over via de Ziektewet. Je moet dan wel een re-integratieverslag opstellen en de medewerker ziek uit dienst melden.